Cómo crear un seminario web: Guía definitiva
Jake Lizarraga
Con el cambiante panorama del trabajo y el aprendizaje a distancia -en la nueva normalidad tras la pandemia-, hemos llegado a esperar que ciertos tipos de contenidos, como las presentaciones de vídeo y los seminarios web, estén fácilmente disponibles a la carta y se adapten a cualquier tipo de horario o zona horaria. Como resultado, las repeticiones de seminarios web se han convertido en el método preferido para realizar presentaciones virtuales por su capacidad para hacer precisamente eso.
Muchas personas ya están familiarizadas con la idea de las repeticiones de seminarios web: en el sentido más tradicional, se trata de grabaciones de seminarios web en directo disponibles a posteriori como vídeos a la carta. Liberan al anfitrión de tener que presentar el mismo webinar una y otra vez, y dan al asistente más flexibilidad para elegir el momento adecuado para verlo.
Este tipo de repeticiones tienen valor, pero a menudo pueden resultar pasivas y aburridas.
El software moderno para seminarios web, como eWebinar, está reinventando por completo la forma de ofrecer y consumir las repeticiones de los seminarios web, a través del chat en directo y asíncrono, las funciones interactivas y los programas recurrentes, todo lo cual sirve para crear seminarios web más atractivos y, en última instancia, más exitosos.
Este artículo profundiza en las repeticiones de seminarios web para responder a estas cuatro preguntas:
- ¿Qué es la repetición de un seminario web?
- ¿Cuáles son las ventajas de la repetición de un seminario web?
- ¿Cómo se crea una repetición de un seminario web?
- ¿Cuál es el mejor software de reproducción de seminarios web?
También echamos un vistazo a nuestra plataforma de seminarios web, eWebinar, y le mostramos cómo puede utilizarla para crear sin problemas la repetición automatizada perfecta de un seminario web.
Si ya está interesado en saber más sobre eWebinar, vea este vídeo de 2 minutos:
O eche un vistazo a nuestra demostración de eWebinar a la carta de 20 minutos, que hemos creado utilizando nuestro propio software para que pueda experimentar una repetición interactiva del webinar como asistente.
¿Qué es la repetición de un seminario web?
Una repetición de un webinar es una grabación de un webinar en directo que se envía a los participantes una vez finalizada la sesión en directo para que la vean como un vídeo pregrabado, de modo que los que asistieron al webinar puedan volver a verlo y los que no, puedan verlo igualmente.
Los organizadores de seminarios web suelen crear una página de repetición del seminario web en la que los nuevos espectadores también pueden acceder a la repetición como vídeo a la carta. De este modo, pueden ampliar el impacto potencial de su seminario web mucho después de que haya finalizado el evento en directo. A veces, crean una página diferente para cada repetición de una serie de seminarios web.
Por supuesto, esto es conveniente tanto para el anfitrión como para el asistente, ya que no tienen que acudir en persona a la presentación a una hora concreta.
Muchos usuarios se sorprenden al descubrir que los nuevos programas de reproducción de seminarios web, como eWebinar, ofrecen muchas de las mismas funciones de interacción con el público que cabría esperar de una presentación en directo, como preguntas, chat en directo, encuestas, etc., que pueden crear una experiencia mucho más dinámica y atractiva. Puede sonar como un oxímoron, pero lo hace como una repetición de un webinar en directo.
¿Qué ventajas tienen las repeticiones de seminarios web?
Las repeticiones de seminarios web ofrecen una serie de ventajas para usted y sus asistentes. He aquí tres de las que hemos descubierto que son las más impactantes:
Ventaja nº 1: Accesibilidad
La naturaleza asíncrona de las repeticiones de seminarios web permite una gran flexibilidad en cuanto a dónde y cuándo se ven. Los asistentes pueden elegir entre ver la repetición a la carta o "justo a tiempo" (más información a continuación), en función de sus preferencias y disponibilidad.
La asistencia aumenta de forma natural, ya que los usuarios pueden inscribirse a su hora, independientemente de la zona horaria o el horario del anfitrión, y pueden ver la retransmisión por Internet al instante de inscribirse.
Ventaja nº 2: Compromiso
Algunos sistemas automatizados de reproducción de seminarios web, como eWebinar, ofrecen diversas herramientas de participación similares a las de una presentación en directo, aunque posiblemente más eficaces.
El chat privado en directo permite a los asistentes permanecer conectados con un anfitrión en tiempo real durante todo el seminario web para responder a las preguntas que vayan surgiendo, sin la presión de plantear una pregunta en un chat público con docenas (o incluso cientos) de otros usuarios, como podría ocurrir en un seminario web en directo con chat público.
Actualmente, eWebinar es el único software de reproducción de seminarios web que ofrece un modelo de chat "híbrido", que le da la flexibilidad de chatear en directo durante el seminario web cuando está disponible, o responder de forma asíncrona por correo electrónico cuando no lo está.
El espectador se siente escuchado a través de la comunicación uno a uno con una persona real, mientras que usted no tiene que preocuparse de estar disponible para cada sesión del seminario web (lo que anula el propósito de las repeticiones de seminarios web). La mayoría de los programas de reproducción de webinars sólo ofrecen mensajes asíncronos por correo electrónico o un chat en directo estándar que requiere su asistencia a cada webinar.
Las repeticiones de webinars también pueden mantener el interés de los asistentes mediante encuestas, preguntas y cuestionarios interactivos, y le permiten incluir enlaces promocionales y CTA para convertir clientes potenciales en nuevos clientes mientras se despierta su interés. Más adelante profundizaremos en cómo configurar interacciones con eWebinar.
Ventaja nº 3: Eficacia
Por último, las repeticiones de seminarios web le permiten ofrecer siempre una presentación perfecta sin tener que dedicar tiempo adicional a la preparación y el alojamiento, además de ayudarle a evitar el riesgo de que surjan dificultades técnicas, que pueden ralentizar una presentación y sólo contribuyen a aumentar el estrés.
Aunque sea esencial, realizar el mismo seminario web una y otra vez para su empresa le roba mucho tiempo, por lo que el uso de repeticiones para automatizar este proceso le permite centrarse en contenidos más generales y únicos que le ayuden a usted y a su empresa a crecer.
¿Cómo se crea una repetición de un seminario web?
La mayoría de los programas de presentación de vídeo, como Zoom, graban automáticamente su presentación y le proporcionan un archivo o enlace para compartir con los demás. Pero crear una repetición de webinar única y atractiva, con todas las herramientas de programación e interacción, es igual de sencillo cuando se utiliza eWebinar.
Aquí tienes una guía paso a paso para crear tu primera repetición de webinar:
1. Añade tu vídeo
Con su vídeo listo, sólo tiene que subirlo a la plataforma eWebinar. Para ello puede:
- Cargar un archivo de vídeo directamente desde el ordenador
- Pegar un enlace de vídeo
- Importe un vídeo a través de nuestra integración Zoom
2. Programe la disponibilidad de su seminario web
Como ya se ha mencionado con eWebinar, los asistentes (y el anfitrión) tienen mucha más flexibilidad con los horarios de las sesiones ofrecidas. En concreto, dispone de tres opciones principales de disponibilidad:
Repeticiones de seminarios web
Cuando los asistentes quieran ver un seminario web en su tiempo libre, puede proporcionarles un enlace a la grabación de la repetición del seminario web, que podrán reproducir a su discreción.
La mayoría de las plataformas de webinars sólo permiten compartir un enlace a la repetición de un webinar una vez finalizada la sesión en directo. eWebinar, en cambio, permite que los visitantes puedan registrarse en para ver la repetición de un webinar y obtener el enlace de inmediato, lo que aumenta la probabilidad de que realmente lo vean.
Como era de esperar, las repeticiones de los seminarios web en eWebinar permiten a los espectadores controlar el vídeo, por ejemplo, haciendo una pausa, cambiando la velocidad de reproducción y saltando de un lado a otro. Lo que quizá no espere es que ofrezcan las mismas funciones de interacción y chat que cualquier otro tipo de sesión de webinar.
Aunque las repeticiones de los seminarios web son una gran opción para realizar su presentación, puede que no siempre sean suficientes para garantizar que llega a todas las personas que se propone. Para solucionar este problema, eWebinar ofrece otras dos opciones de programación que le ayudarán a maximizar la tasa de asistencia a su seminario web.
Sesiones justo a tiempo (o a la carta)
También puede configurar sus seminarios web para que siempre haya una sesión disponible a la que la gente pueda unirse nada más entrar en su página de registro.
Para ello, tiene dos opciones. Puedes hacer que tus webinars estén disponibles a la carta o puedes habilitar sesiones just-in-time para ellos.
Activar las sesiones just-in-time significa que siempre hay una sesión que comienza pocos minutos después de que alguien acceda a su página de destino, por lo que siempre llega "justo a tiempo" para la siguiente sesión. Dado que los webinars just-in-time están programados para comenzar a una hora determinada, se muestra una cuenta atrás para crear una sensación de urgencia para que el asistente se una inmediatamente.
Programación periódica
Por último, eWebinar le permite ofrecer una programación recurrente para dar a los asistentes más opciones si no están disponibles para unirse a su seminario web justo cuando lo descubren.
Aunque muchos usuarios pueden tener la intención de asistir a un seminario web en otro momento, si se marchan sin inscribirse, es poco probable que vuelvan. Si ofrece un puñado de horarios convenientes para que la gente asista a su seminario web en el día siguiente, más o menos, reducirá drásticamente el riesgo de que no se inscriban.
Por ejemplo, puede ofrecer tres sesiones programadas cada día, mostradas en la zona horaria local del asistente (ya esté en Nueva York o en Hong Kong). Dar esta opción a los asistentes para que elijan activamente una hora que se ajuste a su propio horario aumenta, en última instancia, la probabilidad de que asistan a su seminario web.
(Aunque alguien también podría registrarse para obtener un enlace para ver la repetición de un seminario web y verlo más tarde en cualquier momento, psicológicamente, hacer que la gente elija una hora para asistir a su seminario web aumenta la probabilidad de que lo vean. Y además, si se pierden la sesión, aún puede enviarles un enlace para ver la repetición en un correo electrónico de seguimiento).
La comodidad es un factor clave para aumentar la asistencia a sus seminarios web, y eWebinar es una de las pocas plataformas de seminarios web que le permite activar estas tres opciones de programación simultáneamente para la grabación del mismo seminario web. Esta es la razón por la que la tasa media de asistencia de todos los clientes de eWebinar es del 65%, mientras que la tasa media de asistencia de los seminarios web en directo suele oscilar entre el 30% y el 40%.
3. Configurar notificaciones por correo electrónico
Los programas de webinars que admiten repeticiones de webinars normalmente sólo permiten enviar notificaciones por correo electrónico (en particular, correos electrónicos de seguimiento) junto con las sesiones programadas, no repeticiones.
Los tipos de notificaciones por correo electrónico que admite eWebinar, incluidas las de las repeticiones, son:
- Confirmaciones de inscripción: Contienen el enlace de la sesión o de la repetición, así como una forma de añadir una sesión programada a su calendario.
- Recordatorios: Estos se envían automáticamente antes de la sesión de un inscrito para ayudar a aumentar la asistencia.
- Seguimiento: eWebinar envía uno de los dos posibles correos electrónicos de seguimiento:
- Para quienes asistieron (o vieron una repetición): Este es un correo electrónico de agradecimiento personalizable, que puede incluir cualquier enlace relevante a recursos o CTA.
- Para los que no asistieron (o no vieron la repetición): Recibirán un correo electrónico con la opción de reprogramar o ver una repetición. Y como las repeticiones ofrecen todas las ventajas de una sesión programada, los asistentes disfrutarán de la misma experiencia tanto si se apuntan a otra sesión como si ven la repetición.
4. Añadir interacciones
eWebinar le ofrece una experiencia única para mantener la atención de su audiencia a través de una serie de interacciones. Estas interacciones pueden configurarse para que aparezcan exactamente en el lugar de la presentación que usted desee, con el fin de reforzar una idea, mantener la atención de los asistentes en un momento crítico o conseguir que realicen una acción importante.
Algunos tipos de interacciones que puede establecer con eWebinar incluyen (pero no se limitan a):
- Preguntas
- Encuestas
- Cuestionarios
- Enlaces
- Ofertas especiales
- Consejos
- Comentarios
- Alertas de conversación
- Y más.
Aunque otros programas de webinar pueden ofrecer algunas interacciones en sus webinars grabados, normalmente se limitan a encuestas y CTAs, lo que rápidamente se vuelve repetitivo y poco atractivo para los asistentes. Y lo que es peor, la mayoría de los software para webinars no permiten añadir cualquier interacciones a las repeticiones de los seminarios web, aunque admitan interacciones en otros escenarios.
eWebinar es único en la variedad de herramientas de participación que le permite programar en sus webinars, repeticiones, creando una experiencia mucho más interesante y memorable.
Todos los datos de interacción (es decir, respuestas a cuestionarios, comentarios, encuestas, etc.) se capturan automáticamente y están a su disposición cuando los necesita, lo que constituye un valioso activo para la investigación de clientes y la automatización del marketing.
Para conocer todos los tipos de interactividad que puede programar en las repeticiones de sus seminarios web con eWebinar, vea nuestra demostración a petición.
5. Configurar el chat
La gente acude a los seminarios web porque quiere aprender sobre un producto o concepto, y muy a menudo tienen preguntas que les gustaría que les respondieran mientras están allí.
Crear un sistema de chat eficaz para un seminario web asíncrono es complicado. La mayoría de las herramientas de reproducción de webinars ofrecen la opción de chat en directo o asíncrono. Se puede tener una u otra, pero no ambas a la vez.
El chat en directo le permite hablar con los asistentes en tiempo real, pero también significa que tiene que estar presente en cada sesión o arriesgarse a que un mensaje de chat se pierda para siempre y el cliente se sienta ignorado.
Por otro lado, el chat asíncrono envía todos los mensajes de los participantes a su correo electrónico, lo que le ofrece más flexibilidad a la hora de responder y le permite responder a todas las preguntas, pero también sacrifica la inmediatez y el toque personal del chat en directo.
Ambas opciones tienen sus ventajas, y eWebinar las combina en una experiencia de chat perfecta para que pueda chatear en directo o de forma asíncrona con los asistentes en función de su disponibilidad.
Para resumir cómo funciona el chat de eWebinar:
- Recibirá una notificación cada vez que un asistente le envíe un mensaje de chat, lo que le permitirá a usted o a su equipo conectarse y charlar en tiempo real.
- Si no hay nadie disponible para responder, se notifica al asistente mediante un mensaje automático y se le asegura que alguien responderá a su mensaje en breve.
- Si no hay nadie disponible para responder antes de que finalice el seminario web (o el asistente se desconecta), su respuesta se le enviará por correo electrónico.
De este modo, no tiene que aceptar las ventajas de utilizar un formato de chat en lugar del otro, sino que puede disfrutar de las ventajas de ambos y seguir organizando sus seminarios web las 24 horas del día. Y lo que es más importante, nunca se perderá una pregunta y sus asistentes siempre obtendrán respuestas.
6. Personalizar la página de destino
eWebinar ofrece un sencillo editor de arrastrar y soltar para ayudarle a personalizar la página de registro de su próximo seminario web. Si lo prefiere, puede incrustar un widget en una página de destino de terceros, como Leadpages, para conectar a un posible participante con eWebinar.
Lea nuestra guía sobre la optimización de su página de aterrizaje aquí:
Cómo crear una página de aterrizaje para un seminario web de alta conversión
7. Publique y comparta su seminario web
Y ya está. Todo lo que queda es promocionar y compartir su seminario web con el mundo donde usted elija, ya sea en plataformas de medios sociales como LinkedIn, en anuncios, en podcasts, de los que puede aprender todo echando un vistazo a la siguiente guía:
25 formas de promocionar un seminario web a la carta y de carácter permanente
Para ver lo que eWebinar puede hacer por usted, vea nuestra demostración de 20 minutos, disponible bajo demanda. Utilizamos nuestro propio software para la demostración, ¡así que podrá experimentar eWebinar de primera mano!
¿Cuál es el mejor software de reproducción de seminarios web?
Puede resultar difícil clasificar los distintos tipos de servicios de reproducción de seminarios web que existen, por lo que, para facilitarle la búsqueda, hemos incluido nuestras tres mejores opciones:
1. eWebinar
Los otros proveedores de software incluidos en nuestro top 3 pueden ayudarle a crear una repetición de webinar, pero eWebinar se creó específicamente para resolver problemas que ningún otro software de webinar tiene.
A continuación analizamos las tres características clave que diferencian a eWebinar:
#1: Chat flexible
Lo normal es que tenga que asistir a todas las sesiones para responder a las preguntas del chat en directo, o que sólo responda a los mensajes más tarde por correo electrónico, lo que en realidad no es un chat, ¿verdad?
Cuando un asistente le envía un mensaje a través de eWebinar, se le notifica automáticamente (a través de Slack o correo electrónico) y luego se le da la opción de responder en tiempo real o más tarde a su conveniencia. .jpg?width=624&height=312&name=Cameron%20Brown-Director%20of%20Customer%20Success-ActivePipe%20(2).jpg)
Esta flexibilidad le permite celebrar sus seminarios web pregrabados 24 horas al día, 7 días a la semana, sin sacrificar la oportunidad de charlar en directo con los asistentes cuando pueda.
El chat en directo hace posible que:
- Vendedores que superan objeciones y cierran acuerdos en el momento
- Representantes de éxito del cliente para ofrecer una experiencia de alto contacto (de forma escalable)
- Equipos de marketing para presentar su marca a nuevos clientes y establecer una conexión personal.
#2: Múltiples opciones de programación
eWebinar es el único software de seminarios web que le permite ofrecer repeticiones de seminarios web, seminarios web justo a tiempo (o a la carta) y sesiones en un cómodo calendario recurrente, todo ello habilitado simultáneamente para el mismo seminario web.
Tanto si la gente quiere asistir a la sesión de inmediato como si quiere hacerlo más tarde, este nivel de comodidad aumentará sus índices de asistencia en general. 
#3: Interacciones diversas
En otras repeticiones de seminarios web puede aparecer de vez en cuando un CTA o una encuesta, pero eWebinar va un paso más allá y ofrece todo un conjunto de interacciones interesantes y atractivas para mantener a los espectadores atentos y entretenidos.
El resultado de crear una experiencia más interactiva es un aumento de la participación y de los tiempos de visionado. 
Información adicional
Para ver y experimentar eWebinar en acción como asistente, únase ahora a nuestra demostración de 20 minutos:
A continuación, analizaremos otras dos sólidas opciones de software de reproducción de seminarios web.
2. Demio
Demio ofrece una multitud de funciones de webinar que te permiten crear tanto webinars en directo como repeticiones de webinars.
Puede utilizarlo para ofrecer sesiones de webinar programadas o a la carta, pero tenga en cuenta que sus opciones de chat estarán limitadas al tipo de webinar que desee crear.
Es decir, en los webinars programados sólo se puede tener chat en directo que requiere asistir a la sesión para responder a los participantes (o arriesgarse a perder su mensaje), mientras que las sesiones a la carta sólo permiten responder a los mensajes de forma asíncrona una vez finalizado el webinar, lo que supone renunciar a la potencia del chat en directo.
Tenga en cuenta que Demio sólo le permite compartir un enlace a la repetición de un seminario web con un asistente una vez finalizada su sesión en directo.
Información adicional
3. WebinarGeek
Por último, WebinarGeek es otra opción a tener en cuenta para crear un seminario web grabado.
Puede configurar una repetición cerrada (similar a las repeticiones de los seminarios web) o una programación recurrente, pero no puede ofrecer ambas para el mismo seminario web simultáneamente.
En cuanto al chat, ofrecen chat en directo y notificaciones por correo electrónico de los nuevos mensajes, junto con respuestas por correo electrónico tras el seminario web (que se producen íntegramente a través del correo electrónico, no en su plataforma), pero es importante tener en cuenta que no puedes tenerlos activados al mismo tiempo para un seminario web concreto.
WebinarGeek también ofrece algunas interacciones como cuestionarios, CTA, encuestas y cuadros de información.
Información adicional
Únase a nuestra demostración y experimente todo lo que eWebinar puede ofrecerle
Las repeticiones de webinars le permiten llegar a un público más amplio y tener mayores índices de asistencia, y el uso de software como eWebinar para crear repeticiones únicas mantendrá a los asistentes interesados con interacciones personalizadas y chat privado.
La mejor manera de entender cómo crear una repetición dinámica de un seminario web con eWebinar es viéndolo con sus propios ojos. Eche un vistazo a nuestra demostración de 20 minutos en la que repasamos todo lo que necesita saber y, dado que nuestra demostración se ejecuta con nuestro propio software, podrá ver de primera mano cómo funciona eWebinar para los asistentes.
Es muy fácil empezar.
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