Limitaciones de las reuniones de Zoom: Qué son y cómo evitarlas

Hace sólo unos años, la palabra "zoom" evocaba o bien el zumbido de algo que pasa muy deprisa por delante de uno, o bien la acción de ampliar algo para verlo mejor en un smartphone. Ahora la palabra ha adquirido un nuevo significado gracias al software de videoconferencia que ha arrasado en todo el mundo.

El rumor sobre Zoom (zoom.es), una plataforma de comunicación digital de gran éxito, ha llegado a oídos de trabajadores de todo el mundo, sobre todo de los que trabajan a distancia.

Forbes la calificó de "la mejor de su clase en videoconferencias" y atribuye a la empresa una ayuda clave para sortear los cierres forzosos de la pandemia COVID-19.

Mientras que software de videoconferencia ha cambiado las reglas del juego para muchos, no está exento de limitaciones. Esto incluye sus limitaciones literales en términos de las características que soporta, así como algunas limitaciones más amplias que no son necesariamente exclusivas de Zoom.

Echemos un vistazo a ambos y a las opciones que puede tener para solucionarlos.

Las limitaciones literales de las reuniones con zoom

Los seres humanos no son perfectos, así que tampoco podemos esperar que nuestra tecnología lo sea.

Las tecnologías de videocomunicación pueden parecer en principio formas perfectas de reunir a la gente (sin reunirla realmente.) Pero cada una tiene sus propios defectos que merece la pena comentar. En el caso del plan gratuito Zoom Basic, hay algunos que nos gustaría señalar.

Número de usuarios por sesión

En primer lugar, hablemos de números. Tanto las cuentas gratuitas de Zoom como las Pro están limitadas a un máximo de 100 participantes. Si tiene una cuenta Business de pago, puede celebrar una reunión de Zoom con hasta 300 participantes, y con una cuenta Enterprise, esa cifra aumenta hasta 500.

Pero a menos que se compartan dispositivos, Zoom cierra la puerta virtual a otras personas que quieran unirse a ti. Así que, aunque esto es genial para reuniones de grupos más pequeños, no es precisamente ideal para una gran reunión o seminario web. Las reuniones de grupos especialmente importantes pueden tener más de 100 participantes por reunión.

El límite de admisión es especialmente inútil cuando tienes que hablar con mucha gente y quieres dar a todos la oportunidad de hablar, pero no puedes por las limitaciones de tiempo, lo que nos lleva al siguiente punto.

Límite de tiempo por sesión

Después de los límites de admisión para los planes gratuitos y las cuentas de Zoom de pago, otro problema de Zoom son sus límites en la duración de las reuniones. El límite de tiempo de 40 minutos para los usuarios gratuitos puede ser un pequeño problema si estás intentando utilizar el software para algo como una clase online y no puedes permitirte la actualización a una cuenta de pago.

En general, 40 minutos es un límite de tiempo bastante restrictivo para la mayoría de los casos. Puede estar bien para una reunión rápida, pero rara vez encontrarás clases o reuniones semanales que no superen el límite de 40 minutos.

Para evitar esta limitación, si necesita reunirse con alguien durante más de 40 minutos, puede considerar la posibilidad de utilizar un software diferente o (como solución) programar reuniones varias veces seguidas.

También vale la pena señalar que el límite de tiempo de 40 minutos para los usuarios gratuitos de Zoom no se aplica a las reuniones individuales, por lo que no tendrás que preocuparte tanto por la duración de la reunión si el número de participantes se limita a dos personas.

En concreto, los usuarios gratuitos de Zoom pueden celebrar reuniones ilimitadas de hasta 30 horas para reuniones individuales.

Aún así, los usuarios de una cuenta gratuita de Zoom tendrán dificultades para mantener cada reunión de Zoom por debajo de los 40 minutos, ya que rara vez se trata de una videoconferencia entre el anfitrión y otra persona. Y lo que es peor, llegar inesperadamente al límite de tiempo durante la videoconferencia podría dificultar la revisión del chat de equipo de Zoom.

Zoom dispone de una función de transcripción de audio, pero sólo para cuentas de pago con Zoom Pro o superior.

Número de seminarios web

Cuando se trata de seminarios web, Zoom se complica un poco más. El número de webinars que puedes organizar viene determinado por tu tipo de cuenta: Zoom Webinar o Zoom Events. Estas son diferentes de otras cuentas de Zoom, o del complemento Large Meetings, que comienza en 67 dólares al mes.

• La capacidad básica de Zoom Webinar incluye todas las características siguientes:

• Sesiones ilimitadas de seminarios web de hasta 30 horas cada una

• Marca tu Webinar de Zoom con un backsplash personalizado y control sobre los fondos virtuales de los oradores

• Posibilidad de exportar las listas de inscritos y asistentes

• Integración con herramientas de CRM y de automatización del marketing

• Monetice su seminario web mediante la inscripción de pago

• Posibilidad de transmitir en directo su seminario web a plataformas de terceros

• Grabe su seminario web en la nube de Zoom

• Acceso a los informes posteriores a la sesión

Al no haber límite en el número de webinars que puedes tener, esto parece bastante bueno. Sin embargo, lo que merece la pena destacar es el coste.

106 $ al mes para 500 participantes es el plan de nivel más bajo.

Si esperas acoger a 1.000 personas en tu webinar, tendrás que contratar el paquete adecuado, que cobra 452 dólares al mes. Navegar por estos planes y precios es uno de los inconvenientes del nuevo Zoom, que se ha ampliado para ofrecer una gama más compleja de ofertas.

Incluso si a un usuario con licencia le parece bien pasar a cuentas de pago, podría ver cómo aumenta rápidamente el coste de su suscripción mensual a medida que aumentan sus reuniones y webinars. Hay poco término medio entre las limitaciones de los usuarios gratuitos de Zoom y el coste de un usuario con licencia en el plan de empresa.

Límite de grabación en la nube

¿Has participado alguna vez en una reunión de Zoom que se grabó? Si es así, es posible que hayas oído al anfitrión mencionar que la grabación se almacenaría en la nube.

Los planes básicos gratuitos, como es de esperar, no tienen acceso al almacenamiento en la nube. Los planes Pro y las licencias Business obtienen 1 GB de almacenamiento en la nube. Para ponerlo en perspectiva, una hora de vídeo a 720p requiere aproximadamente 1 GB de almacenamiento.

Las audioconferencias suelen ocupar mucho menos espacio de almacenamiento, así que si no tienes intención de utilizar el vídeo durante cada reunión, esto podría aliviar algunas de las limitaciones. Sin embargo, esto rara vez funcionará en reuniones clave y seminarios web en los que alguien (aunque solo sea el anfitrión) tenga que encender la cámara.

Nota: En comparación, las cuentas de empresa disponen de almacenamiento ilimitado en la nube.

Límite de la vista de la galería

La vista de galería de Zoom es el diseño que muestra el mayor número de participantes a la vez en una cuadrícula en la pantalla del usuario.

• Los usuarios de Desktop Zoom están limitados a 49 participantes

• Los usuarios de móviles sólo ven el 4

• Los usuarios de iPad ven 9

• Los usuarios de Zoom Rooms pueden ver 25

Las limitaciones más amplias de Zoom (y del software de Live Meeting en general)

Algunas de estas limitaciones son exclusivas de Zoom. Otras no lo son. Es importante entender que hay limitaciones más amplias en el software de reuniones en vivo, y son restricciones que los usuarios suelen sentir cuanto más se familiarizan con ellas.

Las reuniones periódicas en directo consumen tiempo y energía

¿Alguna vez has estado en una reunión o en una videollamada y has pensado que tu tiempo podría estar mejor empleado literalmente en cualquier otra cosa? Si es así, no eres el único.

Numerosos estudios han revelado que las reuniones se consideran una de las actividades más derrochadoras en el lugar de trabajo. Y, por desgracia, participar en una llamada de Zoom o en un Google Meet no es mucho mejor en lo que a reuniones se refiere.

Este problema se ha generalizado aún más con la introducción de las reuniones instantáneas.

Recuerde que las reuniones en directo siguen siendo reuniones en directo aunque se produzcan a través de los unos y ceros de Internet. Con el repentino aumento del trabajo a distancia tras el brote de COVID-19, es posible que las reuniones en directo hayan aumentado en lugar de disminuir en muchos casos.

Las reuniones en directo no pueden adaptarse a los horarios de todos

Una de las cosas más difíciles de trabajar con otras personas es encontrar tiempo para trabajar realmente con ellas.

Las reuniones en directo son una forma estupenda de conectar con personas que se encuentran en zonas horarias o lugares diferentes, pero tienen sus limitaciones. La mayor es que las reuniones en directo requieren que todos estén disponibles al mismo tiempo.

Esto puede ser un gran problema si trabajas con personas en diferentes zonas horarias, o si alguien tiene que salir por una emergencia.

También hay que tener en cuenta que las reuniones en directo pueden alterar el flujo de trabajo. Si estás en medio de algo y tienes que dejar lo que estás haciendo para asistir a una nueva reunión, puede ser difícil volver al flujo de cosas después.

La fluidez es algo poderoso, por lo que saltar entre tareas y plataformas en rápida sucesión puede resultar incómodo e ineficaz. Las plataformas SaaS de alcance inteligente, como LaGrowthMachinele permiten crear conversaciones multicanal totalmente personalizadas a gran escala sin tener que interrumpir su estado de flujo.

El número de reuniones en directo tiene un límite

Sólo hay 24 horas en un día. Solo tenemos un número limitado de horas para hacer nuestro trabajo y, a medida que el mundo está cada vez más conectado, parece que pasamos cada vez más tiempo en reuniones.

No es raro que la gente pase horas en reuniones cada día. Aunque algunas de esas reuniones son necesarias, muchas no lo son.

Pero incluso si sólo tienes una o dos reuniones al día, eso sigue siendo tiempo que podrías estar utilizando para hacer trabajo real, y el problema con Zoom (y otro software de reuniones en directo) es que es muy fácil tener demasiadas reuniones.

Siempre hay un límite en el número de reuniones en directo que puedes celebrar. Una vez alcanzado ese límite, todas las reuniones se programarán para la misma franja horaria. Eso significa que tendrás que elegir a qué reuniones asistir o que tendrás que pasar a los planes de pago de Zoom que permiten más franjas horarias.

Las reuniones en directo tienen poca asistencia en un mundo a la carta

En nuestro mundo a la carta, la gente está acostumbrada a obtener lo que quiere, cuando lo quiere. Esto es especialmente cierto cuando se trata del consumo de contenidos. Todos estamos acostumbrados a poder acceder a cosas a la carta; podemos ver programas de televisión y películas cuando queramos, escuchar música cuando queramos, etc.

Piense en todas las personas que conoce que están suscritas a un servicio de streaming; es un mercado que ha crecido de 17.000 a 67.000 millones de dólares. 17 000 millones a 67 000 millones de USD desde 2016.

Pero cuando se trata de reuniones en directo, tenemos que estar disponibles a una hora determinada, o nos perdemos. Esto es especialmente difícil si se tiene en cuenta que la gente está repartida por todo el mundo en diferentes zonas horarias.

Las reuniones en directo son incoherentes e imprevisibles

En las reuniones en directo, el anfitrión tiene que preocuparse de las dificultades técnicas, los problemas de conexión a Internet y asegurarse de que no se le escapa algo accidentalmente, todo lo cual puede dar lugar a una reunión de Zoom poco fructífera.

Mientras tanto, los participantes tienen que lidiar con sus propios problemas individuales, como intentar mantener la concentración cuando no están en un entorno de reunión tradicional o hacer frente a las distracciones en casa. Tener en cuenta un límite de tiempo de 40 minutos por reunión no hace sino aumentar una experiencia ya de por sí llena de distracciones.

Cómo superar las limitaciones de las reuniones virtuales en directo con eWebinar

Las reuniones en directo siempre serán necesarias e importantes, por lo que hay que seguir sorteando sus limitaciones lo mejor que se pueda. Sin embargo, algunas reuniones en directo pueden ser más frustrantes que otras cuando se repite el mismo contenido cada vez y todas las reuniones son esencialmente iguales.

Por ejemplo, presentaciones de ventas, demostraciones de productos, sesiones de formación, incorporación de clientes, cursos en línea o incluso coaching vital.

Los equipos de éxito del cliente, por ejemplo, a menudo se encuentran presentando exactamente la misma sesión de incorporación una y otra vez a los nuevos clientes. Aunque este tipo de enfoque de alto contacto es eficaz, no es escalable y puede ser agotador y desmoralizador.

Si usted o su equipo se encuentran dando exactamente la misma presentación virtual una y otra vez, hay una manera de sortear las limitaciones más amplias de Zoom que hemos descrito anteriormente, que es automatizar esas reuniones con software de webinar a la carta como eWebinar.

eWebinar es una solución automatizada para seminarios web que combina vídeos pregrabados con interacciones preestablecidas y chat en directo para ofrecer siempre una experiencia atractiva a los asistentes sin que sea necesario que usted esté presente para celebrar ninguna sesión en directo.

Veamos de nuevo rápidamente las 5 limitaciones más generales de reuniones y seminarios web de Zoom para demostrar cómo eWebinar las supera todas:

Las reuniones en directo consumen tiempo y energía

Como las presentaciones están pregrabadas en eWebinar, recupera todo ese tiempo y energía, que puede redirigir hacia las cosas que de otro modo no podría hacer.

Acomodar los horarios de todos

Las reuniones programadas en directo no pueden adaptarse a los horarios de todo el mundo. Por otro lado, las opciones de programación flexible de eWebinar le permiten ofrecer sesiones a la carta las 24 horas del día, los 7 días de la semana y/o de forma recurrente a las mejores horas del día en las zonas horarias locales de los asistentes.

Sobrecarga de reuniones en directo

Hay un límite en el número de reuniones en directo que se pueden celebrar, pero literalmente no hay límite en el número de reuniones que se pueden celebrar con eWebinar. Todas las suscripciones incluyen sesiones ilimitadas y un límite mensual de miles de participantes.

Las reuniones en directo tienen poca asistencia en un mundo a la carta. La asistencia media de todos los clientes de eWebinar es del 65%, lo que supone un 46% más que la tasa de asistencia media de los seminarios web en directo de todo el sector. Esto se debe a que los clientes pueden unirse a una sesión cuando les convenga (no cuando a usted le convenga), lo que incluye unirse a una bajo demanda.

Las reuniones en directo son incoherentes e imprevisibles. Como la presentación está pregrabada, siempre tiene la misma calidad. Los vídeos nunca tienen un día "malo". Además, los webinars automatizados son mucho menos propensos a los problemas técnicos que las reuniones virtuales en directo.

Otras ventajas del eWebinar

Más allá de la capacidad de eWebinar para superar las limitaciones de las reuniones virtuales en directo, hay otras dos ventajas clave que se obtienen con eWebinar:

Un toque personal (escalable) con el chat en directo

El sólido sistema de chat de eWebinar le permite mantener la experiencia de contacto que se obtiene en las reuniones en directo. Puede responder a los mensajes de chat en tiempo real o más tarde por correo electrónico. En cualquier caso, los asistentes se sentirán escuchados y podrá seguir obteniendo valiosos comentarios de ellos.

Experiencia interactiva de principio a fin

eWebinar ofrece una biblioteca única de más de 15 interacciones -como encuestas, preguntas, cuestionarios, consejos, folletos y mucho más- que puede programar para que aparezcan en momentos determinados a lo largo de su presentación. En este sentido, las reuniones automatizadas de eWebinar pueden ser más atractivas que las reuniones en directo, ya que pueden hacerse interactivas durante toda su duración.

Zoom destaca como sala de conferencias, pero está claro que puede resultar limitado y caro para otros casos de uso. Si está interesado en saber más sobre cómo eWebinar puede ayudarle a superar las limitaciones de las repetitivas reuniones en directo, únase ahora a una demostración a la carta de 20 minutos¡!