Cómo crear una estrategia de seminarios web perfecta

Una estrategia de webinar adecuada puede ayudarle a conseguir más asistentes, mayores tasas de conversión y un mayor retorno de la inversión en cada presentación. Sin embargo, solo podrá cosechar estos beneficios si realiza bien cada paso del proceso.

Esta guía le guiará a través de los 7 factores a tener en cuenta a la hora de crear una estrategia de webinar exitosa:

1. Establecer los objetivos adecuados

2. Su público objetivo

3. Promocionar su seminario web

4. Aumentar la asistencia

5. Atraer a los asistentes

6. Maximizar las conversiones

7. Seguimiento posterior al seminario web

También incluiremos una sección adicional al final de esta guía que se centra en los beneficios significativos de automatizar sus seminarios web, que es para lo que nuestro producto, eWebinar, se creó específicamente.

A lo largo del post, damos ejemplos de nuestro producto que demuestran cómo poner en práctica las estrategias sugeridas, pero ten por seguro que el mismo enfoque se puede adaptar a cualquier software que utilices. Si alguna característica es exclusiva nuestra, te lo haremos saber.

Sumerjámonos.

1. Establecer los objetivos adecuados

Antes de empezar a crear una sólida estrategia de marketing a través de seminarios web, debe averiguar qué es lo que realmente pretende conseguir organizando seminarios web. Por ejemplo, los oradores de seminarios web cuyo objetivo es generar clientes potenciales elegirán un tema diferente para sus seminarios web que aquellos que solo pretenden aumentar el número de seguidores.

Los objetivos del seminario web podrían incluir:

• Construir su marca

• Nutrir a los clientes potenciales

• Impulsar las ventas

Aunque los seminarios web a menudo pueden hacer progresar varios objetivos empresariales simultáneamente, en realidad sólo debería centrarse en un objetivo principal para obtener los mejores resultados. Esto garantiza que el objetivo de mayor impacto sea el primero.

También tendrá que elegir la(s) métrica(s) adecuada(s) para seguir el progreso hacia su objetivo. Entre los indicadores clave de rendimiento (KPI) más comunes se encuentran las inscripciones a pruebas, las llamadas reservadas o los ingresos generados. Estas métricas son más procesables porque miden el impacto real en su negocio.

Una vez que tenga claros los objetivos de su seminario web, es hora de pasar al siguiente paso.

2. Identificar a su público objetivo

Ahora que sabe por qué organiza seminarios web, es hora de averiguar para quién los organiza. Creación de buyer personas es una forma eficaz de determinar quién es su público objetivo y qué problemas intentan resolver.

Consejo: Si ya tiene clientes, puede realizar encuestas y entrevistas para elaborar personajes compradores más precisos basados en las personas reales que ya le están dando dinero.

Identificar a su público objetivo también será fundamental a la hora de crear una página de aterrizaje de seminario web de alta conversión. Cuanto más conozca a su público, más fácil le resultará redactar mensajes que le animen a inscribirse (y asistir) a su seminario web.

En concreto, hay cuatro preguntas a las que debe responder la página de inscripción de su seminario web antes de que un visitante se convierta en inscrito:

1. ¿Esto es para mí?

2. ¿Quién está detrás de esta formación?

3. ¿Puedo confiar en lo que enseñan?

4. ¿Cuándo puedo verlo?

Agitar sus puntos de dolor y establecer la experiencia se encargará de los tres primeros.

Superar la cuarta y última pregunta se reduce a hacer que sea lo más conveniente posible para la gente asistir a su seminario web. Al final de esta guía profundizaremos en las mejores prácticas de programación, pero lo más importante es que más opciones de programación = mayor índice de asistencia.

Así lo demuestran los clientes que utilizan nuestro software automatizado para seminarios web para celebrar más sesiones:

3. Promoción del seminario web

Ya sea a través de las redes sociales, la publicidad de pago o la búsqueda orgánica, necesitará un medio para conseguir tráfico y convertir a los visitantes de la página de destino en inscritos al seminario web. Cada método de generar inscripciones tiene sus pros y sus contras.

Las publicaciones orgánicas en las redes sociales pueden ser más baratas que los anuncios de pago, pero también tardarán más en ganar tracción. Por ello, deberá tener en cuenta la fecha de lanzamiento de su seminario web y encontrar el método de promoción más rentable que le permita llegar a tiempo.

La forma en que promocione su seminario web y estructure las campañas de marketing dependerá en última instancia de a quién se dirija así como lo que intente conseguir - por lo que la promoción de su seminario web es el tercer paso de esta guía.

Los esfuerzos de marketing para promocionar su seminario web suelen encuadrarse en una de estas cuatro categorías:

1. Marketing de contenidos

2. Marketing por correo electrónico

3. Social orgánico

4. Anuncios de pago

Los pasos necesarios para configurar cada uno de estos canales quedan fuera del alcance de este artículo, pero puede obtener más información leyendo nuestra guía completa sobre estrategias de promoción de seminarios web en 25 formas de promocionar un seminario web permanente a la carta. Dicho esto, la regla de oro es centrarse en un solo canal cuando se está empezando.

Una vez que domines un canal y te hayas redoblado en él, sólo entonces debes plantearte la expansión.

"Un canal, un producto, un avatar". ~Alex Hormozi

4. Aumentar la asistencia 

El último paso de la planificación de un seminario web es asegurarse de que la gente asista al evento. Todo el esfuerzo realizado hasta ahora quedará anulado si las personas que han oído hablar de su seminario web (e incluso se han inscrito) no asisten a la presentación.

Lo primero y más importante es tener preparada una secuencia de correos electrónicos recordatorios.

Los asuntos de los correos electrónicos recordatorios deben contener tres elementos clave:

1. Título del seminario

2. Fecha del seminario

3. Nombre del asistente

De este modo, el destinatario sabrá de qué seminario web se trata, para cuándo está programado y a quién va dirigido el correo electrónico, todo ello sin necesidad de abrir el mensaje. En cuanto al contenido en sí, hay algunas cosas que puede decir en el correo electrónico que obligarán a los inscritos a seguirlo.

Reiterar todos los beneficios prometidos en la página de aterrizaje de su seminario web es el enfoque más fiable, ya que les recuerda las razones por las que se inscribieron en primer lugar. Agitar los mismos puntos de dolor encenderá de nuevo el fuego que les llevó a su compromiso original.

También puede ofrecer incentivos limitados para animar a los asistentes a presentarse y llegar a tiempo.

Ofrecer un libro electrónico gratuito a las 10 primeras personas que se unan a la presentación u ofrecer auditorías gratuitas a cualquiera que llegue en los cinco minutos siguientes al inicio del seminario web aumentará el valor añadido. Puede que esto no sea suficiente para que la gente cambie completamente de opinión, pero puede servir para animar a los que no se decidían a asistir.

Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre Cómo aumentar el índice de asistencia a los seminarios web¡!

Por último, pero no por ello menos importante, la forma más fiable de convertir a los inscritos en asistentes reales al seminario web es hacer que sus sesiones sean lo más cómodas posible para asistir. Una vez más, repasaremos esta táctica en profundidad en la sección final de esta guía, pero de momento pasemos al siguiente paso.

5. Involucrar a los asistentes

Conseguir que la gente asista a su seminario web es sólo la mitad de la batalla.

La participación y la conversión son los siguientes obstáculos que debe superar para obtener un retorno de la inversión en su seminario web.

Existen dos mecanismos principales para captar la atención de los asistentes durante la presentación de un seminario web:

1. Chat. Disponer de un chat en directo permite la comunicación bidireccional entre el anfitrión del seminario web y sus asistentes. No todas las plataformas de seminarios web ofrecen la posibilidad de responder a los mensajes de chat una vez finalizada la presentación, mientras que otras utilizan un "chat simulado" falso que envía mensajes reales al vacío.

2. Interacciones. Las interacciones incluyen cosas como encuestas, cuestionarios, formularios de contacto y ventanas emergentes de CTA. Las interacciones exactas disponibles variarán entre cada plataforma de webinar, pero la mayoría de los programas tienen al menos algunas opciones para elegir.

He aquí un ejemplo de las más de 20 interacciones con las que nuestro producto, eWebinar, equipa a los anfitriones de seminarios web:

Estas interacciones no sólo mantienen el interés de los asistentes, sino que las respuestas a las mismas también pueden aportar información valiosa sobre el público. Esta información incluye desde comentarios que puede utilizar para mejorar su producto/servicio/seminario web hasta datos de los participantes para su CRM.

Consejo: Los datos de los participantes se pueden utilizar para automatizar las secuencias de seguimiento posteriores al seminario web con integraciones de seminarios web como ConvertKit, HubSpot o Zapier.

Aunque la mayoría de las herramientas para seminarios web sólo tienen un puñado de interacciones, debería trabajar con lo que tiene y empezar a incorporar los elementos interactivos que tiene a su disposición. Para saber más, lea nuestra guía completa sobre Cómo hacer que un seminario web sea interactivo¡!

6. Maximizar las conversiones

Un programa de seminario web interactivo conseguirá una mayor participación de la audiencia y tiempos de visionado más largos, pero eso no garantiza que sus asistentes se conviertan en clientes. La optimización de la tasa de conversión (CRO) para los seminarios web es diferente de los ajustes que haría para las páginas de destino o los anuncios de pago.

Si un webinar no convierte nadasu oferta simplemente no está alineada con lo que quieren los asistentes.

Sin embargo, un webinar que convierte poco se queda corto en uno o ambos de los siguientes elementos:

• Estructura de la presentación. La forma en que estructure su seminario web determinará el tiempo que permanezcan los asistentes y lo dispuestos que estén a convertir al final.

• Llamada a la acción (CTA). La CTA es la petición principal. Sin embargo, incluso la mejor CTA solo será eficaz si los asistentes permanecen el tiempo suficiente y están preparados para la conversión en el momento en que la escuchan.

Ambos son importantes y uno no puede funcionar sin el otro.

De nada sirve una gran CTA si la estructura de la presentación aburre a los asistentes o les hace marcharse antes de escucharla. Una gran presentación no sirve de nada si la CTA es tan poco convincente que los asistentes no convierten ni siquiera después de asistir a todo el webinar.

Empecemos por la estructura de la presentación.

En lugar de reinventar la rueda, lo más inteligente es utilizar una estructura de presentación probada que ya ha dado buenos resultados a otros. Un buen ejemplo sería nuestra estructura de demostración a la carta en cinco fases:

1. Agenda. Un resumen de 30 segundos sobre quién es usted y qué tratará durante la presentación hará que los asistentes se sientan cómodos al tiempo que les pone en disposición de escuchar.

2. Antecedentes. Explique el problema que ha tenido y cómo lo ha resuelto su producto o servicio. Esto agitará sus puntos débiles, les mostrará la solución y aumentará su credibilidad de primera mano.

3. Competencia. Presenta al "villano" de la historia (que es el statu quo). Aquí es cuando explicas los detalles del problema y cómo otras soluciones se quedan cortas al intentar resolverlo.

4. La solución. Una vez que el público entienda el problema y confíe en usted, es hora de revelar el "héroe" de la historia: su solución. Repasa 3-4 características/beneficios de los que hablen tus clientes.

5. CTA. Solicite el cierre indicando claramente el siguiente paso que deben dar los asistentes. Si quiere dar a los asistentes más tiempo para pensar en la oferta, puede añadir un banner de CTA encima del seminario web que les permita convertir antes de tiempo cuando estén listos para seguir adelante.

Puede leer nuestra guía completa sobre Cómo crear CTA para webinars de alta conversión para obtener más información.

Para ahorrarle tiempo, los puntos clave son que debe dedicar aproximadamente el 80% del tiempo a aportar valor en lugar de a promocionar, que su seminario web sólo debe tener una CTA y que debe ser la misma CTA con la que haga el seguimiento una vez finalizada la presentación.

Hablando de seguimientos...

7. Seguimiento posterior al seminario web

Lo que haga después del seminario web es tan importante como la propia presentación. No todo el mundo estará listo para convertir al final de su seminario web (especialmente si usted está vendiendo ofertas de alto precio). Por eso, si su equipo de ventas se pone en contacto con los asistentes después del seminario, puede conseguir que los que están indecisos se conviertan.

Aunque no se conviertan de inmediato, sus esfuerzos de captación podrían hacer que se unieran a su lista de correo o se inscribieran en futuros seminarios web. Estas capturas de clientes potenciales sirven como red de seguridad para no perderlos por completo y tener otra oportunidad de convertirlos en clientes más adelante.

Lo primero que debe hacer es segmentar sus secuencias de correos electrónicos de seguimiento en tres categorías:

1. A los que no asistieron. Dígales lo que se perdieron y facilíteles un enlace de repetición para que tengan otra oportunidad de ver la presentación.

2. Los que se fueron antes. Recuérdeles las razones por las que se inscribieron, destaque los puntos clave de la presentación y hágales la llamada a la acción que no escucharon la primera vez.

3. Los que han terminado. Haga un resumen de los puntos de discusión y las ventajas, aborde las objeciones que puedan quedar y haga todo lo posible por cerrar el trato (o al menos captar al cliente potencial).

La segmentación permite enviar correos electrónicos personalizados que resuenen en el destinatario.

Si sus mensajes de correo electrónico hacen suposiciones sobre lo avanzado de la presentación, corre el riesgo de hacer referencia a contenidos con los que el destinatario no está familiarizado. Del mismo modo, suponer que el destinatario no sabe nada significa que estarás repitiendo las mismas cosas que ya escucharon los asistentes al seminario web.

Más allá del contenido en sí, también querrás adaptar las líneas de asunto en función de lo que hayan visto.

Estos son algunos ejemplos de líneas de asunto que puede utilizar:

• Didn't attend: Sorry you missed the webinar, { first name } — Watch a replay now

• Left early: Sorry you had to go, { first name } — here’s a recap of { webinar title }

• Finished: { first name }, here are the bonus materials from { webinar title }

Para obtener más información, lea esta guía sobre Cómo escribir correos electrónicos de seguimiento de seminarios web que obtengan resultados¡!

Bonificación: escalabilidad automatizada

Todos los pasos anteriores le ayudarán a organizar un seminario web con éxito una sola vez y a obtener un rendimiento único de su inversión. Sin embargo, es posible organizar webinars recurrentes que sigan generando conversiones de forma automática, todo ello sin realizar demasiado esfuerzo adicional.

¿Cómo?

Automatización de seminarios web.

Webinars automatizados - que puede crear con vídeos pregrabados - le ayudarán a ampliar el impacto comercial de su presentación y a convertirla en una rueda volante que no deja de funcionar. Además de ahorrarle tiempo, los seminarios automatizados ofrecen tres ventajas fundamentales:

1. Escalabilidad. Puede organizar seminarios web mensuales, semanales o incluso diarios, pero ¿puede organizar varias presentaciones cada día? No sin automatización.

2. Asistencia. Dado que los seminarios automatizados pueden celebrarse 24 horas al día, 7 días a la semana, los participantes tienen más opciones para decidir cuándo participar. Como hemos dicho antes, más opciones de programación aumentan el índice de asistencia.

3. Coherencia. Los seminarios web automatizados reproducen la misma presentación cada vez que un asistente aterriza, lo que redunda en una mayor calidad, menores costes y la eliminación de dificultades técnicas inesperadas.

En las secciones que siguen, analizaremos brevemente cada una de estas ventajas.

Ventaja nº 1: Escalabilidad

Los webinars automatizados le permiten maximizar su alcance organizando cientos de webinars al mes en todas las zonas horarias. De hecho, eWebinar tiene incluso una función de zona horaria dinámica que puede utilizar para adaptar la programación en función de la ubicación del asistente.

Los seminarios web que imparte una y otra vez son los candidatos perfectos para la automatización:

• Formación

• Demostraciones de ventas

• Incorporación de clientes

Ventaja nº 2: Asistencia

No es sólo una cuestión de volumen (volumen de sesiones), sino también de eficacia (índices de asistencia).

Los seminarios automatizados facilitan la asistencia de los participantes al ofrecerles más opciones. Esta es la razón por la que nuestros clientes obtienen tasas medias de asistencia del 65%, ¡y algunos superan el 90%!

Puede elegir entre tres tipos de programación para crear seminarios automatizados en eWebinar:

• Seminarios web a la carta. Las sesiones a la carta permiten a los asistentes unirse a la presentación al instante. También puede activar las sesiones "justo a tiempo" para que sus seminarios web automatizados se programen para que comiencen a los pocos minutos de que un visitante entre en su página.

• Seminarios web recurrentes. Programar seminarios web recurrentes a horas fijas le ayudará a captar clientes potenciales que no están listos para ver su presentación en este momento. Como hemos mencionado anteriormente, estas sesiones pueden adaptar su horario en función de la zona horaria en la que se encuentre el asistente.

• Repeticiones de webinars. Las repeticiones de webinars -que siguen teniendo las mismas funciones de chat en directo y más de 20 interacciones- permiten a los asistentes pausar, reproducir o saltar partes de la presentación como harían con un vídeo de YouTube.

Los seminarios web automatizados atraen al público porque es más cómodo asistir a ellos.

En cambio, los seminarios web en directo están a merced de la apretada agenda de los asistentes.

Ventaja nº 3: Coherencia

Por último, los webinars automatizados utilizan la misma grabación de presentación una y otra vez. Esto significa que cada uno de los asistentes tendrá una experiencia de webinar fluida y será más probable que convierta al final. En comparación, los webinars en directo son susceptibles a la Triángulo de dificultades técnicas:

Si alguno de los tres elementos anteriores falla por parte del anfitrión, el seminario web en directo se detendrá en seco. Automatizar tus webinars te permite eliminar el punto único de fallo, por lo que podrás convertir a los asistentes incluso si se corta la luz o Internet.

Reutilizar la misma grabación también le permite ofrecer una presentación de mayor calidad a cada asistente:

Si desea experimentar de primera mano un seminario web automatizado, únase a nuestra demostración rápida a la carta:

Descripción general y demostración del eWebinar 🔥

Organizado por Melissa Kwan, Todd Parmley

¿Cansado de hacer el mismo webinar una y otra vez? En esta descripción general y demostración de 25 minutos, aprenderá cómo eWebinar le permite automatizar sus demostraciones de ventas, incorporación y seminarios web de formación en cuestión de minutos.

Desarrollado por

Vea nuestra demostración Desarrollado por

Conclusión

Incluso una estrategia de marketing de seminarios web excelente fracasará si no cuenta con el enfoque adecuado para ejecutarla.

Demasiada gente cae en la trampa de crear un gran webinar pero utilizarlo sólo una vez. Lo que realmente necesitas es una presentación recurrente que pueda generar resultados consistentes semanas, meses o incluso años después del día de lanzamiento de tu próximo webinar.

Esa es la única estrategia de webinar que le ayudará a generar clientes potenciales y ventas en piloto automático.

Si quiere experimentar por sí mismo un seminario web automatizado, vea a continuación nuestra demostración a la carta:

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Organizado por Melissa Kwan, Todd Parmley

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(Sí, de hecho utilizamos nuestro producto para hacer demostraciones).