Cómo crear un seminario web: Guía definitiva
Jake Lizarraga
El valor de los asistentes a un seminario web -desde el punto de vista de la generación de clientes potenciales- es indiscutible, pero los costes en los que se incurre para conseguir que asistan y se conviertan son mucho menos evidentes. Esta guía le dará una visión general de:
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Cuál es el coste medio de un seminario web
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Cómo reducir los costes de organizar un seminario web de éxito
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Dónde debería asignar su presupuesto para webinars
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Cómo organizar varios seminarios web pagando menos
Sumerjámonos.
¿Cuál es el coste medio de un seminario web?
El coste medio de organizar un seminario web oscila entre 3.000 y 5.000 dólares. Sin embargo, es posible reducir drásticamente esta cifra automatizando varios aspectos de los seminarios web para crear una experiencia envolvente para los asistentes que no suponga un gasto excesivo.
Gastos de grabación del seminario web
Hay muchos costes asociados a la organización de un seminario web, pero el equipo y el software que utilice son las primeras inversiones financieras que tendrá que hacer.
Equipo para seminarios en línea
Grabar un vídeo de alta calidad sólo es posible si se dispone del equipo básico necesario para la tarea. Este conjunto de equipos necesarios incluye cámaras web de buena calidad, micrófonos externos/incorporados y un ordenador (supondremos que estás utilizando el tercero para leer esta guía).
Fuente: Guía de Tom
Esta es una de las áreas en las que no querrás escatimar, ya que renunciar a una webcam independiente en favor de la borrosa lente integrada que viene con tu portátil puede echar por tierra la calidad de la presentación. Del mismo modo, comprar el micrófono más barato te hará parecer poco profesional ante un público numeroso.
Después de todo, ¿cómo esperas que alguien confíe en ti lo suficiente como para comprarte algo si ni siquiera eres capaz de ofrecer un sonido y un vídeo nítidos durante la propia presentación? Gastar unos cuantos euros más en el hardware te ayudará mucho.
Para que quede claro, no es necesario gastarse una fortuna en el mejor equipo, ya que hay artículos relativamente baratos que pueden seguir ofreciendo una calidad de seminario web profesional. En nuestra guía completa sobre Recomendaciones de software y hardwarerecomendamos las siguientes opciones de gama media:
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Micrófono. El Audio-Technica AT2005USB es el micrófono cardioide que el equipo de eWebinar utiliza para podcasting. Cuesta más de cien dólares y no siempre está en stock, pero es una gran elección si puedes hacerte con uno.
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Cámara. En lugar de comprar una cámara web, te recomendamos que pruebes una aplicación móvil llamada Camo. No tenemos ninguna afiliación con ellos, pero la aplicación equipa su smartphone (iOS o Android) con todas las características de una cámara web, manteniendo una calidad de imagen superior.
Si ese combo no le parece el más adecuado, eche un vistazo a algunas de las guías de CNET sobre los mejores micrófonos y cámaras. El autor de este artículo utiliza personalmente el Blue Yeti Nano y Logitech C922 Pro que se han mantenido muy bien en los últimos años.
Software para seminarios web
Aunque contar con un equipo fiable es esencial, conseguir una solución robusta para webinars es igualmente importante. El mejor equipo de grabación del mundo no aportará ni una sola conversión si tu presentación tiene fallos y retrasos porque has elegido el software para webinars equivocado.
¿Cuánto cuesta el software para seminarios web?
La cuota anual de una plataforma de seminarios web sólida oscila entre menos de mil y miles de dólares al año. Las plataformas de webinars más baratas tendrán capacidades más limitadas que pueden afectar negativamente a la experiencia del webinar y generar costes adicionales a largo plazo (ya sea en forma de tiempo, dinero o clientes potenciales perdidos).
Existen innumerables reseñas G2 de clientes insatisfechos que se dejaron seducir por una plataforma de webinar gratuita o de bajo coste sólo para pasar horas hablando con el servicio técnico, esperando días a que se solucionara el problema y, en última instancia, teniendo un nuevo problema durante la propia presentación:
Fuente: G2
Ya se trate de que los asistentes no puedan conectarse desde su dispositivo móvil, de que el audio desaparezca a mitad de la presentación o de la latencia del webinar o la latencia del webinar, que provoca un almacenamiento en búfer constante durante el evento, muchas cosas pueden salir mal si se elige la plataforma equivocada.
De hecho, existe todo un triángulo de dificultades técnicas que pueden ocurrir durante las presentaciones en directo:
¿Cuál es la mejor plataforma para webinars?
Hay muchos matices a la hora de elegir la solución adecuada para sus necesidades, por lo que le recomendamos que consulte nuestra guía completa sobre las mejores plataformas de webinars. Aquí tienes una lista de las plataformas de webinars que cubrimos en ese resumen:
Las mejores plataformas de seminarios web en directo:
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ClickMeeting
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Livestorm
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BigMarker
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Zoom
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GoToWebinar
Mejores plataformas de seminarios web pregrabados:
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eWebinar (nuestro producto)
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Demio
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EasyWebinar
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WebinarGeek
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EverWebinar
Puede que ni siquiera se haya planteado utilizar un software de seminarios web pregrabados como eWebinar (que es nuestro producto), pero la automatización de seminarios web tiene múltiples ventajas. Profundizaremos en cómo la automatización de webinars puede reducir costes y aumentar el ROI en la sección final de esta guía.
Para empezar, la suposición de que los webinars pregrabados tienen tiempos de visionado más bajos puede ser correcta con otro software pero lo contrario ocurre en nuestra plataforma. Los webinars pregrabados en eWebinar tienen una media tiempos de visionado mucho mayores que los webinars en directo, superando a menudo del 80% al 90%.:
Gastos de promoción del seminario web
Si tiene que pagar a un ponente invitado para que promocione su seminario web entre su audiencia o a un escritor para que cree una entrada de blog promocionando el evento, el coste de la publicidad de sus eventos virtuales aumentará rápidamente.
He aquí algunos de los métodos de promoción más comunes y sus costes asociados:
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Marketing por correo electrónico. Tendrás que pagar a alguien para que escriba el texto del correo electrónico y una plataforma con la que enviarlo. Las herramientas de marketing por correo electrónico más conocidas, como ConvertKit, Mailchimp y Omnisend, cuestan a partir de 15 dólares al mes (con planes gratuitos para los clientes que tienen listas de correo más pequeñas).
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Publicidad de pago. Los anuncios de pago en Google, Facebook o LinkedIn pueden ser una forma rápida de atraer a muchos asistentes a su seminario web. Sin embargo, son más adecuados para eventos puntuales, ya que no son realmente una fuente rentable de asistentes para webinars recurrentes.
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Redes sociales. El marketing orgánico en redes sociales suele considerarse uno de los métodos de promoción más baratos. Dicho esto, tendrá que pagar a alguien para que cree el contenido, gestione la página y se relacione con los seguidores, por lo que hay que tener en cuenta muchos costes variables.
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Asociaciones. Las asociaciones pueden consistir en esfuerzos de promoción cruzada con los invitados a su seminario web o con personas influyentes con una gran audiencia que puedan estar interesadas en su oferta. Las primeras suelen ser gratuitas, mientras que el coste de las segundas varía en función de la popularidad del influencer con el que se asocie.
Con tantos métodos de promoción gratuitos y de pago, su kilometraje variará en términos de coste total.
Para obtener más información, lea nuestra guía completa sobre 25 formas de promocionar un seminario web permanente a la carta
Gastos de alojamiento de seminarios web
Tanto si transmite un seminario web en directo como si utiliza un vídeo pregrabado, es posible que tenga que pagar por el alojamiento. Sobre todo si quieres alojarlo en tu propio dominio en lugar de en una plataforma de terceros.
Consejo: Nuestra plataforma, eWebinar, le permite subir cualquier vídeo de YouTube, Zoom o Vimeo.
La mayoría de las plataformas de webinars incluyen los costes de alojamiento (dentro de un cierto límite) en el precio de su suscripción mensual. Sin embargo, puede incurrir en gastos adicionales si excede la capacidad de alojamiento asignada (normalmente medida por el número de asistentes al webinar).
Lo que acabe pagando dependerá de la plataforma que utilice y del número de asistentes que espere. Por ejemplo, una suscripción a Zoom Webinars empieza al razonable precio de 79 $/mes para 500 asistentes, pero se multiplica por más de 4 hasta 340 $/mes para 1.000 asistentes.
Fuente: Zoom
Por otro lado, la opción de alojamiento gratuito a través de YouTube Live le ahorraría algo de dinero, pero eliminaría la oportunidad de recopilar datos de clientes potenciales antes del seminario web o de realizar un seguimiento de los asistentes una vez finalizada la presentación.
Como no todo el mundo convertirá durante el seminario web, acabará perdiendo un montón de clientes potenciales. El coste de oportunidad de no ser capaz de nutrir los clientes potenciales después de su seminario web será magnitudes mayores que lo que habría pagado por un software de webinar adecuado.
Si el modelo de precios de Zoom y la falta de captación de clientes potenciales de YouTube no le atraen, no dude en consultar nuestra página de preciosEl plan básico de eWebinar le permite alojar a 3.000 participantes mensuales por sólo 99 dólares al mes - que es exactamente 10 veces más barato que los 990 $/mes de Zoom.
Reducir los costes de los seminarios web mediante la automatización
Organizar un seminario web una sola vez suele ser más caro que organizar varias sesiones.
Esto puede sonar contradictorio, ya que la suposición común es que cuantos más webinars organice, mayores serán los costes. Esto solo es cierto si organizas un webinar en directo y asistes a todas las sesiones.
Automatizar un seminario web permite repetir la misma presentación una y otra vez.
Esta economía de escala reduce el coste por seminario web al permitirle organizar un número infinito de sesiones tras crear la presentación una sola vez. Pero, ¿qué necesita para empezar a aprovechar las ventajas de la automatización de webinars?
Qué necesita para automatizar un seminario web
Todo lo que necesitas para automatizar un webinar es:
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A vídeo de la presentación (sólo hay que pagar una vez por su creación y luego se puede distribuir infinitamente)
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A plataforma de seminarios web para alojar su presentación, facilitar las inscripciones de los asistentes y permitir la captación de clientes potenciales.
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A estrategia de captación de clientes potenciales para dirigir a la gente hacia la página de registro de su seminario web automatizado.
El primer punto queda fuera del alcance de este artículo, así que consulte nuestra guía completa sobre Cómo crear un seminario web pregrabado para obtener instrucciones paso a paso.
Por supuesto, la plataforma de alojamiento de webinars que elija necesitará ciertas características para garantizar que la experiencia de un webinar automatizado no sólo iguale, sino que supere, la de una presentación en directo. Las características imprescindibles de una plataforma de webinar automatizado son:
Las tres características clave que hay que buscar en un software de seminarios web pregrabados son:
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Chat en directo. La comunicación bidireccional es esencial para captar la atención de los asistentes, responder a sus preguntas y objeciones y, en última instancia, asegurarse de que se conviertan durante (o después) de la presentación del seminario web.
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Interactividad. Las funciones interactivas que permiten a los asistentes participar durante la presentación harán que se queden más tiempo, los mantendrán comprometidos y aumentarán las probabilidades de que estén listos para convertir cuando su webinar CTA del webinar.
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Horario flexible. Parece obvio, pero facilitar la asistencia a su seminario web hará que más personas asistan a él. Nuestra plataforma cuenta con una función de zona horaria dinámica para que la hora a la que se reproduzcan las sesiones programadas se adapte en función del lugar de residencia del asistente.
De hecho, incluso los costes de promoción pueden reducirse mediante automatizando su embudo de seminarios web de tal forma que conducir el tráfico a la parte superior del embudo sea todo de lo que tenga que preocuparse (y el resto del proceso de conversión sea esencialmente gratuito).
Esto nos lleva a la generación de clientes potenciales, que suele realizarse a través del correo electrónico, las redes sociales y los anuncios de pago.
Ya hemos repasado los diferentes métodos de promoción y los costes asociados a cada uno de ellos en otra sección anterior, así que, para terminar, aquí tiene algunas de las mejores prácticas a la hora de dirigir clientes potenciales hacia su seminario web automatizado:
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Público objetivo. Si bien es cierto que conseguir más ojos en su página de destino puede conducir a más inscritosno siempre se traducirá en más asistentes - y mucho menos clientes. Es mejor dirigirse a un público reducido con mensajes específicos que intentar atraer a las masas con discursos repetitivos.
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Tasas de conversión. Construir una página de aterrizaje de webinar de alta conversión se reduce a conseguir tráfico relevante (véase más arriba), responder a las preguntas que puedan tener los visitantes de su sitio web y convencer a los posibles clientes de que usted es la persona adecuada para resolver su problema.
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Mantener la confianza. Nunca ponga en juego su reputación para conseguir más clientes potenciales. No merece la pena perder la confianza de tu público por tácticas deshonestas como hacer promesas que no puedes cumplir, ofrecer soluciones sólo para encerrarlas tras un muro de pago o añadir asistentes falsos en el chat.
¿Cuándo se debe automatizar un webinar?
Por último, pero no menos importante, probablemente se pregunte cuándo debe automatizar su seminario web.
Estos son los criterios que deben cumplirse:
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Su webinar es una presentación recurrente en lugar de un evento único
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Te encuentras diciendo las mismas cosas una y otra vez durante cada sesión
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Estás lo suficientemente familiarizado con las preguntas/objeciones del público como para abordarlas de forma proactiva.
Si su seminario web cumple estos requisitos, es probable que haya llegado el momento de automatizarlo para reducir costes, llegar a un público más amplio y aumentar el número de conversiones que genera para su empresa.
Experimente usted mismo un seminario web automatizado
Si quiere experimentar de primera mano un seminario web automatizado, vea nuestra demostración rápida a la carta:
Conclusión
Ya se trate de contratar a oradores principales, conseguir inscripciones de nuevas audiencias o comprar equipos, la mayor parte de los costes proceden de la creación de un seminario web y no de su distribución. Si pagas tanto para crear un activo comercial que satisfaga las necesidades exclusivas de tus clientes potenciales, ¿por qué solo lo aprovecharías una vez?
Si desea ver cómo es un seminario web automatizado con menores costes, mayor alcance y mejores tasas de conversión, vea nuestras demostraciones a petición creadas con el propio eWebinar:
Es muy fácil empezar.
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