Formularios de inscripción a seminarios web: Cómo diseñarlos para aumentar la asistencia a los seminarios web

Puede que no se dé cuenta, pero el proceso de registro en un seminario web puede ser fundamental para el éxito del mismo. Un formulario de registro eficaz puede aumentar el número de inscripciones y conseguir que más personas asistan a su evento en línea.

Por eso hemos creado esta guía, para ayudarle a sacar el máximo partido de sus inscripciones a seminarios web. Veremos por qué son importantes los formularios de inscripción a seminarios web, cómo crear uno, qué incluir y qué omitir.

Esto es lo que trataremos:

• ¿Qué es un formulario de inscripción a un seminario web?
• Por qué son importantes los formularios de inscripción a los seminarios web
• Qué incluir en un formulario de inscripción a un seminario web
• Cómo crear un formulario de inscripción a un seminario web

Aunque cree el formulario de inscripción perfecto, el número de asistentes a su seminario web siempre estará limitado por la fecha y la hora en que se ofrezca. (Es literalmente imposible adaptarse a los horarios de todo el mundo).

Para evitar este problema, también le presentaremos nuestro producto, eWebinaruna plataforma de webinars automatizada que le permite ofrecer webinars pregrabados las 24 horas del día sin sacrificar la interactividad y la comunicación bidireccional que hacen que los webinars sean especiales. 

El resultado: índices de asistencia 2 veces superiores a la media del sector.

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¿Qué es un formulario de inscripción a un seminario web?

Un formulario de inscripción a un seminario web es un formulario que los asistentes potenciales rellenan para inscribirse en un seminario web. Estos formularios aparecen en el momento crítico en el que alguien que expresa interés en su seminario web se convierte en un cliente potencial al compartir su nombre y dirección de correo electrónico con usted.

Las plantillas de formularios de inscripción a seminarios web están diseñadas para recopilar información de contacto como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y otros datos clave sobre su público objetivo.

Fuente

Aunque es una buena idea limitar la recopilación de datos en los formularios de contacto para reducir la fricción en el proceso de registro, los campos adicionales del formulario le ayudarán a comprender mejor a su público objetivo, le permitirán adaptar la comunicación a ellos y contribuirán a la futura generación de clientes potenciales. 

Un formulario de registro para eventos bien diseñado puede aumentar la asistencia al crear una experiencia de usuario fluida para cualquiera que se inscriba en su seminario web en línea. 

Por qué son importantes los formularios de inscripción a los seminarios web 

He aquí cinco razones por las que los formularios de inscripción deben formar parte esencial de su estrategia de comunicación de seminarios web:  

• Captar clientes potenciales: La razón principal para utilizar un formulario de registro en un seminario web es obtener la información de contacto de los asistentes y captarlos como clientes potenciales. Mientras recopila la información de registro inicial, también puede incluir una casilla de verificación para preguntar a las personas que confirmen su asistencia si desean recibir comunicaciones en el futuro. Esto le permitirá conectar con personas que ya han mostrado interés en su seminario web, creando así un valioso recurso para promocionar sus productos, servicios y futuros seminarios web.
• Mejore los esfuerzos de marketing: Integrar el formulario de inscripción de su seminario web con herramientas de marketing, CRM y Google Analytics le permitirá crear flujos de trabajo personalizados que mejoren la experiencia de su audiencia. Por ejemplo, puede enviar notificaciones por correo electrónico a quienes dejaron de rellenar el formulario de inscripción a mitad de camino para recordarles que deben completarlo o preguntarles por qué abandonaron. Cuanto más exhaustivos sean sus esfuerzos de recopilación de datos, más podrá racionalizar los esfuerzos promocionales y diseñar campañas personalizadas para su público objetivo. 
• Conozca a su público objetivo: La recopilación de información demográfica mediante preguntas en los formularios de afiliación le ayudará a conocer mejor los antecedentes, intereses y necesidades de su público. A continuación, puede utilizar esta información para crear seminarios web de éxito diseñados para satisfacer las necesidades específicas de su audiencia. 
• Aumente la asistencia: Una página de aterrizaje del seminario web fácil de usar junto con un formulario visualmente atractivo crearán una experiencia de usuario fluida, haciendo más probable que la gente se inscriba para asistir. Los botones para compartir en las redes sociales también pueden ayudar a aumentar la visibilidad y hacer que la gente comparta el formulario de inscripción de su seminario web con sus colegas y amigos. 
• Mida el interés y la demanda: Puede juzgar la relevancia de su seminario web en función del número de personas que se inscriban. Aunque piense que tiene la llamada a la acción y el tema del seminario web perfectos, debe asegurarse de que sus seminarios resuenan entre su audiencia. Puede medir el nivel de interés y decidir qué contenido crear en el futuro en función del número de inscripciones.

Qué incluir en un formulario de inscripción a un seminario web

Averiguar qué incluir en la plantilla del formulario de registro de un seminario web es un acto de equilibrio. Quiere recopilar tanta información como sea posible, pero tampoco quiere que el público potencial se vaya. 

Si su objetivo es generar clientes potenciales, querrá minimizar el número de campos del formulario para que los formularios de inscripción a su seminario web no se conviertan en una barrera. Un proceso de inscripción largo o complicado puede disuadir a los asistentes potenciales de rellenar el formulario, lo que reduce el número de inscripciones. Si mantiene el formulario sencillo y conciso (como en el ejemplo siguiente), lo hará más accesible y fácil de usar, lo que animará a más personas a inscribirse en su evento en línea.

Aunque un formulario corto reduce la fricción y facilita la inscripción, si busca un público específico o está más interesado en la calidad que en el volumen, un formulario de inscripción más largo puede ser la mejor opción. Las preguntas más específicas filtrarán a las personas que no estén lo suficientemente interesadas como para responder y le proporcionarán clientes potenciales de mayor calidad. Su formulario de contacto puede actuar como una barrera para filtrar los clientes potenciales que no son adecuados para usted. 

Teniendo esto en cuenta, he aquí algunos detalles de la información de registro que debería considerar incluir en su formulario en línea:

• Información de contacto: El formulario de registro de su seminario web debe pedir el nombre y la dirección de correo electrónico de los asistentes. Esto es lo único imprescindible. Necesitará esta información para enviar detalles del seminario, recordatorios y comunicaciones de seguimiento.
• Datos demográficos: Puede solicitar información demográfica como el sexo, la edad y la ubicación para hacerse una idea más clara de su público.
• Preguntas personalizadas: Es posible que desee incluir una o dos preguntas personalizadas para recopilar información específica, como el cargo, la empresa o el sector de los asistentes, a fin de evaluar sus intereses y su nivel de experiencia.  
• Notificaciones de consentimiento y privacidad: Asegúrate de que los asistentes son conscientes de cómo utilizarás su información e incluye una casilla para que den su consentimiento para que te pongas en contacto con ellos en el futuro. De este modo se garantiza el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos, como el GDPR, y se genera confianza.
• Casilla de verificación: También puede incluir una casilla de verificación para que los asistentes se suscriban a su boletín o reciban información sobre futuros seminarios web. Esto le ayudará a aumentar su lista de contactos.
• Botones de redes sociales: Incluir botones de redes sociales en su formulario en línea animará a los inscritos a compartir su seminario web con sus amigos, lo que atraerá a más asistentes.
• Mensaje de confirmación y agradecimiento: Asegúrate de que tu creador de formularios incluya un mensaje de agradecimiento después de que los asistentes envíen el formulario confirmando su inscripción. Aunque también querrás enviarles un correo electrónico de confirmación con más detalles, un mensaje de agradecimiento en la página del formulario asegurará a los participantes que el proceso de inscripción se ha realizado correctamente.

A continuación se muestra un ejemplo de formulario de inscripción a un seminario web más largo diseñado para generar clientes potenciales de mayor calidad.

No lo olvide: elija la información que desea recopilar en función de la naturaleza de su seminario web. Decida si su prioridad es atraer a unos pocos clientes potenciales cualificados o conseguir que se inscriba el mayor número posible de asistentes.

También puede hacer que las preguntas adicionales sean opcionales o recopilar información más detallada de los asistentes después de que confirmen su asistencia. De este modo se consigue un equilibrio entre la recopilación de información útil y el respeto del tiempo y la privacidad de los asistentes.

Cómo crear un formulario de inscripción a un seminario web

Aquí tienes un tutorial paso a paso para ayudarte a crear un formulario de inscripción a un seminario web. 

• Elija una plataforma: Todas las plataformas de seminarios web incorporan algún tipo de formulario de registro. Esto incluye plataformas como eWebinar, Demio y Zoom. 

Aunque esto facilita la creación de formularios, si su plataforma de webinar no ofrece un creador de formularios con la flexibilidad que necesita para diseñar el formulario que desea, también puede utilizar un creador de formularios de terceros como Google Forms o Jotform. Si opta por esta opción, asegúrese de que su plataforma de webinar se integra perfectamente con el creador de formularios. 

Alternativamente, algunas plataformas de webinar, como eWebinarofrecen varios widgets de marketing que le permiten mostrar su formulario de inscripción como una ventana emergente en la página de inicio de su sitio web, como un formulario incrustado en una página de destino específica o como un banner en un artículo de blog.

• Diseñe su formulario: Diseñe su formulario en línea de forma que refleje el tema y la marca de su seminario web. Asegúrese de utilizar los mismos colores y fuentes, añada su logotipo y mantenga los mismos elementos gráficos. La coherencia visual es clave, ya que le da un aspecto profesional y, por lo tanto, puede fomentar más inscripciones.
• Añada los campos de formulario necesarios: Una vez que decida qué datos desea recopilar, cree los campos correspondientes en el formulario. Si tu formulario incluye muchas preguntas, asegúrate de marcar como obligatorios los campos que sean imprescindibles y haz que los demás sean opcionales.
• Establezca integraciones: Mejore sus esfuerzos de marketing integrando su formulario de inscripción con otras herramientas de marketing. Puede conectarlo a una plataforma de marketing por correo electrónico como Mailchimp para enviar correos electrónicos de confirmación automatizados una vez que alguien se haya inscrito, o conectar el formulario a su CRM para segmentar su audiencia y realizar un seguimiento específico tras el seminario web.
• Pruebe su formulario de inscripción al seminario web: Pruebe su formulario antes de enviarlo. Asegúrese de que todos los campos funcionan y de que las integraciones están configuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios y vuelva a probarlo hasta que esté satisfecho con la funcionalidad del formulario.

• Incruste o enlace el formulario: Si no utiliza una página de registro nativa de su plataforma de seminarios web, tendrá que incrustarla en su propia página de destino. También puede proporcionar un enlace directo al formulario en sus campañas de correo electrónico o publicaciones en redes sociales.

Un formulario de inscripción profesional y eficaz es un factor clave para crear un seminario web de éxito, ya que le ayuda a generar confianza y credibilidad a la vez que aumenta la probabilidad de atraer a más asistentes y hacer crecer su lista de contactos.

Si su prioridad es aumentar el número de asistentes, considere la posibilidad de organizar un seminario web automatizado. Los webinars automatizados permiten a su audiencia elegir la hora que más les convenga , lo que significa que nunca perderá a personas que no puedan asistir por ser un día u hora inoportunos. 

Nuestro producto, eWebinarha sido diseñado para resolver este problema. Convertimos cualquier vídeo pregrabado en un webinar atractivo e interactivo que puede programar de forma recurrente o poner a disposición bajo demanda, para que sus webinars estén disponibles cuando lo estén sus clientes, en cualquier franja horaria.

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