14 ejemplos de correos electrónicos de confirmación de webinars

Si estás planificando un próximo seminario web, es posible que esté redactando la secuencia de correos electrónicos. Los correos electrónicos de confirmación son una parte crucial de cualquier serie, ya que informan a los participantes de que su registro se ha realizado correctamente.

Esta guía le mostrará qué debe incluir y le ofrecerá ejemplos curados como inspiración.

Para ir directamente a los ejemplos de correos electrónicos de confirmación del seminario web, haga clic aquí.

Qué incluir en el correo electrónico de confirmación del seminario web

El correo electrónico de confirmación de inscripción al seminario web es una de las partes más importantes de su secuencia de correo electrónico.

Cumple tres objetivos principales:

1. Informar a los inscritos de que su inscripción se ha realizado correctamente

2. Dar a los inscritos la oportunidad de guardar el acto en su calendario

3. Reforzar la decisión que tomó la persona que se inscribió por primera vez

Estos tres objetivos culminan en conseguir que los participantes cumplan su compromiso y asistan al seminario web. Las siguientes secciones repasarán todo lo que debe incluir en el correo electrónico de confirmación del seminario web.

Asunto

Como en todos los seminarios web, el asunto es lo primero que ven los destinatarios y determinará si abren o no el mensaje. Hay algunas cosas que puede hacer para aumentar el porcentaje de clics (CTR) y evitar acabar en la carpeta de spam:

• Incluya el título del seminario. Esto no solo recordará a los inscritos cuál era el tema del seminario al que se habían apuntado, sino que también les hará saber que el correo electrónico es en respuesta a su envío y no una invitación de spam.

• Utilice mayúsculas y minúsculas. Evite el uso de mayúsculas en el asunto de sus correos electrónicos, ya que puede activar el filtro de spam. En su lugar, utilice mayúsculas y minúsculas. Además de evitar la carpeta de spam, será más fácil de leer para los destinatarios.

• Evite utilizar palabras desencadenantes. Se sabe que los filtros de spam desvían los correos electrónicos entrantes a la carpeta de spam si su línea de asunto contiene "palabras desencadenantes" que son comunes en los correos electrónicos de spam. "Haga clic aquí", "gratis" e (irónicamente) "no es spam" son algunos ejemplos de estas palabras desencadenantes.

Consejo: Asegúrese de utilizar exactamente el mismo título de la página de inscripción y/o del formulario de inscripción para evitar confundir a los destinatarios.

Horario

Una vez que consiga que los destinatarios abran el correo electrónico de confirmación del seminario web, el siguiente paso es compartir los detalles esenciales. Quizá lo más importante sea la fecha y hora exactas del seminario. Lo ideal sería incluir la hora y la fecha en la propia línea de asunto.

También puede incluir la fecha del seminario en el asunto y la hora exacta en el cuerpo del mensaje. En cualquier caso, asegúrese de incluir el horario completo para que los inscritos sepan cuándo el evento.

También puede incluir un botón "Guardar en el calendario" para que los participantes guarden el próximo seminario web en su calendario de Google (u otros servicios de calendario) y no tengan que hacer doble reserva.

Consejo: Para ganar puntos extra, incluya información sobre la zona horaria (y los países dentro de esa zona horaria) para ayudar a los inscritos a averiguar qué hora sería en su país.

Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre La mejor hora y el mejor día para organizar un seminario web y lograr la máxima asistencia¡!

Enlace

Conociendo cuándo el seminario web está bien, pero cómo es aún más importante. Si opta por un correo electrónico de confirmación del seminario en texto plano, puede incluir simplemente un enlace al seminario (quizá con un texto en negrita delante) para que los inscritos puedan participar cuando llegue el momento.

Aún mejor sería incrustar el enlace en un botón en el que los destinatarios puedan hacer clic para unirse al seminario web.

Consejo: Coloque los enlaces o botones más importantes (como los que permiten inscribirse o guardar el seminario web) en la parte superior del correo electrónico de confirmación y el material de lectura adicional en la parte inferior.

Un gancho para que aparezcan

Aunque por lo general se recomienda que los correos electrónicos de confirmación de los seminarios web sean lo más concisos posible y se limiten a los detalles más pertinentes, es posible que desee incluir uno (dos como máximo) datos clave en el cuerpo del correo electrónico para aumentar la asistencia.

Utilice estos ganchos para recordar a los inscritos por qué se inscribieron y qué pueden ganar si acuden (o, por el contrario, qué pueden perder si no asisten). Hay muchas maneras de hacerlo, pero debe elegir una y centrarse en ella en lugar de utilizarlas todas a la vez.

A continuación encontrarás algunos ejemplos de cosas que puedes incluir, pero recuerda centrarte en un solo gancho.

• Repita la promesa de su seminario web. Explique a los participantes en qué cambiarán sus vidas o sus negocios después de asistir al seminario. Esto recuerda a los participantes por qué por qué se inscribieron, a la vez que se resuelven los puntos débiles y se destacan las ventajas de asistir al seminario.

• Haga una pregunta que invite a la reflexión. Haga una pregunta al participante para iniciar una conversación con él. Incluso una sola respuesta o un intercambio rápido pueden aumentar exponencialmente las probabilidades de que asistan el día del seminario web.

• Refuerce su credibilidad. La información que establece la credibilidad del anfitrión del seminario web y de los ponentes invitados puede convencer a los inscritos para que asistan el día del evento. El cargo, el nombre de la empresa y la experiencia en el sector de cada ponente pueden ayudar.

• Ofrezca pruebas sociales. Comparta testimonios de asistentes anteriores que hablen de cómo cambiaron después de asistir al seminario web y de qué manera mejoró su vida. También puede ir un paso más allá compartiendo casos prácticos.

• Comparta un vídeo de presentación. Un breve vídeo introductorio del anfitrión puede reforzar la decisión de inscribirse en el seminario web y animar a los participantes a asistir a la presentación. Por lo general, no debería durar más de un minuto.

• Asigne material de preparación para el seminario web. También puede incluir recursos relevantes en su correo electrónico de confirmación. Con el fin de mantener el desorden de enlaces al mínimo, sólo enlace a uno o dos recursos para que los participantes lean antes de asistir al seminario web.

Ejemplos de correos electrónicos de confirmación de seminarios web

Ahora que ya sabe qué incluir en el correo electrónico de confirmación de su seminario web, es hora de consultar la lista de ejemplos. Hemos incluido ejemplos de varios sectores, como SaaS, comercio electrónico, programación, finanzas personales y gestión de riesgos, entre otros, para que la lista sea lo más útil posible.

Aquí tiene 14 ejemplos de correos electrónicos de confirmación de seminarios web:

1. AuditBoard

2. Humano8

3. Bizzabo

4. Euromonitor Internacional

5. BrightTALK

6. WebJunction

7. Eventbrite

8. Schull.io

9. PBLink

10. PLM Central

11. commercetools

12. Grupo ESS

13. Soluciones Yusmoj

14. eWebinar

1. AuditBoard

Fuente: AuditBoard

El programa informático de gestión de riesgos AuditBoard cumple todas las buenas prácticas al repetir el título del acto y poner en un lugar destacado la hora y la fecha, junto con un enlace para asistir a la presentación. También han incluido botones que los participantes pueden utilizar para guardar el evento en su calendario.

2. Humano8

Fuente: Human8

La empresa de consultoría Human8 adopta un enfoque de texto sin formato para sus correos electrónicos de confirmación de seminarios web, al tiempo que incluye un enlace de calendario y un correo electrónico de contacto. También han incluido su logotipo y los colores de su marca en aras de la cohesión de la de la marca.

3. Bizzabo

Fuente: Bizzabo

El software de gestión de eventos Bizzabo logra un equilibrio entre concisión y diseño con su breve pero estético correo electrónico de confirmación. Además de en negrita el título del seminariotambién incluyen enlaces a calendarios de Google, iCal, Outlook y Yahoo.

4. Euromonitor

Fuente: Euromonitor

El proveedor de estudios de mercado Euromonitor incluye el título, la fecha y la hora en la parte superior de su correo electrónico de confirmación. Sin embargo, también ha insertado recursos adicionales y contenidos exclusivos a continuación que los inscritos pueden consumir mientras esperan al evento.

5. ServiceNow

Fuente: ServiceNow

La plataforma de automatización de flujos de trabajo ServiceNow es un gran ejemplo de cómo incluir mucha información sin dejar de destacar los detalles clave. La hora y la fecha están en negrita, mientras que el botón de unión está coloreado en un verde de alto contraste para garantizar que los destinatarios los vean antes de leer el resto del texto.

6. WebJunction

Fuente: WebJunction

WebJunction, la plataforma de formación para bibliotecas, cumple la mayoría de los requisitos de nuestra sección "Qué incluir" al incluir la hora y la fecha en la parte superior, utilizar ejemplos de países para la zona horaria, incluir enlaces a calendarios y añadir un botón para que los participantes se unan al seminario web.

Nota: Verá que WebJunction también tiene la opción "Unirse por teléfono". No todas las plataformas de webinars admiten la asistencia por teléfono, por lo que su experiencia puede variar en función del software que utilice.

7. Eventbrite

Fuente: Eventbrite

Eventbrite es una plataforma de venta de entradas utilizada para la gestión de eventos y el ejemplo anterior es de un seminario web impartido por el planificador financiero certificado Rick Miller. Verás que el correo electrónico de confirmación especifica que el total del pedido es gratuito, ya que Eventbrite también incluye eventos a los que hay que pagar para asistir.

8. Schull.io

Fuente: Schull.io

La plataforma EdTech Schull.io utiliza Zoom para organizar seminarios web y enviar correos electrónicos de confirmación. Esto significa que se incluyen el título, la fecha, la hora, el identificador de la reunión y el código de acceso, junto con enlaces al calendario. La desventaja es la falta de una experiencia de marca, ya que el logotipo y los colores de Zoom siguen siendo claramente visibles.

9. PbLink

Fuente: PbLink

La organización de socios PbLink utiliza gráficos en lugar de texto para resumir el título del seminario web, la fecha, la hora y la información sobre el presentador. También se han tomado la libertad de incluir el programa del evento y el enlace de inscripción debajo del banner como medida de contingencia en caso de que la imagen no se cargue para determinados destinatarios.

10. PLM Central

Fuente: PLM Central

La consultora de software PLM Central utiliza el gráfico de su banner, un texto conciso y el botón de inscripción para que el correo electrónico de confirmación sea lo más breve posible. En un movimiento poco habitual, también han incluido un enlace "Cancela tu inscripción" en la parte inferior para aquellos que no puedan asistir al evento.

11. commercetools

Fuente: commercetools

La plataforma de comercio headless commercetools tiene un enfoque bastante cargado de texto en su correo electrónico de confirmación. Sin embargo, incluyen información útil sobre cómo unirse al seminario web (que probablemente debería estar más arriba) y, al igual que PLM, tienen un enlace de cancelación de registro.

12. ESS Group Inc

Fuente: ESS Group Inc

La academia de tutoría ESS Group, contratada por el Gobierno, recurre a la cultura de los memes y a los enlaces de las redes sociales para atraer a los jóvenes y destacar las ventajas de sus seminarios web. Nuestras únicas críticas serían la larga introducción y la colocación de los enlaces a las redes sociales encima de los datos de acceso.

13. Soluciones Yusmoj

Fuente: Soluciones Yusmoj

La empresa de consultoría y formación informática Yusmoj Solutions no tiene el diseño más elegante ni el mejor texto, pero consigue destacar los detalles más importantes. Además, utilizan siete ciudades diferentes, convenientemente situadas sobre el enlace de unión, para ayudar a los destinatarios a comprender la zona horaria.

14. eWebinar

Hemos visto muchos ejemplos de correos electrónicos de seminarios web, así que echemos un vistazo al aspecto de los correos electrónicos de confirmación en nuestra propia plataforma de seminarios web, eWebinar. Encontrará la fecha del webinar, la hora, la zona horaria, el enlace de inscripción y los enlaces al calendario, todo ello perfectamente integrado en un paquete compacto.

Nota: Como nuestro software viene con plantillas de correo electrónico de confirmación, todo lo que tienen que hacer los usuarios es rellenar el nombre de su evento y (opcionalmente) un enlace a su sitio web.

Qué más necesitará para una secuencia de correo electrónico de seminario web

Un correo electrónico de confirmación por sí solo no es suficiente para completar la secuencia de correos electrónicos de su seminario web. Hay otros 2-3 tipos de emails que también necesitará. Las secciones a continuación le darán un breve vistazo a cada uno de ellos antes de concluir esta guía.

Correos electrónicos de invitación a seminarios web

Aquellos que ya cuentan con un público pueden utilizar las campañas de marketing por correo electrónico para conseguir una afluencia temprana de inscritos a su próximo seminario web. Enviar un correo electrónico de invitación a un seminario web a los suscriptores de su boletín informativo es es opcional, pero merece la pena tenerlo en cuenta a la hora de crear una secuencia de correos electrónicos.

Correos electrónicos de recordatorio de seminarios web

Incluir un correo electrónico de recordatorio del seminario web (o, en el mejor de los casos, varios recordatorios) en su secuencia de correo electrónico aumentará los índices de asistencia al garantizar que la gente no se olvide del seminario web. Esto es especialmente importante si hay un gran desfase entre la fecha de inscripción y el día del evento.

Este es el calendario recomendado para el envío de correos electrónicos recordatorios de seminarios web:

• Primer recordatorio: una semana antes

• Segundo recordatorio: un día antes

• Tercer recordatorio: dos horas antes

Correos electrónicos de seguimiento de seminarios web

El correo electrónico de seguimiento posterior al seminario web es una parte importante del proceso para garantizar la captación de clientes potenciales y el cierre de los asistentes que no convirtieron durante la propia presentación. También puede incluir una grabación del seminario web para los asistentes que no acudieron al evento.

También puede incluir una encuesta posterior al seminario web para recabar la opinión de los asistentes. Por último, puede utilizar los correos electrónicos de seguimiento para promocionar futuros seminarios y así conseguir que los asistentes se inscriban en los próximos eventos.

Para saber más, lea nuestra guía completa sobre Las mejores preguntas de encuesta para seminarios web antes, durante y después¡!

Conclusión

Esperamos que la información y los ejemplos de esta guía hayan arrojado luz sobre lo que debe incluir en sus propios correos electrónicos de confirmación de seminarios web. Si aún no está seguro de por dónde empezar, lo mejor es utilizar una plantilla de correo electrónico.

No dude en echar un vistazo a la Biblioteca de plantillas de eWebinar para ver todas las plantillas disponibles. Cada plantilla viene con al menos seis correos electrónicos que puede utilizar, editar y enviar a cualquier persona que se registre en sus webinars.