Planificación de seminarios web: Guía paso a paso

Planificar un seminario web con éxito sólo es un proceso desalentador si no lo divide en sus pasos fundamentales. Esta guía le guiará a través de la secuencia de acciones que debe llevar a cabo para pasar del paso cero (en el que se encuentra ahora) a la organización de eventos virtuales atractivos.

En concreto, repasaremos cómo:

1. Definir los objetivos del seminario web

2. Identificar el público destinatario

3. Elija su tema

4. Fijar una hora/fecha

5. Seleccione una plataforma

6. Crear la presentación

7. Realizar un simulacro

8. Promocione su seminario web

9. Seguimiento posterior al seminario web

También le mostraremos un paso extra al final que puede duplicar la asistencia y triplicar las conversiones¡!

Sumerjámonos.

Planificación de seminarios web: guía paso a paso

A continuación se describen en detalle los nueve pasos fundamentales para planificar un seminario web.

Primer paso Definir los objetivos del seminario web

Lo primero que debe hacer es determinar el objetivo de su seminario web. La mejor práctica consiste en encontrar un equilibrio entre los objetivos empresariales -como crear una marca, generar clientes potenciales o impulsar las ventas- y los objetivos de su audiencia y los problemas que intentan resolver.

Consejo: Una vez fijados los objetivos, puede utilizar los análisis de los seminarios web para medir el progreso y el rendimiento.

Segundo paso Identificar el público destinatario

Hablando de los objetivos de su público, el siguiente paso es definir su público objetivo. Esto le ayudará a crear buyer personas basándose en quiénes son, a qué problemas se enfrentan y qué objetivos podrían tener cuando asistan a su seminario web.

Hay cuatro preguntas que debe responder antes de que alguien se inscriba en su seminario web:

1. ¿Esto es para mí?

2. ¿Quién está detrás de esta formación?

3. ¿Puedo confiar en lo que enseñan?

4. ¿Cuándo puedo verlo?

Saber quién hace las preguntas hará que sea mucho más fácil responderlas correctamente.

Consejo: Tenga cuidado de no lanzar una red demasiado amplia: con tener uno o dos buyer personas es suficiente. Cuanto más específico sea, más eficaz será su seminario web.

Tercer paso Elija su tema

El tema de su seminario web debe coincidir con los objetivos de su empresa y las necesidades de su audiencia. Cuando no sea posible un solapamiento total, opte por resolver los problemas de los asistentes para garantizar que su presentación tenga el máximo valor.

Haga una lluvia de ideas de seminarios web en función de sus objetivos y su audiencia hasta que tenga entre 10 y 20 candidatos. A partir de ahí, reduzca la lista a los tres o cinco temas que considere que tienen más potencial. Una vez seleccionados los mejores candidatos, puede..:

• Elige uno tú mismo (en función de tus conocimientos, intereses y agallas)

• Deje que su público elija (a través de encuestas en línea en las redes sociales)

• Aborde todos ellos uno a uno (por orden de potencial del tema)

Paso 4. Fije una hora/fecha

A la hora de planificar su próximo seminario web, encontrar el momento ideal para organizarlo es primordial para atraer al mayor número de asistentes. Según los estudios mejor hora y día para organizar un seminario es Miércoles y jueves a las 11 de la mañana o a las 2 de la tarde.

Este es el problema: nunca podrás dar cabida a todo el mundo - al menos si haces webinars en directo.

Si nunca se lo ha planteado, aquí es donde brilla la automatización de seminarios web. Por ejemplo, la razón por la que los clientes de nuestra plataforma de seminarios web, eWebinar, obtienen tasas de asistencia del 80% al 90%+ es porque automatizan su webinar para para que esté disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.

Existen dos opciones de programación que puede elegir al crear un seminario web automatizado:

• Seminarios a la carta. Los seminarios a la carta están disponibles al instante, lo que significa que los asistentes pueden participar en ellos nada más registrarse. Las repeticiones de los webinars también entran en la categoría a la carta, pero con controles de reproducción añadidos para que los asistentes puedan rebobinar, pausar o avanzar como en un vídeo de YouTube.

• Webinars recurrentes. Realizar su seminario web de forma periódica y a la misma hora le ayudará a captar clientes potenciales que no están preparados para asistir a la presentación inmediatamente. Nuestra función de zona horaria dinámica puede ajustar las horas de inicio en función de la zona horaria en la que se encuentre el participante.

Somos una de las pocas opciones de webinar que le permiten activar ambas opciones simultáneamente - lo que significa que puede ofrecer seminarios web a la carta, programarlos de forma recurrente y proporcionar enlaces de repetición. Estas opciones flexibles de programación hacen que sea lo más cómodo posible para la gente asistir a su seminario web que, a su vez, aumenta su asistencia.

Si desea asistir a un seminario web a la carta, vea nuestra demostración.

 

Descripción general y demostración del eWebinar 🔥

Organizado por Melissa Kwan, Todd Parmley

¿Cansado de hacer el mismo webinar una y otra vez? En esta descripción general y demostración de 25 minutos, aprenderá cómo eWebinar le permite automatizar sus demostraciones de ventas, incorporación y seminarios web de formación en cuestión de minutos.

Desarrollado por

Vea nuestra demostración Desarrollado por

 

Paso 5. Seleccione una plataforma

Hay muchas plataformas de seminarios web entre las que elegir. Dicho esto, no todo el software para webinars es igual, por lo que es importante que encuentre la herramienta adecuada para sus necesidades. Tenemos una guía completa sobre las Mejores plataformas para webinars pero a continuación enumeramos las herramientas para seminarios web que se incluyen en ella.

Las mejores plataformas de seminarios web en directo:

1. ClickMeeting

2. Livestorm

3. BigMarker

4. Zoom

5. GoToWebinar

Mejores plataformas de seminarios web pregrabados:

1. eWebinar

2. Demio

3. EasyWebinar

4. WebinarGeek

5. EverWebinar

Al comparar las plataformas anteriores, también es útil saber qué características debe buscar.

Funciones imprescindibles de la plataforma de seminarios web:

• Capacidades de chat. Si los asistentes no pueden comunicarse con el anfitrión del seminario web, es como si estuvieran viendo un vídeo normal. Del mismo modo, los anfitriones que no puedan ponerse en contacto con su audiencia durante y después del seminario web perderán innumerables clientes potenciales.

• Programación de eventos. Asegúrese de que la plataforma tiene la flexibilidad suficiente para satisfacer sus necesidades de programación. Esto podría incluir la posibilidad de establecer un calendario recurrente u ofrecer sus seminarios web bajo demanda para aumentar la asistencia.

• Elementos interactivos. Si durante la presentación aparecen elementos interactivos, como preguntas, cuestionarios, encuestas, formularios de contacto u ofertas especiales, se fomentará la participación de los asistentes y se mantendrá el interés de la audiencia durante más tiempo.

• Creador de páginas de destino. La creación de páginas de aterrizaje que faciliten la inscripción en sus próximos seminarios web es un paso crucial del proceso. Por eso, la plataforma que elijas debe ser capaz de crear páginas de destino, integrarse con herramientas que lo sean o (idealmente) admitir ambas opciones.

• Envío automatizado de correos electrónicos. Automatizar una serie de correos electrónicos que sirvan de recordatorio o de seguimiento -antes y después del seminario web, respectivamente- le ayudará a aumentar la asistencia y las conversiones sin dedicar una enorme cantidad de tiempo al envío manual de correos electrónicos individuales.

• Análisis de webinars. Los análisis de webinars le ayudan a medir el rendimiento de cada presentación, medir el progreso hacia sus objetivos e identificar los elementos clave de un webinar eficaz. Esto le proporciona la información práctica que necesita para mejorar continuamente sus seminarios web.

• Integraciones. Cualquier plataforma que intente hacer de todo suele convertirse en una "sota de todos los oficios", pero no en un maestro de nada. Una herramienta realmente valiosa debe hacer una cosa de forma excepcional y, a continuación, admitir integraciones de terceros que rellenen los huecos.

Paso 6. Crear la presentación

Suponiendo que ya disponga del equipo para seminarios web - como un micrófono, una cámara web y una luz anular, ha llegado el momento de crear una presentación atractiva para su audiencia. Esta parte del proceso variará en función del tema y el formato del webinar.

Existen algunas buenas prácticas que se aplican ampliamente a la mayoría de los seminarios web.

En primer lugar, deberás utilizar una estructura de presentación profesional que cubra todos los puntos del orden del día de forma clara y digerible. Solemos recomendar que empieces con una estructura de presentación de eficacia probada -y luego la repitas- en lugar de intentar reinventar la rueda.

Un ejemplo es nuestra estructura de demostración en cinco etapas diseñada para ventas:

1. Agenda. Dedique un minuto a establecer las expectativas sobre lo que se va a tratar en la presentación y ponga a su audiencia en actitud de escucha.

2. Historia de fondo. Cuéntele al público el problema que tuvo y cómo le llevó a resolverlo con su producto o servicio.

3. La competencia. Demuestre la razón de ser de su producto repasando las deficiencias de las soluciones existentes y el insatisfactorio statu quo.

4. La solución. Revele su solución y hable de las cuatro características principales que más gustan a sus clientes, y termine con una quinta ventaja que sea la más exclusiva o impactante.

5. CTA. Realice su llamada a la acción indicando explícitamente a los asistentes cuál es el siguiente paso exacto que deben dar.

En webinar CTA no siempre puede ser algo que se esté vendiendo. Aquellos que organizan seminarios web de liderazgo intelectual pueden pedir a los asistentes que se suscriban a su boletín de noticias, mientras que los seminarios web de éxito del cliente probablemente pedirán a los usuarios que prueben una función por sí mismos.

Sin embargo, si vas a realizar una presentación orientada a las ventas, te conviene poner en práctica la regla del 80/20.

La regla 80/20 -derivada del principio de Pareto- dicta que debe dedicar el 80% de su seminario web a aportar valor y el 20% a vender a la audiencia. Así se asegurará de que su audiencia recibe suficiente información y valor para convertir al final (o después) de la presentación.

Si está creando un webinar pregrabado entonces los pasos serán:

1. Cargar el vídeo de presentación

2. Establezca el calendario de su seminario web

3. Escribir notificaciones por correo electrónico

4. Añadir interacciones

5. Configurar el chat

6. Cree una webinar landing page

7. Publique y promocione su seminario web

Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre Cómo crear un seminario web pregrabado¡!

Paso 7. Realice un simulacro

Para garantizar que el seminario web se desarrolle sin problemas el día del evento, es esencial que pruebe las cosas de antemano. Por supuesto, aunque pruebe el software y hardware hay otras cosas que pueden ir mal.

La lentitud de Internet, los cortes de electricidad y los fallos inesperados son una amenaza inminente para cualquier presentación en directo.

A esto lo llamamos el Triángulo de las dificultades técnicas:

Nota: El paso extra del final te ayudará a eliminar todos estos problemas técnicos para siempre.

Aparte de eso, hay un par de cosas más que deberías probar durante el simulacro.

Si tiene previsto incorporar elementos interactivos en su presentación, asegúrese de que todos funcionan como es debido y mejoran el seminario web en lugar de distraer a los asistentes. Del mismo modo, pruebe el formulario de inscripción y el procesador de pagos (si organiza webinars de pago) para asegurarse de que ambos funcionan correctamente.

Paso 8. Promocione su seminario web

Tanto si su estrategia de marketing consiste en contenido orgánico, publicidad de pago en redes sociales o colaboraciones con personas influyentes, necesitará una forma de dirigir el tráfico hacia una página de aterrizaje de seminario web de alta conversión. página de destino del seminario web de alta conversión.

Aquí es donde los pasos anteriores - si se aplican correctamente - volverán a entrar en juego.

La promoción no le servirá de mucho si tiene un tema poco interesante o un horario inoportuno. Del mismo modo, un público objetivo desajustado también obstaculizará sus esfuerzos. Al fin y al cabo, hasta el mensaje más convincente fracasará si se dirige a las personas equivocadas.

Suponiendo que lo hayas hecho todo bien, hay algunos trucos de crecimiento que puedes utilizar para promocionar tu seminario web:

• Mencione el próximo acontecimiento en su boletín electrónico

• Inserte los detalles del seminario web en su firma de correo electrónico

• Inserte un widget de seminario web en su página de inicio

Si su seminario web contará con ponentes invitados, también puede pedirles que hagan promoción cruzada.

Quienes utilicen nuestra plataforma de seminarios web, eWebinar, pueden incluso insertar tarjetas de registro en las entradas de su blog para maximizar la visibilidad. A continuación se muestra un ejemplo práctico de un widget de registro de seminario web incrustado que puede utilizar para ver nuestra demostración 😉

 

Descripción general y demostración del eWebinar 🔥

Organizado por Melissa Kwan, Todd Parmley

¿Cansado de hacer el mismo webinar una y otra vez? En esta descripción general y demostración de 25 minutos, aprenderá cómo eWebinar le permite automatizar sus demostraciones de ventas, incorporación y seminarios web de formación en cuestión de minutos.

Desarrollado por

Vea nuestra demostración Desarrollado por

 

Lo ideal es que empiece a promocionar su seminario web al menos dos semanas antes de la fecha del evento.

Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre 25 formas de promocionar un seminario web permanente a la carta¡! Aunque las estrategias incluidas en esa guía estaban pensadas para webinars pregrabados, la mayoría de ellas pueden aplicarse también a los webinars en directo.

Etapa 9. Seguimiento posterior al seminario web

Enhorabuena, ¡ha organizado un seminario web!

¿Y ahora qué?

Ha llegado el momento de hacer un seguimiento de todos los asistentes al seminario web. Podría haber una gran audiencia de clientes potenciales que están a punto de dar el siguiente paso, a solo un seguimiento de realizar la acción deseada.

Al enviar correos electrónicos de seguimientolo mejor es segmentar a los destinatarios en tres categorías:

1. Los que no asistieron

2. Los que abandonaron el seminario antes de tiempo

3. Los que terminaron todo el seminario web

Esto le ayudará a personalizar los correos electrónicos de seguimiento para asegurarse de que resuenan en el destinatario.

También puede aprovechar esta oportunidad para recoger opiniones que le ayuden a mejorar futuros seminarios web.

Tres preguntas de la encuesta posterior al seminario web que recomendamos hacer son:

1. ¿Cómo calificaría este seminario web?

2. ¿Se han cumplido sus expectativas?

3. ¿Qué hay que mejorar?

La primera pregunta le dará una medida cuantitativa (es decir, de 1 a 10 o cinco estrellas) del grado de satisfacción de los asistentes con el seminario web. Mientras que la segunda pregunta podría dar un sí o un no binario, también tiene la oportunidad de obtener respuestas más detalladas.

Si no es así, la tercera pregunta suele aportar información específica y práctica.

Para saber más, lea nuestra guía completa sobre Las mejores preguntas de encuesta para seminarios web antes, durante y después¡!

Paso adicional: automatización del seminario web

Como prometí, hay un décimo paso que la mayoría de la gente pasa por alto.

Esta arma no tan secreta es el poder de la automatización de los seminarios web.

Si está familiarizado con los resultados que puede aportar un seminario web en directo, imagínese lo que ocurriría si pudiera automatizar sus seminarios web y realizarlos de forma periódica o ponerlos a disposición del público a petición, obteniendo los mismos o mejores resultados.

Podrá llegar a más personas y dedicar menos tiempo a los seminarios web.

Un error común es creer que los seminarios automatizados son menos interactivos que los seminarios en directo porque la presentación está pregrabada. Esto ya no es cierto, puesto que las modernas plataformas de webinars pregrabados permiten comunicarse con los asistentes y utilizar elementos interactivos para mantener el interés de la audiencia.

Si organiza los tipos adecuados de seminarios web, el cambio de seminarios web en directo a seminarios web pregrabados puede dar lugar fácilmente a una mayor asistencia, tiempos de visionado más largos, un mayor compromiso, y mayores tasas de conversión.

Si una o más de las siguientes situaciones se dan en su caso y en el de los seminarios web que organiza, le recomendamos que pruebe la automatización de seminarios web.

• Organizas los mismos seminarios web una y otra vez

• Realiza la incorporación de clientes, seminarios web de formación o demostraciones de ventas.

• Odias presentar en directo

• Está cansado de las dificultades técnicas

No se fíe de nuestra palabra. lo que dicen nuestros clientes sobre eWebinar:

Nuestro flexibilidad de horarios, chat y funciones interactivas se unen para producir resultados extraordinarios. El hecho de que la presentación esté pregrabada no solo hace que su seminario web sea más escalable, sino que también elimina el riesgo de cualquier dificultad técnica.

Para experimentar usted mismo un seminario web automatizado vea nuestra demostración¡!

 

Descripción general y demostración del eWebinar 🔥

Organizado por Melissa Kwan, Todd Parmley

¿Cansado de hacer el mismo webinar una y otra vez? En esta descripción general y demostración de 25 minutos, aprenderá cómo eWebinar le permite automatizar sus demostraciones de ventas, incorporación y seminarios web de formación en cuestión de minutos.

Desarrollado por

Vea nuestra demostración Desarrollado por

 

(Porque utilizamos eWebinar para demostración eWebinar).

Conclusión

Tanto si planea utilizar los seminarios web para el liderazgo intelectual, las sesiones de formación, el éxito de los clientes, las demostraciones de productos, la generación de clientes potenciales o el impulso de las ventas, las posibilidades son ilimitadas cuando se planifican minuciosamente, se ejecutan correctamente y se aprovecha la escalabilidad de la automatización de seminarios web.