Zoom Whiteboard Tutorial (Step-by-Step Guide)
Jake Lizarraga
Gestionar un seminario web con éxito es difícil porque es necesario:
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Programe los seminarios web a la hora y el día adecuados para su público objetivo
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Encuentre la plataforma de seminarios web adecuada con todas las funciones que necesita
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Decidir entre organizar seminarios web en directo o pregrabarlos
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Promocione su seminario web para garantizar la asistencia de un número suficiente de personas
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Y mucho más.
Para ayudarle con el complejo proceso de la gestión de seminarios web, hemos creado esta guía y lista de comprobación que repasará todo lo que necesita saber. Si sigue los pasos de esta guía, estará mucho mejor equipado para crear una experiencia de webinar inolvidable que le aporte resultados.
NOTA: Nuestra plataforma de webinar, eWebinarse creó para seminarios a la carta, pero esta lista de comprobación puede utilizarse para gestionar seminarios automatizados y en directo.
Sumerjámonos.
¿Qué es la gestión de seminarios web?
La gestión de webinars es el proceso de planificación, creación, prueba, promoción y producción del webinar para garantizar que todo va sobre ruedas durante la presentación.
4 aspectos a tener en cuenta antes de organizar un seminario web
Las cuatro primeras cosas que deberá decidir antes de organizar un seminario web son:
Después de estas cuatro consideraciones básicas, le guiaremos a través del proceso de preparación de un seminario web en siete pasos y cubriremos todos los aspectos, desde la elección de la plataforma adecuada hasta el seguimiento de los asistentes una vez finalizada la presentación.
#1: ¿En qué fecha y a qué hora debo celebrar mi seminario web?
La investigación ha demostrado que seminarios web entre semana y mediodía tienen los índices de asistencia más elevados:
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El mejor día de la semana para organizar un seminario web en directo es el miércoles o jueves.
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El mejor momento del día para organizar un seminario web en directo es 11 DE LA MAÑANA o 2 DE LA TARDE*.
Esto debería tener sentido, ya que la gente suele estar más ocupada al principio y al final del día o de la semana.
Nota: Independientemente de cuándo decida organizar su seminario web, es imposible llegar a todo el mundo. La única forma de llegar a un público más amplio es pregrabar los seminarios web y hacerlos lo más cómodos posible para que todo el mundo pueda asistir. Siempre que el tipo de webinars que organice se preste a la automatización, lo mejor sería automatizar todos los webinars futuros, ofrecerlos a la carta y organizar sesiones programadas 24 horas al día, 7 días a la semana.
Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre La mejor hora y el mejor día para organizar un seminario web¡!
#2: ¿Qué tipo de formato de seminario web me conviene?
¿Cómo puede saber si el tipo de seminarios web que organiza se adapta bien a la automatización?
Desde un punto de vista general, sólo existen dos tipos de seminarios web interactivos:
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Seminarios web especiales
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Seminarios web recurrentes fundamentales
Seminarios web únicos
La mayoría de la gente piensa en webinars especiales de una sola vez cuando oye hablar de ellos. Se trata de un evento en el que uno o varios ponentes realizan una presentación sobre un tema específico con un amplio atractivo para un público moderadamente numeroso.
Estos seminarios web son ideales para dar a conocer su empresa, fidelizar a su audiencia, generar clientes potenciales y comentar las novedades del sector. Entre ellos se incluyen seminarios web de marketing, lanzamientos de productos, asambleas públicas, presentaciones de liderazgo intelectual y mesas redondas de expertos.
Los seminarios web únicos tienen lugar en una fecha, hora y zona horaria determinadas.
Seminarios web recurrentes
Los seminarios web recurrentes fundamentales pueden muy bien organizarse a diario debido a lo decisivos que son para el crecimiento de la empresa. Entre ellos se incluyen presentaciones de ventas, demostraciones de productos y seminarios web de incorporación/formación.
Sus equipos de ventas y éxito de clientes están haciendo la misma presentación una y otra vez para cerrar acuerdos o mostrar a los clientes las ventajas de su producto para evitar la rotación. Los clientes potenciales y los clientes esperan que este tipo de seminarios web estén disponibles cuando les convenga.
¿Qué formato de seminario web le conviene más?
Una vez que sepa qué tipo de webinars quiere hacer, elegir entre eventos puntuales en directo o sesiones recurrentes automatizadas resulta fácil. Los eventos únicos son especiales por la comunidad en directo, mientras que los webinars recurrentes tratan de satisfacer las necesidades individuales de forma puntual.
Las plataformas de seminarios web pregrabados como eWebinar se diseñaron especialmente pensando en las presentaciones recurrentes. Esto significa que todavía será posible crear una presentación que sea tan interactiva como los webinars en directo (si no más) y que llegue a un público más amplio.
TL;DR: Los webinars en directo son mejores para eventos puntuales, mientras que los webinars pregrabados son mejores para presentaciones repetitivas.
Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre ¿Debe realizar seminarios web en directo o automatizados?
O vea nuestra demostración para experimentar por sí mismo un seminario web automatizado.
#3: ¿Voy a cobrar por mi seminario web?
La decisión de cobrar o no a los asistentes a su seminario web no debe tomarse a la ligera. Después de todo, hay algunos pros y contras importantes que acabará teniendo en función del enfoque que adopte.
Los webinars gratuitos tienen más asistentes que los de pago, por lo que, si su principal objetivo es llegar al máximo público, debería evitar poner su presentación detrás de un muro de pago. Del mismo modo, quienes organizan seminarios web de liderazgo intelectual para establecerse como expertos adquirirían más buena voluntad ofreciendo seminarios web gratuitos.
Por otro lado, los líderes de ventas pueden tener un par de razones que justifiquen optar por webinars de pago:
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Ventas garantizadas. Si no está seguro de que la gente vaya a comprar la oferta principal al final de la presentación, cobrarles por adelantado por asistir al seminario web le ofrece una fuente de ingresos garantizada. Sin embargo, suele ser mejor centrarse en mejorar la oferta y las tasas de conversión.
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Clientes potenciales cualificados. Si filtra a los que no están dispuestos a pagar por los seminarios web, lo único que le queda son clientes potenciales de alta calidad que entienden el problema al que se enfrentan lo suficientemente bien como para desprenderse de su dinero para resolverlo. Esto ahorra tiempo a su equipo de ventas y aumenta las tasas de cierre.
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Compromiso. Si quieres franquiciar con Chick-fil-A, tienes que pagar 10.000 dólares como prueba de tu compromiso antes de que empiecen a construir el local. El mismo concepto se aplica aquí: conseguir que la gente se comprometa (financieramente) aumentará las probabilidades de que se presenten y den los siguientes pasos.
Si organiza un webinar de pago en lugar de uno gratuito, tendrá que configurar su procesador de pagos. Para obtener más información, puede leer nuestro artículo de ayuda sobre cómo configurar un procesador de pagos de terceros como PayPal¡!
#4: ¿Debería tener un moderador de chat?
Como anfitrión de un seminario web, contar con un moderador que gestione el chat le ayudará a centrarse en la presentación. Esto es especialmente cierto si tiene previsto celebrar una sesión de preguntas y respuestas al final del seminario web y necesita a alguien que controle las preguntas de los asistentes durante la presentación.
Los moderadores no sólo son útiles en las presentaciones en directo, sino también en los seminarios automatizados. Nuestra plataforma de webinars, eWebinar, le permite asignar moderadores a sus webinars automatizados para que puedan responder a las preguntas de los asistentes por usted.
Esto significa que puede organizar varias sesiones al día con la tranquilidad de que cualquier pregunta que un asistente deje en el chat en directo será atendida por el moderador o moderadores que haya asignado. Con nuestro Integración de Slacksus moderadores pueden incluso responder a los asistentes al seminario web a través de los canales internos de Slack.
Planificación y preparación de seminarios web
Elija la plataforma de webinar adecuada
A la hora de elegir la plataforma de seminarios web adecuada, es importante saber qué características hay que tener en cuenta. En concreto, hay seis características imprescindibles para garantizar que su próximo webinar sea lo más interactivo y atractivo posible.
He aquí seis características imprescindibles que debe tener un software para seminarios web en directo:
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Capacidades de chat en directo. La comunicación bidireccional entre el anfitrión y los asistentes constituye el núcleo de la experiencia de un seminario web. Por ello, debe asegurarse de que la plataforma que elija le permita enviar mensajes a los asistentes tanto durante como después del webinar.
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Formularios de inscripción. Los flujos de registro fluidos son cruciales para garantizar que un número suficiente de personas se inscriba en su seminario web. Lo ideal es utilizar una plataforma de seminarios web con una combinación de funciones de registro incorporadas e integraciones de páginas de destino de terceros.
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Herramientas de presentación. Las posibilidades de participación de los asistentes, como pizarras, presentaciones de diapositivas y entrega de archivos, harán que la experiencia del seminario web sea más interactiva, al tiempo que le ayudarán a transmitir sus ideas.
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Sondeos y encuestas. Del mismo modo, la posibilidad de realizar sondeos y encuestas a los asistentes durante el seminario web facilitará la participación de la audiencia y le dará la oportunidad de recabar información valiosa de los asistentes.
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Análisis del seminario web. Debería poder ver los datos de audiencia (recuento de espectadores o tasa de participación) durante durante el webinar y datos de rendimiento (tasas de asistencia y de conversión) después de del seminario.
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Secuencias de correo electrónico. La capacidad de enviar correos electrónicos a quienes se inscriban en su seminario web le ayudará a recordarles que asistan en los días previos al evento en directo, recopilar comentarios después del evento y nutrir a los clientes potenciales que asistieron a su seminario web.
Esta lista de características imprescindibles debería darle una idea de lo que debe buscar a la hora de elegir una plataforma para seminarios web. Dicho esto, hay otras consideraciones como el precio o las reseñas, así que no dudes en leer nuestra guía completa sobre Las mejores plataformas de webinars de 2024 (en directo vs pregrabados)¡!
A continuación encontrará la lista de plataformas que cubre nuestra guía.
Las mejores plataformas de seminarios web en directo:
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ClickMeeting
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Livestorm
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BigMarker
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Zoom
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GoToWebinar
Mejores plataformas de seminarios web pregrabados:
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eWebinar
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Demio
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EasyWebinar
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WebinarGeek
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EverWebinar
Elige un tema en función de tu público objetivo
El tema de su seminario web debe basarse en los problemas que preocupan a su público objetivo y la experiencia/producto/solución que puede utilizar para resolverlos. El contenido del webinar podría ser para webinars de formación, demostraciones de ventas, etc.
Obtenga equipos fiables para seminarios web
Adquirir equipos para seminarios web no tiene por qué ser un proceso caro, ya que la mayoría de los asistentes no esperan una calidad de Hollywood. Mientras dispongas de audio y vídeo lo suficientemente claros como para realizar la presentación sin distraer a la audiencia, no tendrás problemas.
Para obtener una visión completa de las cámaras web, micrófonos y equipos de iluminación que recomendamos, lea nuestra Guía de equipos para webinars¡!
Borrador de recursos creativos
Las ayudas visuales, las presentaciones de diapositivas, las biografías de los ponentes y otros recursos creativos le ayudarán a articular los puntos principales de su presentación. Si trabaja con un diseñador, deje tiempo suficiente para el proceso de comentarios y revisiones a fin de garantizar que todo esté listo para la fecha de lanzamiento del seminario web.
Promocione su seminario web
La promoción es un paso esencial para conseguir que la gente se inscriba en su seminario web. Puede incluir publicaciones en redes sociales, difusión por correo electrónico, contenido orgánico, publicidad de pago y otros métodos. Incluso puede utilizar los recursos creativos de los pasos anteriores en sus secuencias de correo electrónico y publicaciones en redes sociales.
Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre 25 formas de promocionar un seminario web permanente a la carta¡!
Haga un simulacro
Debería hacer un simulacro para asegurarse de que todo funciona o, siendo más realistas, hacer una lista de todo lo que va mal. Los webinars en directo siempre corren el riesgo de sufrir conexiones lentas a Internet, fallos de software, apagones, averías de hardware o que un perro se coma el guión del webinar.
Permítanos presentarle el Triángulo de dificultades técnicas:
Consejo: La única forma de eliminar definitivamente estos riesgos es la automatización de los seminarios web. Al automatizar tu webinar, te eliminas a ti mismo como único punto de fallo, ya que la grabación de la presentación seguirá reproduciéndose incluso si se va la luz o Internet.
Seguimiento
No todos los asistentes estarán preparados para dar el siguiente paso al final de la presentación. Por ello, debe enviar correos electrónicos de seguimiento y encuestas post-webinar para evitar perder clientes potenciales. Si desea una cronología más detallada del proceso de seguimiento posterior al seminario web, lea nuestra Lista de comprobación definitiva para seminarios web.
Conclusión
Esta guía de gestión de seminarios web le ayudará a organizar con éxito eventos en línea si aplica las estrategias mencionadas. Los elementos clave que hay que incorporar al organizar eventos virtuales son los chats en directo, la programación flexible y las presentaciones interactivas.
En última instancia, los seminarios web más eficaces son los que se pueden aprovechar continuamente.
Cuando se amplían los seminarios web mediante la automatización, se convierte un evento único en un activo comercial permanente. Los equipos de ventas pueden generar clientes potenciales en piloto automático, los equipos de éxito del cliente pueden llegar a más usuarios y los entrenadores pueden encontrar alumnos, todo ello con un seminario web a petición disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Si desea experimentar por sí mismo un seminario web automatizado interactivo, entonces vea nuestra demostración¡!
Es muy fácil empezar.
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