Cómo crear un seminario web: Guía definitiva
Jake Lizarraga
Organizar un seminario web y conseguir que la gente se inscriba y asista ya es bastante difícil. Lo último que quieres es que la experiencia se vea arruinada por una señal deficiente o una latencia alta. Es como ver Netflix y que se cuelgue en el clímax de un episodio.
👆 La rueca de la muerte ☠️
Fuente: Gifer
Esta guía le ayudará a entender qué es la latencia, qué factores la provocan y qué medidas puede tomar para reducirla en sus webinars en directo.
Esto es lo que trataremos en este artículo:
- ¿Qué es la latencia de vídeo y cuáles son sus causas?
- Latencia frente a ancho de banda: ¿qué causa el retraso del seminario web?
- 4 formas de solucionar el retraso de los seminarios web
- Otras dificultades técnicas habituales de los seminarios web en directo
- Cómo eliminar definitivamente la latencia y otros problemas técnicos mediante la automatización de los seminarios web
Por desgracia, cuando se trata de problemas de latencia, no se puede hacer mucho.
Incluso si el software de su seminario web en directo es de primera categoría y dispone de una conexión a Internet ultrarrápida, cosas como la pérdida de paquetes en Internet o una mala conexión por parte del espectador pueden mermar la experiencia.
Para abordar este problema de raíz, también le presentaremos nuestro producto eWebinar, un software automatizado para seminarios web que le permite ofrecer seminarios web pregrabados con la sensación y la eficacia de un evento en directo. eWebinar elimina eficazmente los problemas de latencia (incluso cuando sus asistentes tienen una conexión lenta), así como una serie de otros problemas técnicos que pueden arruinar fácilmente un seminario web.
Sumerjámonos.
¿Qué es la latencia de vídeo y cuáles son sus causas?
Latencia es otra palabra para retraso o demora. En términos no técnicos, la latencia se produce cuando el streaming de vídeo se retrasa entre su origen (el anfitrión del webinar) y su destino (el espectador), lo que provoca que el webinar se retrase.
La latencia puede deberse a múltiples factores como:
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Congestión de la red. La congestión de la red se produce cuando una red privada o pública está sobrecargada de tráfico (lo que provoca una disminución de la velocidad de Internet).
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Distancia física. Estar lejos del router más cercano puede reducir la calidad de la conexión, así que plantéate acercarte a él, comprar un repetidor WiFi o utilizar un cable Ethernet.
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Pérdida de paquetes. La pérdida de paquetes se produce cuando algunos de los datos que transmites -ya sea audio, vídeo o ambos- no llegan a los destinatarios (lo que puede provocar tartamudeos, almacenamiento en búfer o congelación).
Latencia frente a ancho de banda: ¿qué causa el retraso del seminario web?
La latencia y el ancho de banda suelen utilizarse indistintamente, pero son dos factores distintos. La latencia es el tiempo que tardan los datos en enviarse a los asistentes al seminario web. El ancho de banda es la cantidad de datos que pueden enviarse a los asistentes.
Esencialmente, la latencia tiene que ver con la velocidad, mientras que el ancho de banda tiene que ver con la capacidad.
La combinación de estos dos factores es lo que provoca el retraso del seminario web.
4 formas de solucionar el retraso de los seminarios web
Los seminarios web suelen desarrollarse a un ritmo rápido, lo que significa que los asistentes podrían perderse su llamada a la acción si el vídeo se queda en búfer aunque sólo sea unos segundos. Saber cómo reducir la latencia y mejorar el ancho de banda es el primer paso para evitar estas situaciones.
Aquí tienes cuatro cosas que puedes hacer:
1. Conexión a Internet más rápida
Conseguir una conexión a Internet más rápida es una de las soluciones de red más predecibles. A menos que tu ordenador (o el de los asistentes) sea muy antiguo, la mayor parte del retraso del webinar puede atribuirse a la latencia de la red.
La velocidad recomendada para la transmisión en directo de vídeo 1080p es de 25 Mbps (no te preocupes si tu velocidad de Internet es inferior, tenemos una solución para ti al final de esta guía).
Aquí tienes un mapa interactivo de la velocidad media de Internet en cada país:
2. Cambiar a ethernet
Si organizas seminarios web en la oficina, es posible que otros compañeros de trabajo acaben consumiendo todo el ancho de banda por videoconferencia, viendo vídeos o descargando datos. Esto podría ocurrir incluso en conexiones domésticas si otros dispositivos están transmitiendo/recibiendo datos durante tu webinar.
Si no consigues que tu jefe actualice la conexión a Internet de toda la oficina, lo mejor que puedes hacer es conectarte directamente al router más cercano mediante un cable Ethernet. Las conexiones por cable suelen tener prioridad cuando el ancho de banda es bajo, lo que mejorará la velocidad y la estabilidad de tu ordenador.
Consejo: Evita organizar seminarios web que coincidan con grandes reuniones de empresa, ya que estas videoconferencias masivas pueden acaparar todo el ancho de banda.
3. Matar programas en segundo plano
Los programas que se ejecutan en segundo plano pueden ralentizar el equipo aunque los hayas minimizado a la bandeja del sistema. Por ello, es crucial que compruebes que no tienes ningún otro programa que consuma muchos recursos en ejecución durante tu seminario web.
Abre el administrador de tareas pulsando Ctrl + Mayús + Esc en Windows o Cmd + Alt + Esc en Mac.
Compruebe qué programas consumen más CPU y memoria y finalice esas tareas para mejorar la velocidad de su ordenador:
Fuente: BleepingComputer
Los navegadores web, las plataformas de mensajería y los editores de vídeo son algunos ejemplos de programas que pueden afectar a la disponibilidad de recursos del sistema y, por tanto, aumentar la latencia.
Consejo: También querrás ver qué programas se inician al arrancar para desactivar cualquier aplicación innecesaria. Echa un vistazo a estas útiles guías sobre cómo evitar que se inicien programas en tu dispositivo Mac o Windows.
4. Pausar las actualizaciones de software
Las actualizaciones automáticas, ya sean del sistema operativo del ordenador o de programas específicos, pueden consumir muchos recursos tanto de la conexión a Internet como del almacenamiento local (es decir, HDD o SSD). Cuando se presenten, querrás retrasar las próximas actualizaciones y pausar las que ya hayan comenzado.
Fuente: PCWorld
Si la latencia se reduce y desaparece cualquier retraso apreciable tras pausar las descargas, probablemente significa que tu dispositivo no disponía de los recursos libres necesarios para transmitir cada paquete de datos de forma coherente.
Otras dificultades técnicas habituales de los seminarios web en directo
Aparte de los problemas de latencia y ancho de banda, hay muchas otras cosas que pueden fallar técnicamente durante una presentación en directo:
- Audio deficiente. Los micrófonos usados o defectuosos pueden producir un sonido apagado que dificulte a los asistentes entender lo que está diciendo (y mucho menos responder a su CTA*).
- Vídeo granulado. Las cámaras web antiguas funcionan con resoluciones más bajas, como 720p, y frecuencias de cuadro más lentas, como 30 FPS (lo que produce vídeos entrecortados y granulados).
- Software defectuoso. Hay pocas cosas más desmoralizadoras que compartir pantalla durante un seminario web y que el software que estás utilizando no funcione, especialmente cuando estás haciendo una demostración de ventas de tu propio producto.
- Caídas del sistema. Un fallo del sistema operativo durante un seminario web puede ser devastador, ya que lo más probable es que los asistentes ya se hayan ido cuando reinicies y vuelvas a poner en marcha los programas.
- Interrupciones del suministro eléctrico. Que se vaya la luz durante un seminario web en directo es el peor escenario posible, ya que ni siquiera podrá comunicarse con los asistentes para informarles de lo sucedido.
Cómo eliminar permanentemente la latencia y otros problemas técnicos mediante seminarios web automatizados
La forma más fácil de evitar la latencia y otros problemas técnicos descritos anteriormente es eliminarlos por completo de la ecuación.
¿Cómo?
Mediante la automatización de seminarios web.
Si se muestra escéptico sobre la eficacia de un seminario web pregrabado frente a uno en directo, le invitamos a unirse a la demostración a la carta de eWebinar. Utilizamos eWebinar para hacer demostraciones de eWebinar, para que pueda experimentar de primera mano cómo nuestro software conserva los elementos de un seminario web que lo hacen especial: el chat y la interactividad.
Así es como eWebinar elimina los problemas técnicos:
Latencia y ancho de banda
¿Te has preguntado alguna vez por qué los vídeos de YouTube se reproducen sin problemas mientras que las retransmisiones en directo de Twitch se almacenan en búfer constantemente, incluso cuando ambos utilizan la misma resolución y velocidad de fotogramas?
Esto se debe a que los vídeos pregrabados eliminan todos los problemas de conexión del host.
Sin entrar en demasiados tecnicismos, un vídeo pregrabado se transmite a los espectadores a través de un proveedor de alojamiento (como YouTube o Vimeo), mientras que un vídeo o seminario web en directo se transmite a los asistentes directamente desde el dispositivo del anfitrión.
En otras palabras, los webinars automatizados se ejecutan de forma 100% independiente de la velocidad de Internet del anfitrión.
eWebinar también dispone de funciones de estrangulamiento que reducen automáticamente la calidad del vídeo para los asistentes con Internet lento o poco ancho de banda. Esto significa que, incluso en el peor de los casos, los asistentes podrán ver el webinar automatizado sin ningún retraso.
Mala calidad de audio y vídeo
Al crear seminarios web pregrabados, tendrá un control total sobre la calidad de audio y vídeo. Tendrás el lujo de probar el micrófono, la cámara y el software de grabación en cualquier momento (sin preocuparte de que los asistentes al webinar se vayan).
Si algo va mal, puede solucionar el problema antes de que los asistentes lleguen a verlo.
También tendrás más tiempo para probar distintos programas y equipos y encontrar la mejor combinación. En comparación, sería muy poco profesional cambiar de micrófono a mitad del webinar mientras los asistentes te esperan.
Accidentes y cortes
Al final, todo se reduce a la ley de Murphy: "Todo lo que puede salir mal, saldrá mal".
Nos gusta llamar a estos riesgos de los seminarios web en directo el Triángulo de las Dificultades Técnicas:
He aquí un análisis más detallado de cada elemento:
- Internet. Los cortes de Internet en todo el mundo han ido en aumento desde 2021, y en Estados Unidos se han producido casi la mitad (48 %) de todas las interrupciones. Incluso si tu conexión a Internet no se corta por completo, una velocidad lenta o un ancho de banda reducido pueden provocar retrasos en tu webinar.
- Electricidad. Los hogares estadounidenses sufren una media de siete horas de interrupciones del suministro eléctrico al año. Más allá de los cortes reales, un niño o una mascota tirando de un cable de alimentación suelto podría ser todo lo que necesita para apagar su PC.
- Fallos. Durante un webinar en directo pueden producirse muchos problemas, como que el software de transmisión se bloquee, que el sistema operativo se bloquee o que la entrada del micrófono deje de funcionar de repente.
Como en la extinción de un incendio, basta con que falle uno de estos elementos para que todo el seminario web en directo se detenga. Si eso ocurre, semanas (o incluso meses) de planificación y generación de contactos pueden irse al garete.
Con los seminarios web en directo, el único punto de fallo eres tú, el anfitrión.
Si el anfitrión desaparece durante un webinar en directo, los asistentes no tendrán forma de saber cuándo (o si) volverán. En cambio, los webinars automatizados reproducen el mismo vídeo una y otra vez, lo que reduce la posibilidad de que surjan problemas imprevistos.
Sencillamente, hay menos cosas que puedan salir mal durante los seminarios web automatizados.
Conclusión
Tanto si un usuario está viendo Netflix como asistiendo a un seminario web, espera que el vídeo se mantenga estable durante toda la duración. Entender cómo reducir la latencia es un buen comienzo, pero cambiar a webinars automatizados para evitar el problema por completo es garantía de que los asistentes a tu webinar tendrán una mejor experiencia en todo momento.
Si está listo para aprovechar las ventajas de los seminarios web automatizados, asista hoy mismo a nuestra demostración gratuita.
Es muy fácil empezar.
Comience hoy mismo su prueba gratuita de 14 días.
