Más de 25 consejos sobre seminarios web para mejorar la experiencia virtual de su audiencia

Aunque los seminarios web se han convertido en algo habitual para muchas empresas por la comodidad que aportan, muchos clientes potenciales se sienten desanimados por ellos, especialmente si suenan y se sienten demasiado "comerciales".

Según 99firms, el 78% de los compradores evitan los contenidos demasiado centrados en el marketing. 

 El reto ahora es: ¿cómo puedes aprovechar los seminarios web sin postergar a tu mercado objetivo y así lograr tus objetivos de ingresos con ello? 

En este artículo, veremos los más de 25 consejos para seminarios web que podría aplicar para asegurarse de que su mercado objetivo tenga la mejor experiencia virtual posible en su seminario web.

Vayamos al grano. 

1. Establecer objetivos

Antes de empezar a planificar el contenido de su seminario web, siempre es importante establecer objetivos. De lo contrario, estará apuntando sus esfuerzos al aire. Una buena plantilla para utilizar es la de los objetivos SMART. Puede aprovechar esta plantilla para ofrecer a la gente una gran experiencia en el seminario web. 

Entonces, ¿qué significan los objetivos SMART?

2. Elija la plataforma de webinar adecuada

Otro componente vital para el éxito de un seminario web es la elección de una plataforma adecuada. Con tantas opciones diferentes, puede ser difícil decidir cuál se ajusta mejor a sus necesidades y objetivos.

Tomemos como ejemplo las tres opciones más populares hoy en día: GoToWebinar, Zoom y GoToMeeting, ¿cómo elegir entre ellas? Puedes tener en cuenta las revisiones exhaustivas para saber en qué consiste cada plataforma y para identificar cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades. 

En algunos casos en los que ya tiene un software de CRM en uso, puede descubrir que viene con una función de seminario web integrada que puede utilizar para maximizar su uso. 

Otro factor importante a tener en cuenta es lo bien que se integra el software de webinar con su forma actual de hacer las cosas al igual que la integración de eWebinar con HubSpot. 

Además, puede optar por automatizar sus seminarios web. Hay que tener en cuenta que algunas plataformas de webinars que están pensadas para los webinars automatizados no son tan buenas para los webinars en directo, y viceversa. En estos casos, le recomendamos que busque el mejor software para webinars automatizados.

3. Ajuste la hora y la fecha

La fecha y la hora de un seminario web en directo tienen mucho que ver con su éxito. Hay que tener en cuenta algunos factores. Supongamos que busca que asista un determinado número de personas. O que se dirige a una zona local de posibles asistentes. En otros casos, es posible que quiera dirigirse a un público internacional.

Aunque hay muchas opciones para elegir, a menudo es mejor optar por la zona horaria que le permita obtener el mayor número de asistentes al seminario web, y es mucho mejor si está dentro de su zona horaria también. Una buena manera de evitar los problemas de programación de los asistentes en diferentes zonas horarias es hacer que sus seminarios web estén disponibles bajo demanda.

Si va a celebrar un seminario web sólo dentro de su empresa, pero tiene algunos empleados ubicados en el extranjero, puede ser una buena idea utilizar un software de calendario para fijar la fecha del evento. La mayoría de las veces, este tipo de software ajusta automáticamente sus zonas horarias para mostrar la hora correcta en su extremo.

4. Cree o mejore sus visuales

Otro consejo importante que debe aplicar es la creación de ayudas visuales atractivas. Hoy en día, no basta con ser un orador elocuente, los gráficos visuales pueden mejorar enormemente la experiencia de la gente con un seminario web. Lo mejor es incluir imágenes, vídeos, gifs, estilos de letra legibles, viñetas, diapositivas e incluso crear infografías y animaciones sencillas para sus presentaciones. 

Tenga en cuenta que los elementos visuales deben mejorar la experiencia de los asistentes, no abrumarlos con lo que van a ver. A la hora de decidir el tipo de letra que se va a utilizar, si bien es bueno ser artístico y utilizar fuentes extravagantes en algunos casos, su uso durante todo el seminario web puede distraer y disminuir el valor general de la ayuda visual. 

Sin embargo, puede incluso ir más allá y crear contenido visual específicamente para su seminario web, una animación quizás. No siempre se trata de compartir información, sino de presentarla de forma que resulte interesante y atractiva para los usuarios. 

5. Proporcionar un orden del día

Una de las principales razones por las que algunos asistentes abandonan un seminario web es porque no tienen ni idea de cómo va a transcurrir el evento una vez que están en la reunión. A la gente le encanta saber en qué punto se encuentra, y en los webinars esto no es diferente.

Cree una agenda para que los asistentes puedan consultar la parte del programa en la que se encuentran. De este modo, tendrán una visión mucho más clara de lo que les espera y de lo que pueden esperar. Incluya información relevante, como los nombres de los ponentes, el tema del seminario web y la duración de ese segmento, de modo que pueda identificarse fácilmente en un cronograma del evento.

6. Emplear moderadores virtuales

Otro consejo importante es contar con moderadores virtuales en su equipo siempre que realice un seminario en línea. La gente no es tan educada en el mundo digital porque no es tan importante para la gente romper la etiqueta social en línea.

Siempre existe la amenaza de los trolls en línea o, simplemente, de los perturbadores del evento en los seminarios web. Lo último que quieres es que las cosas se te vayan de las manos, por lo que debes contar con moderadores virtuales que actúen como comisarios en línea para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas e incluso que se solucionen las dificultades técnicas. 

7. Elija sus altavoces

Una parte importante de mantener un seminario web bueno y atractivo es tener buenos oradores. No puedes hablar tú solo, así que es bueno que otros hablen por ti. 

Como consejo, investigue los grandes nombres de su sector e intente ponerse en contacto con ellos para pedirles que formen parte de su evento. No solo conseguirás que hablen personas creíbles y valiosas para tu seminario web, sino que también atraerás a más gente gracias a la popularidad que tienen estas personas. 

8. Oradores destacados

Es fácil distraerse en los seminarios, pero más aún en los webinars, donde los asistentes están aislados unos de otros. La mayoría de los programas para seminarios en línea tienen una función de anclaje o de foco de atención. Es importante utilizarla en la medida de lo posible cuando los oradores empiezan a hablar. 

9. Estar atento a los problemas

Manténgase alerta. Si el seminario web se desarrolla sin problemas, es señal de un trabajo bien hecho. Pero no se acomode demasiado a la situación. Tenga siempre en cuenta los planes de reserva y esté atento a los posibles bloqueos. Si hay señales de problemas con el software que estás utilizando, prepárate para saber cómo solucionarlos o cómo cambiar a otro.

Si nota que su conexión a Internet se está volviendo irregular para su presentación en el seminario web, tenga preparada una conexión de reserva. Ten siempre preparadas las contingencias para tu evento en directo. 

Esperar a que se resuelvan los problemas técnicos puede ser una molestia y una gran desilusión para los asistentes, pero es mucho mejor que no tener ni idea de lo que hay que hacer a continuación. Ser proactivo puede ser la diferencia entre tener un inconveniente menor y una catástrofe en todo el evento.

10. Tener preguntas y respuestas en cada sección

El uso de preguntas y respuestas es una gran idea para mantener a los asistentes atentos. Escuchar a alguien durante horas puede ser agotador, pero si pueden participar de forma proactiva, es más probable que se queden hasta el final. Además, les proporciona una forma única de proceder con sus inquietudes. Algunas personas no están allí puramente por el contenido, sino para que les respondan algunas de sus preguntas, y si les dejas esperar demasiado tiempo antes de que puedan preguntar, puede que acaben olvidándose de ello, y más tarde frustrados por no haber podido hacer lo que pretendían.

Otra opción por la que puedes optar es utilizar preguntas y respuestas para comenzar cada sección; de esta manera, puedes segmentar las preguntas sobre un tema, lo que facilita mucho la respuesta y se ciñe a un tema.

11. Interactúe con su público

Muchos se preguntan cómo pueden interactuar adecuadamente con un público virtual, ya que puede ser muy diferente de las habituales presentaciones "físicas" que han hecho principalmente en el pasado, pero le sorprendería saber que hay muchas formas de interactuar activamente con un público virtual. 

Para empezar, puedes utilizar los emoticonos del software para seminarios web que utilices; es una forma fácil de saber si la gente está escuchando o no tu presentación. Cuando hagas preguntas, puedes pedirles que respondan utilizando estas funciones. Además, la mayoría de los programas de seminarios web admiten encuestas y sondeos, por lo que puedes aprovechar estas funciones para mantener a tu audiencia interesada.

También se pueden hacer juegos virtuales para animar a los asistentes. No se trata de limitaciones técnicas, sino de creatividad y de una comprensión mixta de las interacciones virtuales entre las personas. 

12. Proporcionar descansos en los seminarios web

Usted, su público y los oradores sólo pueden llegar a hablar o escuchar sin tener descansos. Incluya pausas en el seminario web de vez en cuando en su presentación.

Te mantiene fresco, y tu público puede dar vueltas y procesar la información que ha tomado. Es un buen respiro para todo el trabajo profesional. Incluso los webinars necesitan energía, así que tómate algunos descansos de vez en cuando.

13. Dejar entrar la naturaleza

En el contexto de las pausas, también deberías dejar entrar algo de naturaleza en tu habitación. Si te tomas un descanso, levántate y da un pequeño paseo. 

Tómate una taza de café, prepara un tentempié, abre una ventana o incluso trasládate y siéntate junto a la chimenea. Un cambio de ambiente también puede hacerte bien. No te vendrá mal tomarte un descanso de toda la charla y las presentaciones. Deja que entre algo de naturaleza y sepárate del mundo digital durante al menos un par de minutos, dependiendo de la duración de los descansos de tu webinar. 

Cuando vuelvas a la reunión, serás mucho más productivo y tendrás más energía para hablar.

14. Incluya algunos elementos para romper el hielo

Los rompehielos son divertidos para empezar una presentación. Hacen que la gente se sienta mucho más relajada y cómoda con su entorno, sabiendo que la diversión sigue siendo un aspecto esencial. 

Un buen juego para romper el hielo es el juego "Dos verdades y una mentira."

Básicamente, se pide a cada uno de los participantes, o a un número selecto de ellos, que escriban tres afirmaciones sobre sí mismos; como el nombre del juego, una debe ser una mentira, y el resto, la verdad.

Una vez hecho y resuelto, todos deberán votar qué afirmación es para ellos la mentira. Después, revela la respuesta y comprueba lo impactante que es la verdad para ellos. Para hacerlo más interesante, da a los demás la oportunidad de hacer una pregunta de seguimiento. 

En definitiva, utiliza los rompehielos en tus seminarios web. Puede quitarle hierro a todo el mundo en la reunión. 

15. Utilizar juegos virtuales

Otra cosa única que se puede hacer con los seminarios web es utilizar juegos virtuales, y hay MUCHOS por ahí, desde juegos pequeños y sencillos como los garabatos hasta juegos bien desarrollados como Jackbox Party. La única limitación en este caso es el número de asistentes que tengas a mano.

Algo que puedes utilizar a tu favor en los juegos virtuales es conseguir un poco de prestigio para ti al conseguir algunos puntos si quieres participar. Es una buena y fácil manera de dejarse llevar por el público. También puedes jugar al scrabble virtual durante los descansos. Mientras algunos quieren pasear, otros se limitan a esperar sin hacer nada a que se reanude el seminario web. 

La utilización de juegos virtuales es como los rompehielos, puedes utilizarlos en tu favor a la hora de presentar una idea o una información. Como se ha mencionado anteriormente, la creatividad es la clave. 

16. Incluir experiencias personales

Las experiencias auténticas pueden ser una buena medida para enfatizar una información vital, y también pueden permitirle captar la atención de su público. Esto es aún más valioso si tiene una reputación de experto en su campo. 

Compartir algunas experiencias personales relacionadas con tu audiencia puede permitirles comprender mejor por qué eres capaz y tienes conocimientos para presentar esta información. 

A tu audiencia no le importará saber más sobre la persona que cuenta una historia, ya que desprende un ambiente mucho más auténtico.

17. Utilizar las encuestas

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Al igual que los juegos virtuales, las preguntas de las encuestas pueden ser una buena forma de interactuar con su público y saber qué sienten, qué piensan o incluso quiénes son. Lo bueno de las encuestas es que son una forma fácil y eficaz de recopilar información valiosa que puedes utilizar en tu beneficio.

Normalmente, las encuestas bien elaboradas son difíciles de fallar y, al mismo tiempo, también son muy ventajosas a la hora de demostrar un punto.

18. Encienda su cámara

Aunque el objetivo de un seminario web es mostrar información y mantener un debate significativo, encender la cámara le conecta más estrechamente con los asistentes, por lo que es importante mostrar su rostro. Si usted es el presentador, el orador o alguien muy involucrado en el seminario web, entonces es mejor mostrar sus expresiones faciales al hablar o hacer un punto, crea una relación sutil con los asistentes y los hace sentir más conectados con el evento. 

Proporciona una forma significativa de que todos sepan lo que está ocurriendo detrás de la cámara y evita que se distraigan. Esto sucederá probablemente si no pueden conectar la voz y la cara de quien habla.

Esto también permite a las personas identificar con quién están hablando y leer las expresiones faciales al presentar sus ideas. En la vida real, la gente utiliza mucho las expresiones faciales para determinar el siguiente paso en la conversación. Lo mismo puede decirse de los seminarios web.

Si no tienes una cámara de alta calidad, utiliza filtros de imagen para que te veas mejor en la pantalla. 

19. Llevar un atuendo adecuado

Llevar una vestimenta adecuada es una etiqueta importante en los seminarios. No sólo transmite profesionalidad, sino que también es un medio para mantenerse seguro. Desde el auge del trabajo a distancia y las reuniones de negocios virtuales, la gente se ha vuelto bastante descuidada con lo que lleva puesto, teniendo en cuenta que probablemente esté en casa.

Aunque es comprensible, crea escenarios desafortunados de personas que exhiben su pobre atuendo a los espectadores y éstos tienen que presenciar tales espectáculos. 

20. Ofrecer incentivos

Si le falta participación o asistentes, siempre puede ofrecer incentivos para aumentar el interés en sus seminarios web. Los incentivos siempre han demostrado ser un buen método para atraer la atención de los clientes. Según un estudio de marketing de recomendación, el 69% de los consumidores están más dispuestos a probar una nueva marca si ésta ofrece recompensas. 

Así, si eres una empresa basada en productos, como una floristería online que realiza seminarios web sobre arreglos para bodas, puedes ofrecer algunos de tus productos más nuevos o un descuento como forma de incentivar a los asistentes. Esto no sólo hace que su audiencia se interese, sino que también es marketing gratuito al mismo tiempo.

Por otro lado, si su empresa está más relacionada con la tecnología o es una empresa de SaaS que explica nuevas innovaciones en áreas como la banca móvil, también puede ofrecer incentivos en metálico a sus asistentes o incluso un mes de acceso premium a una nueva función que esté presentando.

En general, los incentivos ofrecen un nuevo medio de interacción con sus asistentes y una buena manera de apuntalar el interés adicional en sus seminarios web.

21. Grabe sus reuniones

Siempre es una buena idea grabar sus seminarios web. Ofrece una forma limpia y fácil de digerir la información adicional cuando los revisa. Por no mencionar que también obtiene contenido que puede utilizar en el futuro marketing de contenidos. Si quiere aumentar su audiencia en las redes sociales, puede cortar el contenido del seminario web para tener un montón de vídeos que subir. 

No está de más grabar un seminario web, y su audiencia podría incluso hacer lo mismo para poder repasar temas específicos. Lo mismo puede decirse del presentador y del orador. Graba tus convocatorias para poder volver a ellas más adelante para revisarlas o utilizar el material para otros proyectos.

22. Practicar, practicar, practicar

Practica siempre, ya sea en un espejo o en simulacros de seminarios web. Puedes hacerlo con tus amigos, compañeros de trabajo o incluso con los miembros de tu familia si están dispuestos. La idea principal es practicar siempre tus habilidades comunicativas, especialmente si es la primera vez que hablas ante un público.

Además, aunque ya seas un experto y domines la interacción y el discurso ante un público si es la primera vez que diriges un seminario web, puede ser importante practicar, ya que hay matices que se alejan de las multitudes físicas.

Si sólo practica, practica y practica, estará mucho más preparado para compartir lo que sabe y presentar sus ideas de forma mucho más coherente.

Por no hablar de la realización de simulacros. Esto es especialmente importante si usted es el anfitrión de un seminario web y tiene un copresentador con usted, ya que van a necesitar tener "sinergia" cuando trabajen juntos para entretener a su audiencia.

23. Utilizar presentaciones pregrabadas

Si hablar no es tu fuerte, siempre puedes utilizar una presentación pregrabada. No hay mucha diferencia, y además puedes responder con seguridad a las preguntas del público en una sesión de preguntas y respuestas justo después o a través del chat en directo. 

Las presentaciones pregrabadas, ya sean grabaciones de presentaciones de PowerPoint o vídeos prefabricados, también son un buen medio para tomarse un respiro al hablar. 

Le da mucho tiempo para ordenar sus pensamientos y disminuye la posibilidad de cometer errores. Aunque puede suponer un esfuerzo considerable grabar algo de antemano, la ventaja es que puedes utilizar la grabación como un seminario web a la carta y ofrecerlo a gran escala.

24. Crear oportunidades para establecer redes

Una de las principales funciones de las conferencias es crear oportunidades de establecer redes con personas afines en el sector. Si quiere conocer a más personas relacionadas con su área de especialización, asistir a reuniones y conferencias es una buena manera de hacerlo. 

Lo mismo puede decirse de los seminarios web, pero puede ser mucho más difícil de llevar a cabo, y también puede merecer la pena el esfuerzo. Los seminarios web ofrecen un amplio espacio de tiempo para que las personas se conecten entre sí. Sólo hay que crear un entorno para que esto ocurra.

El mejor momento para crear oportunidades de networking es justo después del seminario web. Es en estos momentos cuando la gente tiene libertad para compartir sus ideas y hablar entre sí de una manera mucho más informal. 

Si puede ejecutarlas correctamente, entonces habrá hecho bien su seminario web.

25. Enviar el material de instrucción previo al seminario en línea

No querrá que la gente empiece a participar en su seminario web sin tener una idea de lo que debe hacer y de lo que se espera de ella. Enviar un correo electrónico, una nota o incluso una notificación antes de un seminario web es siempre una buena idea para que la gente pueda saber qué esperar. 

Esto es especialmente cierto si usted está proporcionando interacciones complejas con ellos que tienen términos y conceptos técnicos para usar. Los materiales de instrucción previos al seminario web proporcionan a su audiencia más contexto sobre lo que será el seminario web y lo que pueden esperar.

26. Proporcionar premios

La entrega de premios es una buena práctica a la hora de interactuar con el público, los ponentes y los invitados. Puede ser una buena forma de decir que aprecias su asistencia y participación. 

Establecer un sistema de premios también sería un buen comienzo para su seminario web. Así la gente se mantiene concentrada sabiendo que puede obtener algo al final del evento más que los conocimientos adquiridos al escuchar a los ponentes. 

Los premios no tienen por qué ser muy costosos. Puedes organizar un sistema de insignias en el que reciban un determinado tipo de insignia cuando terminen con éxito una parte o realicen una tarea. 

27. A veces, el silencio es bueno

Para este consejo, utilizaremos como ejemplo los seminarios web educativos de prueba. No te sientas incómodo por los silencios aleatorios en un seminario web.

En nuestro ejemplo, digamos que estás haciendo una tutoría y el profesor plantea una pregunta. Ni que decir tiene que los asistentes también necesitan tiempo para pensar una respuesta. Por no hablar de que, a veces, puede resultar bastante angustioso resolver las cosas.

El mismo concepto puede utilizarse en los seminarios web profesionales. Si empiezas una sesión de preguntas y respuestas y parece que nadie participa, dale un poco de tiempo. Tal vez alguien del público esté pensando todavía en las palabras adecuadas para decir. Si crees que el silencio es innecesario, puedes hacer preguntas capciosas para llevarles a la respuesta correcta. 

El silencio no hace daño. Es un componente importante que permite al público pensar y procesar lo que acaba de escuchar.

28. Informe de sus seminarios web

Haz un balance de tus seminarios web. Vuelva a la grabación y revise los progresos que ha hecho a lo largo del proceso. Consulte a sus moderadores, ponentes e incluso a su equipo técnico y vea lo que ha funcionado bien y lo que ha supuesto un reto.

Compruebe las áreas en las que ha destacado y tome nota de las que cree que deben mejorarse. Recoge los puntos clave que crees que puedes utilizar en tu próxima serie de seminarios web.

Un debriefing adecuado le permite saber qué secciones tuvieron desafíos y qué puede hacer para evitarlos en el futuro, asegurándose de que es mucho más capaz y confiado en los próximos webinars que tenga preparados.

29. Utilizar software de automatización de seminarios web

Por último, los seminarios web no siempre tienen que ser en directo. Como ya hemos dicho, también pueden ser pregrabados. La principal ventaja de un webinar en directo es la interacción en vivo que se produce entre los anfitriones y los asistentes. 

Con los seminarios web tradicionales pregrabados, estas características principales no existen. De hecho, no se diferencian de ver un vídeo de YouTube. 

Sin embargo, con el software de automatización de seminarios web adecuado, se puede aunar lo mejor de lo pregrabado y lo vivo. Por ejemplo, aunque su presentación esté pregrabada, el chat puede ser en directo, lo que permite a los anfitriones y a los asistentes interactuar en tiempo real. También puede programar interacciones -como encuestas, preguntas, cuestionarios, consejos, enlaces y otras CTA (llamadas a la acción)- que aparezcan en tiempo real en momentos clave del seminario web para mantener la participación de los asistentes.

La gran ventaja de los seminarios web pregrabados -siempre que siga ofreciendo una experiencia excelente e interactiva a los asistentes- es que puede ponerlos en piloto automático y hacer que estén disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, para que los inscritos puedan verlos cuando les convenga. Esto le permite ampliar su estrategia de seminarios web.

Otra gran ventaja de los seminarios web pregrabados es su fiabilidad. La presentación es siempre la misma y no son propensos a las dificultades técnicas que pueden arruinar los webinars en directo.

Al final, los seminarios web pregrabados nunca sustituirán, ni deberían hacerlo, a los seminarios web en directo. Sin embargo, son extremadamente valiosos para los tipos de presentaciones que debe hacer una y otra vez, como los lanzamientos de ventas, las demostraciones de productos, las sesiones de formación y la incorporación. Si aún no los ha implementado, los webinars automatizados pueden ser una gran adición a cualquier estrategia sólida de webinars.

Conclusión

En resumen, los seminarios web son debates virtuales divertidos y emocionantes en los que puede presentar ideas y comunicarse con muchos otros profesionales. Con estos consejos en la mano, puede estar seguro de que su experiencia virtual en la realización de seminarios web será tanto más entretenida y productiva para usted y su audiencia.

Biografía del autor

Burkhard Berger es el fundador de Novum™. Siga a Burkhard en su viaje de $0 a $100,000 por mes. Está compartiendo todo lo que aprendió en sus informes de ingresos en Novum™ para que puedas recoger sus errores y victorias.