Diseñar un seminario web automatizado para las comunicaciones internas

Los webinars ofrecen una forma práctica de presentar las comunicaciones internas. Pero hay que tener en cuenta las diferencias entre los webinars en directo y los automatizados y aprender a conectar con un público interno frente a uno externo. Los webinars automatizados son ideales para las comunicaciones internas. Los empleados pueden ver el contenido a su conveniencia, por lo que es un recurso valioso para cualquier empresa. 

En particular, las grandes organizaciones híbridas o totalmente remotas son capaces de proporcionar contenido interactivo a todos los empleados, independientemente de la zona horaria. Con sólo el 19% de las empresas totalmente presenciales en 2022, las estrategias para mejorar la experiencia de los empleados deben cambiar. Las sesiones informativas repetitivas pueden llevar mucho tiempo si se organizan una y otra vez, como las que se utilizan en la incorporación y la formación de los nuevos empleados. Los seminarios web automatizados que tienen características interactivas le ahorran tiempo al tiempo que mantienen la atención personalizada que los empleados requieren para prosperar. La incorporación de un software para seminarios web que le permita tener interacciones en directo y asíncronas con su personal es un activo inestimable para su equipo.

Investigar, hacer una lluvia de ideas y planificar el contenido del seminario web automatizado

La investigación, la lluvia de ideas y la planificación deben ser prioritarias para que su seminario web pregrabado tenga impacto. Comience con el tipo de comunicaciones internas que desea incluir en su seminario web. Por ejemplo, los webinars a la carta son una de las mejores herramientas para la incorporación y formación de empleados a distancia. Puede conseguir que los empleados se entusiasmen con su empresa y se familiaricen con sus funciones y responsabilidades. 

Recuerde que el seminario web puede ser perenne. Los empleados siempre pueden acceder a él si quieren revisarlo más tarde, hacer alguna pregunta o utilizarlo como herramienta de incorporación.

Piense también en lo que quiere obtener de sus seminarios web. Por ejemplo, los webinars pueden ser una herramienta de inteligencia empresarial. Estas herramientas extraen información valiosa de los datos que los líderes de la empresa pueden utilizar para tomar decisiones más informadas. Los seminarios web automatizados pueden ofrecerle una visión de la participación y los comentarios de los empleados. Puede medir la frecuencia con la que los empleados interactúan y terminan los seminarios web. 

También puede difundir una encuesta de satisfacción interna después de cada seminario web para mejorar el contenido para la próxima vez. Los seminarios web pueden ser una gran fuente de datos, especialmente con sondeos, preguntas y encuestas interactivas. Los líderes pueden extraer información de estos datos para tomar mejores decisiones sobre mejorar la comunicación interna por el bien de la productividad y el compromiso de su equipo. 

Una vez que sepa para qué va a utilizar los seminarios web y qué quiere conseguir con ellos, haga una lluvia de ideas sobre los temas, trace la estructura de sus seminarios web, guiones de resumeny asigne responsabilidades a su equipo. Utilice plantillas de seminarios web para no tener que empezar siempre desde cero.

Además, decida el derecho herramienta automatizada para seminarios web utilizar. La mayoría de las herramientas para seminarios web se centran en los seminarios web en directo, y las funciones de los seminarios web automatizados son algo secundario. Por lo tanto, una herramienta de webinar que se centre al 100% en los webinars automatizados es lo mejor.

Crear y editar el contenido de su seminario web 

Lo mejor de un seminario web automatizado es que puedes editar el contenido de tu webinar y asegurarte de que es exactamente como quieres que sea antes de que salga al aire. 

Calcule cuántos días necesitará para grabar el contenido de vídeo de su seminario web y crear los elementos visuales que lo acompañan. A continuación, bloquea esos días en tu calendario y asegúrate de que los miembros del equipo involucrados hagan lo mismo. 

Prepara el equipo cuando llegue el día de la filmación, reúne a tu personal de cámara y diviértete. Dedique un día a recuperarse una vez finalizada la grabación y, a continuación, inicie el proceso de edición. Asegúrese de que la calidad del vídeo, la cohesión, el audio, la presentación y el mensaje central del seminario web estén a la altura. 

Realice una prueba de su seminario web

En la escuela, no harías un examen sin estudiar antes. Lo mismo podría decirse de cualquier trabajo, especialmente de los seminarios web en directo. Para ello, pida a unos cuantos empleados y directivos seleccionados que realicen una prueba de su seminario web. De esta manera, puedes solucionar los problemas, añadir lo que falta y obtener la opinión de diferentes departamentos antes de automatizarlo.

Con su ayuda también podrá detectar errores, contenidos que no se cargan, mensajes confusos, etc. Resulta especialmente útil solicitar de antemano las preguntas de los trabajadores, e incluir las respuestas en el guión del seminario web. Dése el tiempo suficiente entre la prueba y la fecha de lanzamiento para arreglar lo que haya que arreglar y añadir lo que haya que añadir.

Promueva intencionadamente su seminario web entre los empleados 

Diseñar un webinar automatizado para las comunicaciones internas es un trabajo duro, especialmente con toda la planificación previa y las pruebas que hay que hacer para garantizar que sea útil en el futuro. Podría exigir a sus empleados que vieran todos los seminarios web de comunicación interna, pero es mucho más satisfactorio para los creadores implicados si los empleados están intrínsecamente motivados para hacerlo. Quieres que tus empleados estén entusiasmados con cada lanzamiento, no que lo teman.

Ahí es donde entra en juego la promoción intencionada. Debe esforzarse por promover su seminario web entre su personal. Anímelo y muéstrele por qué es algo que debe esperar. Cree una página de registro para el seminario web en directo y añada un incentivo para los que se registren pronto. Puede tratarse de tarjetas de regalo, un botín de la empresa o incluso la posibilidad de interactuar y participar en juegos temáticos o hacer preguntas durante la versión en directo. 

Envíe recordatorios por correo electrónico antes del lanzamiento y configure correos electrónicos automáticos que incluyan los seminarios web pregrabados cada vez que una persona nueva se incorpore al equipo. Estos pueden ser programados para difundirlos en los hitos a lo largo de sus viajes de incorporación y formación. Dé a los empleados una idea del seminario web compartiendo fragmentos interesantes en estos recordatorios por correo electrónico. También puede enviar correos electrónicos de actualización con técnicas de promoción similares a los empleados existentes, añadiendo enlaces a seminarios web a la carta que puedan ver y volver a ver en su tiempo libre.

Inicie su seminario web

Incluso si ha animado a sus empleados para la versión en vivo de antemano, esta energía puede perderse fácilmente sin una organización adecuada en la fecha de lanzamiento. Si ya ha establecido una hora y una fecha específicas para que su seminario web esté disponible inicialmente, asegúrese de que se lanza sin problemas. Envíe un correo electrónico masivo recordando a sus empleados que su seminario web está en vivo y hágales saber cómo verlo después. 

Su personal puede ver el seminario web cuando le resulte conveniente. Es imposible mejorar un seminario web único y en directo. Sin embargo, con los seminarios web pregrabados y permanentes, tiene la oportunidad de ajustar ciertos aspectos y mejorarlos con el tiempo. Busque un software para seminarios web automatizados que le permita realizar cambios y mejoras. Estas ventajas hacen que los seminarios web automatizados y a la carta sean la elección obvia. Con el software adecuado, puede incluso ver los empleados que aún no han visto el seminario web y enviarles un correo electrónico de seguimiento para animarles a hacerlo.

Tener un plan de interacción

La mejor manera de crear el seminario web más interesante y atractivo es fomentar la interacción de su audiencia. Si ha planificado un esquema de seminario web informativo, sus empleados tendrán naturalmente preguntas, inquietudes y comentarios. 

Es esencial tener un plan para responder a las preguntas, comentarios e inquietudes de sus empleados una vez que hayan visto el seminario web, ya que usted no estará presente en directo. 

Puede designar a un par de empleados para que supervisen el chat adjunto a su herramienta de seminario web. Elija un software que ofrezca a su equipo la flexibilidad de intervenir y responder a las preguntas en directo cuando puedan, pero que también les permita enviar las respuestas más tarde por correo electrónico cuando no puedan hacerlo. También puede incluir un formulario de contacto en su seminario web o pedir a los empleados que se dirijan a una dirección de correo electrónico específica si necesitan ayuda especial.  

El objetivo con un seminario web automatizado es responder lo mejor posible a los mensajes de chat y a las preguntas enviadas por los asistentes, para que la experiencia sea lo más interactiva posible. Decidas como decidas hacerlo, responde a todo con prontitud y haz un seguimiento con tus empleados siempre que sea necesario. 

Conclusión

Diseñar un seminario web automatizado para las comunicaciones internas no tiene por qué ser complejo. Tómese su tiempo para trabajar en los pasos anteriores y asegurarse de que el proceso es lo más organizado y completo posible. De este modo, lo que quieres comunicar a tu equipo se transmite de forma significativa en cada webinar.