Cómo aprovechar los seminarios web en su estrategia de contenidos para 2024
Reena Aggarwal
Si eres una empresa de SaaS y ya utilizas los seminarios web o las reuniones de Zoom para hacer demos de tus productos o para incorporar nuevos clientes, ya sabes lo eficaces que son. A los clientes potenciales y a los clientes les encanta la experiencia interactiva y de alto nivel, lo que se traduce en un aumento de las conversiones y una reducción de la pérdida de clientes.
Los webinars funcionan, la gente los adora.
Sólo hay un gran problema: siempre tiene que haber alguien que los dirija en directo.
Lo que los hace completamente inescalables.
Los seminarios web en directo suelen ofrecerse con poca frecuencia y casi siempre en la zona horaria del anfitrión, lo que hace que sea muy incómodo asistir a ellos. Por eso los índices de asistencia a los seminarios web son bajos (la media del sector es inferior al 40%), aunque el impacto es alto para las personas que asisten.
La gente se registra sólo para poder ver la repetición, pero ¿cuántas repeticiones están hoy en día en las bandejas de entrada completamente sin tocar? Los seminarios web son muy potentes y, sin embargo, su alcance cuando se realizan en directo es intrínsecamente limitado.
Cinco tipos de seminarios web
Ya he trabajado con cientos de empresas que luchan por ampliar su estrategia de seminarios web. Aquí están los 5 escenarios típicos que veo. Tal vez te sientas identificado con alguno de ellos.
1. Los fundadores en fase inicial que hacen todas las demostraciones de sus productos y las incorporaciones de los clientes por sí mismos.
Lo hacen porque tienen relaciones directas con los clientes y están obsesionados con los ingresos. Pero acaban ahogándose en sus demostraciones, lo que significa que no tienen tiempo ni capacidad intelectual para hacer mucho más. Los fundadores son los mejores para contar la historia de por qué su producto es importante, pero el coste de oportunidad de hacer demostraciones de ventas sin parar es enorme.
2. Empresas en crecimiento con pequeños equipos de éxito de clientes que tienen la tarea de incorporar y formar a cientos o cientos de miles de usuarios
Estos equipos de CS (a veces de sólo 1 o 2 personas) sólo organizan seminarios web un par de veces al mes a causa de todas sus otras responsabilidades. La tarea de los webinars es como una patata caliente, nadie quiere comprometerse a hacerlos de forma regular. Acaban encontrando soluciones improvisadas como colgar vídeos en Youtube, pero eso significa renunciar a la interactividad y al chat que hacen que sus webinars sean eficaces. Este es el escenario más común. Lo que he aprendido es que la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, tienen equipos de éxito de clientes relativamente pequeños porque optan por invertir sus recursos en ventas.
3. Grandes empresas establecidas que cuentan con un equipo completo dedicado a la realización de seminarios web las 24 horas del día
Empresas como Freshworks y Salesforce lo hacen, pero con los nuevos usuarios que llegan cada día, por mucho que lo hagan, sigue sin ser suficiente y desearían poder hacer más.
Con el tamaño de sus audiencias en los seminarios web, es difícil gestionar el chat; hay que poner a unas cuantas personas en un solo seminario web sólo para asegurarse de que se responden las preguntas a medida que van llegando. Por no hablar de que es imposible responder a las preguntas no contestadas cuando todo el mundo es expulsado de la sala del seminario web al final. Los webinars en directo también son propensos a sufrir fallos tecnológicos y problemas de conexión, y cuanto mayor sea la audiencia, mayor será el impacto cuando surjan problemas.
4. Empresas que escalan un producto empresarial y hacen toneladas de demostraciones cada día
Los vendedores pierden mucho tiempo con clientes potenciales no cualificados o, peor aún, con personas que ni siquiera acuden a sus citas. Quieren encontrar formas de hacer que su proceso de ventas sea más eficiente para poder dedicar el tiempo a cerrar tratos en lugar de hacer demostraciones a personas que no están preparadas para comprar.
5. Empresas orientadas al producto con suscripciones de bajo coste en las que los modelos de alto contacto no tienen sentido desde el punto de vista financiero
Estas empresas no pueden permitirse el lujo de hacer demostraciones individuales y la incorporación en vivo, pero sus ingresos dependen de ello, así que las hacen de todos modos. Los miembros del equipo acaban frustrándose por hacer el mismo seminario web una y otra vez y por tener que tratar con clientes exigentes y de poco valor todo el tiempo, lo que lleva al agotamiento y a la alta rotación de empleados.
Estos son cinco ejemplos comunes de lo que yo llamo "el infierno del seminario web".
Independientemente de la etapa y el tamaño de la empresa, la realización de seminarios web en directo, especialmente los repetitivos, requiere mucho tiempo, es mentalmente agotadora y dolorosa.
Tan doloroso, de hecho, que muchas empresas evitan hacerlos por completo, a pesar de saber lo poderosos que pueden ser los seminarios web para impulsar la adopción y el compromiso. Dejan que su negocio sufra creyendo que es un compromiso que tienen que hacer.
Mi propio infierno personal del seminario web
Personalmente, viví en el infierno de los seminarios web durante años mientras dirigía mi anterior empresa de SaaS, que se dedicaba a la tecnología inmobiliaria.
Siempre hemos tenido un equipo pequeño, así que yo me encargaba de hacer todas las demostraciones y la incorporación.
Cada nuevo cliente que cerrábamos quería que hiciera un seminario web de lanzamiento para ellos. Pero la asistencia era escasa (como siempre), así que me pedían que hiciera otro inicio, y otro, y otro.
Cada uno de esos webinars era exactamente igual. Y no importaba cuántos hiciera, nunca eran suficientes porque siempre había nuevos usuarios. No era un uso eficaz de mi tiempo, pero no podía dejar de hacerlos porque nuestros ingresos y la felicidad de los clientes dependían de la adopción y el compromiso.
Cuantos más clientes teníamos, peor era el problema.
Intenté poner vídeos en una base de conocimientos, pero a la gente no le gustaban los vídeos, sino los seminarios web. Querían un lugar donde pudieran interactuar y hacer preguntas.
En lo que respecta a las ventas, realizaba demostraciones para cualquiera que las solicitara, incluidas empresas que no estaban preparadas para comprar o que sabía que no serían buenos clientes, lo que me quitaba tiempo y energía que podría haber dedicado a la prospección de clientes ideales. No hay nada más desalentador que saber en los primeros minutos de una demostración que la persona no va a comprar, pero tienes que hacer el recorrido completo de todos modos.
Busqué un software que me permitiera presentar un vídeo pregrabado con las cualidades interactivas de un seminario web, pero todo lo que encontré era poco inspirador, estaba mal diseñado y no era algo que quisiera asociar con nuestra marca. Sorprendentemente, me di cuenta de que la mayoría de las soluciones de seminarios web permanentes se creaban con la intención de engañar a los consumidores, para fingir que un seminario web era en directo cuando no lo era, lo cual no era una práctica que pudiera respaldar.
Mientras experimentaba todo esto, también estaba viajando por el mundo como "nómada digital", lo que añadió otra capa de frustración. No sólo estaba haciendo estos repetitivos webinars en directo, sino que los estaba haciendo en las zonas horarias opuestas a las de mis clientes, lo que estaba interfiriendo enormemente en mi vida y me impedía disfrutarla.
En resumen, estaba atrapado en el infierno de los seminarios web y no tenía tiempo ni espacio para hacer mucho más. Sabía que tenía que haber una forma mejor.
Si avanzamos hasta hoy, eWebinar libera a la gente de la misma trampa en la que yo me encontraba al convertir un vídeo en un seminario web interactivo que puede automatizarse estableciendo una programación recurrente o haciéndolo disponible bajo demanda.
Lo que significa que puede organizar tantos seminarios web como desee sin tener que alojarlos, y sus clientes pueden acceder al contenido cuando lo deseen.
Cómo el eWebinar elimina el dolor
Cuando concebimos el eWebinar, nos preguntamos: ¿Qué haría falta para ofrecer una experiencia encantadora a los asistentes que estuviera totalmente automatizada para el anfitrión?
Destilamos todos los puntos conflictivos que habíamos experimentado y nos dimos cuenta de que necesitábamos alcanzar tres objetivos principales con nuestro software:
1. Máxima disponibilidad para aumentar los índices de asistencia
¿Y si te dijera que sólo puedes ver tu serie favorita los martes a las 11 de la mañana? Eso nunca funcionaría; esperas poder ir a Netflix y darle al play cuando quieras.
Entonces, ¿por qué debería ser diferente el consumo de contenidos empresariales? ¿Por qué forzamos a nuestros clientes y clientes potenciales a participar en nuestros seminarios web según nuestra conveniencia y no la suya? La forma en que se imparten los seminarios web en las empresas hoy en día no tiene nada que ver con la forma en que los consumidores ven y utilizan el vídeo en su vida cotidiana.
Y si sabe que los webinars tienen un gran impacto en el crecimiento de su negocio, ¿por qué dejar que el crecimiento de su negocio se vea limitado por el horario de su anfitrión de webinars?
Hemos diseñado las funciones de programación de eWebinar para que los anfitriones puedan ofrecer tantas sesiones como sea necesario para satisfacer las necesidades de sus clientes. Los asistentes pueden unirse a una sesión de inmediato bajo demanda, elegir una hora posterior que se ajuste a su calendario u obtener un enlace para ver la repetición del seminario web cuando lo deseen. El resultado: dar a los asistentes la máxima flexibilidad para unirse a las sesiones según su conveniencia ha dado lugar a un enorme aumento de las tasas de asistencia; la tasa media de asistencia de los clientes de eWebinar es del 65% (un 63% más alta que la media del sector). E independientemente de cuándo o cómo decidan verlo, siguen teniendo la misma experiencia de alta calidad porque todo se basa en un vídeo pregrabado.
"Vemos una tasa de asistencia del 80%-90% con el eWebinar, con varias semanas del 100%. Es bastante extraordinario".
- Tom Foster, Director de Ventas, The Receptionist
2. Interactividad en todo momento para mantener a los asistentes comprometidos y atentos hasta el final
Todos hemos asistido a seminarios web en los que acabamos pasando más tiempo en Instagram que escuchando al presentador. A menudo, te unes a un seminario web sólo para que el presentador te hable durante una hora. No hay nada que hacer ni nada que aportar. Queríamos desafiar el statu quo y ofrecer una experiencia que se pareciera menos a un seminario web tradicional y más a la televisión interactiva, en la que los asistentes pudieran participar respondiendo a preguntas, accediendo a más contenido mediante consejos y descargas, y manteniendo el interés hasta el final.
Debido a la mayor interactividad que hemos hecho posible en nuestro producto, nuestros clientes han visto grandes saltos en la participación de su audiencia y en el tiempo medio de visualización después de cambiar a eWebinar. Uno de nuestros clientes, que nos utiliza para la formación y la incorporación, informó de un aumento del 169% en la participación de la audiencia. Otro, que había cambiado desde otra herramienta de webinar automatizada, informó de que los tiempos de visionado pasaron del 70% al 90% utilizando exactamente el mismo vídeo.
"Literalmente, todo ha subido desde que cambiamos a eWebinar. Tenemos más gente inscrita. Hay más asistentes. Hay más personas que permanecen más tiempo en los seminarios web. Y están interactuando y participando más en el seminario web".
- Kevin Andrews, director de habilitación de clientes, BombBomb
3. Posibilidad de que los asistentes hagan preguntas y los anfitriones respondan en su tiempo libre, para no tener que controlar constantemente el chat
Poder hacer preguntas e interactuar con el anfitrión es la razón por la que la gente saca tiempo para participar en un seminario web. En eso se diferencian los webinars de los vídeos, que no tienen chat. Si falta ese canal de comunicación, no se pueden establecer relaciones.
Sin embargo, si el chat sólo está disponible en directo, es necesario que el anfitrión esté presente para responder mientras se desarrollan las sesiones, incluso si no se formulan preguntas, lo que anula el propósito de la automatización y la posibilidad de realizar seminarios web sin estar presente.
Sabíamos que necesitábamos ofrecer un sistema de chat robusto que permitiera a los anfitriones responder a las preguntas de los asistentes en tiempo real a través del chat en vivo o de forma asíncrona por correo electrónico si se desconectaban. Este tipo de sistema de chat ya existe y lo encontramos todos los días. Es como el soporte de chat en vivo en un sitio web cuando aparece esa pequeña burbuja de chat en la esquina. Si haces una pregunta y no obtienes una respuesta inmediata, sabes que te responderán más tarde por correo electrónico.
Proporcionar este nivel de flexibilidad a la hora de responder al chat hizo posible que nuestros clientes hicieran que sus seminarios web estuvieran disponibles las 24 horas del día, con la tranquilidad de que todas las preguntas de los asistentes seguirían recibiendo respuesta, ya fuera en el momento o en el momento más oportuno.
"La primera vez que utilicé eWebinar, me quedé sorprendido porque conocía lo que ofrecían las otras plataformas. Y, de repente, me conecté con alguien -una persona en directo al otro lado de este producto de seminario web- y respondió a mis preguntas. No me lo podía creer".
- Matt Duhon, empresa de servicios hipotecarios y financieros de la lista Fortune 500
Estos 3 objetivos principales se convirtieron en la columna vertebral de lo que ahora es eWebinar.
¿Estás preparado para escapar del infierno de la web?
Si te sientes identificado con el dolor y los problemas descritos anteriormente, ahora sabes que hay una salida. Tómalo de alguien que no pudo escapar del infierno de la web durante años, la libertad del otro lado es sorprendente y dulce.
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