Cómo crear un seminario web: Guía definitiva
Jake Lizarraga
Un seminario web a la carta es un seminario web pregrabado que los inscritos pueden ver inmediatamente en lugar de seleccionar una hora programada para asistir.
Los webinars a la carta bien ejecutados (también conocidos como webinars evergreen) son beneficiosos porque:
- Su equipo ya no estará atascado organizando seminarios web repetitivos todo el tiempo, como por ejemplo para demostraciones, incorporación y generación de clientes potenciales.
- Las tasas de asistencia aumentan porque los clientes potenciales pueden unirse a una hora que les resulte conveniente en lugar de tener que esperar a una hora que funcione para su equipo.
- Las tasas de conversión aumentan porque los clientes potenciales pueden asistir al seminario web cuando su punto de dolor e interés son más fuertes.
- Siempre que utilice el mejor software para seminarios web a petición -como nuestro producto, eWebinar-, no tendrá que sacrificar la comunicación directa y el compromiso con los asistentes, que hacen que los seminarios web sean potentes.
Esta guía le guiará a través del flujo de trabajo paso a paso para crear un seminario web a la carta de alta conversión. ¡Vamos a ello!
Paso 1: Subir un vídeo
El primer paso para crear un seminario web a la carta es añadir un vídeo, ya que todo seminario web a la carta se construye en torno a un vídeo pregrabado. Puede ser un vídeo creado específicamente para este fin o una grabación de un seminario web.
Si utilizas eWebinar, permitimos a los usuarios subir un archivo, importar una grabación en la nube desde Zoom o pegar un enlace (como YouTube, Vimeo, etc.)
Alojamos todos tus vídeos dentro de nuestra plataforma, lo que significa:
- Si pagas por el almacenamiento en la nube en Zoom, puedes eliminar los vídeos después.
- Si añades un vídeo a través de un enlace pegado, no aparecerá la marca de la plataforma de vídeo (es decir, YouTube).
Si aún no ha grabado su vídeo y necesita ayuda con el contenido de su seminario web, puede empezar por consultar nuestros guiones gratuitos para seminarios web, diseñados específicamente para contenido perenne. También ofrecemos una gran cantidad de plantillas gratuitas para seminarios web (con cadencias de correo electrónico, copia de la página de aterrizaje, presentaciones de diapositivas, una variedad de interacciones y más) para facilitar a cualquiera la creación de contenido bajo demanda como este.
Paso 2: Establezca la disponibilidad de su seminario web
Si desea realizar seminarios web a la carta, supondremos que su objetivo es hacer que sus seminarios web sean lo más accesibles posible para los posibles asistentes en cualquier momento, las 24 horas del día.
Si ese es el caso, es importante tener en cuenta que no basta con hacer sus seminarios web a la carta. Aunque esto pueda parecer contradictorio -¡a la carta significa en cualquier momento! - hay otras opciones que hay que tener en cuenta a la hora de establecer la disponibilidad de su seminario web. Se dividen en tres categorías:
Analizaremos estos tres conjuntos de características con más detalle pero, en última instancia, se trata de maximizar las opciones de los participantes. Si haces que tus webinars estén disponibles las 24 horas del día de diferentes maneras, podrás aumentar tu asistencia y, por lo tanto, las tasas de conversión.
Opciones "a la carta
En eWebinar, tenemos una característica llamada sesión justo a tiempo, lo que significa que cuando la gente llega a su página de registro, siempre es "justo a tiempo" para que se unan a su seminario web. (Bonito, ¿verdad?)
La primera opción que verá cuando habilite las sesiones just-in-time es hacer que la gente pueda ver su webinar bajo demanda.
Si elige esta opción, cuando los clientes potenciales se registren en una sesión bajo demanda, su seminario web no comenzará hasta que hagan clic en un enlace para unirse a él, aunque esperen 20 minutos para hacerlo. Por lo tanto, a la carta.
También puede elegir que sus sesiones "just-in-time" se realicen con una frecuencia de 5 o 10 minutos (generalmente es lo que hacemos para nuestros propios webinars).
Si elige esta opción, cuando alguien llegue a su página de registro, una sesión siempre empezará dentro de los 5 o 10 minutos siguientes a su llegada. Por ejemplo, si tiene la opción "justo a tiempo" configurada en 5 minutos y un cliente llega a su página de registro a las 14:02, la siguiente sesión disponible que vea comenzará a las 14:05.
Es posible que los participantes tengan que esperar unos minutos, sí, pero el seminario web está efectivamente disponible bajo demanda y el colchón de unos minutos extra cumple un par de funciones importantes.
En primer lugar, un reloj de cuenta atrás crea urgencia para que la gente se registre ahora.
También les indica que su presentación funcionará como un seminario web tradicional en el sentido de que tiene una hora de inicio determinada, los asistentes al seminario web no podrán pausar el vídeo y deberán permanecer durante toda la duración si quieren verlo todo.
Este cambio de mentalidad es la razón por la que el tiempo medio de visionado de los seminarios web suele ser mucho mayor que el de los vídeos normales de formato largo. La gente dedica su tiempo -¡a menudo hasta una hora! - para escuchar lo que usted tiene que decir en un seminario web. En un vídeo, la gente se retira en cuanto se aburre o se salta los puntos críticos.
Los pocos minutos adicionales que nuestra función "justo a tiempo" puede proporcionar a sus asistentes les da un respiro para hacer ese cambio mental, acomodarse y prestarle toda su atención.
Conveniente programa recurrente
La razón por la que no basta con ofrecer sus seminarios web a la carta es que no todo el mundo estará libre en ese momento para entrar directamente a verlos.
Dar a los clientes potenciales la opción de añadir una próxima sesión a su calendario evitará que se vayan sin registrarse y que no vuelvan nunca. Una vez que se hayan inscrito, puede enviarles recordatorios (automatizados) para asegurarse de que recuerden cuándo deben acudir. Y como mínimo, habrás capturado su información de contacto, que podrás introducir en tu CRM a través de una de nuestras integraciones para el cultivo continuo de clientes potenciales.
A la hora de establecer una programación recurrente, la clave está en hacer que su seminario web esté disponible con frecuencia y a horas convenientes del día. Al tratarse de una grabación a la carta, no hay límite en el número de sesiones que puedes añadir.
En concreto, puede seleccionar:
- Fechas de inicio y fin (o que sea interminable)
- Los días de la semana en que está disponible
- Las horas del día en que comienza (11h, 14h, etc.)
- Y la zona horaria (la suya o la de su asistente)
Te recomendamos que ofrezcas al menos 3 o 4 sesiones diarias, excluyendo los fines de semana, si quieres. Asegúrate de incluir una sesión a primera hora de la tarde para las personas que quieran unirse después del trabajo.
Lo más importante es que configure las horas de inicio de sus seminarios web para que aparezcan en las zonas horarias locales de los asistentes y no en una zona horaria fija, presumiblemente la suya. De este modo, si ofrece sesiones a las 10 de la mañana, a las 2 de la tarde y a las 7 de la tarde, aparecerán a esas horas tanto si el participante vive en San Francisco como en Hong Kong. Las horas convenientes del día son relativas.
Para darle una perspectiva, en nuestra propia demostración de producto de 20 minutos, el 10% de los inscritos ven una sesión programada en lugar de unirse a la demanda (o ver una repetición - más sobre esto a continuación). Algunos de nuestros clientes informan de que la proporción entre las sesiones a la carta y las programadas es del 50%.
Piénsalo.
¿Está dispuesto a arriesgarse a perder entre el 10% y el 50% de los inscritos porque sólo ofrece sesiones a la carta?
Repeticiones de seminarios web
Las repeticiones de los seminarios web, cuando se activan, son la mejor opción "a la carta". Los participantes reciben un enlace para ver la repetición cuando quieran, de día o de noche, y tienen un control total sobre el vídeo. Pueden reproducirlo, ponerlo en pausa o saltarlo. Las personas que asisten regularmente a los seminarios web se decantan por esta opción, porque también pueden verlos a una velocidad 2X.
(Como referencia, alrededor del 16% de los inscritos en nuestras demostraciones optan por ver una repetición).
eWebinar es una de las pocas plataformas de seminarios web que permite a sus asistentes ver una repetición sin tener que asistir primero al seminario web. Y lo que es más importante, somos una de las pocas plataformas que le permiten ofrecer sesiones a la carta, sesiones programadas recurrentes y repeticiones de seminarios web, todo al mismo tiempo para el mismo seminario web. En la mayoría de las plataformas, hay que elegir una cosa o la otra.
Recuerde que se trata de dar opciones a la gente. Si les permite unirse a su seminario web cuando y como quieran, según sus condiciones, podrá aumentar drásticamente el porcentaje de asistentes.
La tasa media de asistencia de todos los clientes de eWebinar es del 65%. Esto supone un 46% más que la media del sector de los seminarios web. Nuestra propia demostración, en el momento de escribir este artículo, tiene una tasa de asistencia del 90%.
¿Se siente abrumado por todas las opciones de programación?
Si es así, esta es la configuración de programación que recomendamos para la mayoría de los casos de uso:
- Programa recurrente sin fecha de finalización
- Semanaddías a las 10h, 14h yd 18:00 horas, en el auditoriodde la zona horaria local de los asistentes
Paso 3: Configurar las notificaciones (como los recordatorios y los seguimientos)
El siguiente paso es configurar tres tipos de notificaciones: confirmación de registro, recordatorio y correos electrónicos de seguimiento. Por defecto, eWebinar tiene seis notificaciones por correo electrónico (dos de cada tipo) que han sido preparadas previamente para que usted las envíe tal cual o las personalice.
Los correos electrónicos de confirmación de la inscripción y de recordatorio ayudan a mejorar los índices de asistencia. Los correos electrónicos de confirmación permiten a los inscritos añadir fácilmente el evento, con el enlace de la reunión, a su calendario. Y los recordatorios evitan que se olviden de cuándo es el momento de participar. (Por supuesto, ambas cosas sólo se aplican a las sesiones programadas, no a las que son a demanda). Las repeticiones de los seminarios web tienen su propio correo electrónico de confirmación con un enlace especial para la repetición.
Los correos electrónicos de seguimiento son fundamentales, ya que le ayudan a empezar a establecer relaciones con los asistentes después del seminario web y a animarles a dar el siguiente paso en su viaje de cliente con usted. Por defecto, eWebinar envía dos correos electrónicos de seguimiento, uno a los que asistieron y otro a los que no lo hicieron.
Por supuesto, aunque nuestras notificaciones por correo electrónico predeterminadas están escritas por redactores experimentados, en última instancia son sólo recomendaciones. Puedes personalizarlas como quieras, deshacerte de las que no te gusten o añadir otras nuevas.
También nos integramos con Twilio, si quieres enviar notificaciones por SMS a los asistentes (siempre que recojas primero sus números de móvil).
Si está listo para pasar a la acción ahora, únase a nuestro seminario web bajo demanda y vea cómo puede crear su propio seminario web bajo demanda de alta conversión.
Paso 4: Añadir interacciones (como encuestas, consejos, folletos y formularios de contacto)
Al principio, muchas personas no están interesadas en los seminarios web a la carta porque, tradicionalmente, carecen de la participación de los seminarios web en directo.
Sin embargo, los modernos seminarios web a la carta son posiblemente más interactivos que los eventos en directo, gracias a las interacciones personalizadas y preprogramadas.
A diferencia de los seminarios web en directo, en los que el anfitrión se limita a decir a los asistentes que levanten la mano o escriban algo en el chat, los usuarios de eWebinar pueden programar interacciones para que aparezcan en la sala del seminario web en momentos oportunos a lo largo de la presentación, como por ejemplo
- Encuestas
- Folletos
- Preguntas
- Consejos
- Llamada a la acción
- Formularios de contacto
- Ofertas especiales
- Comentarios
- Y muchos más...
Aquí tiene una lista completa de nuestras interacciones. Tenemos más que cualquier otra plataforma de seminarios web.
Las interacciones también le permiten recopilar datos de calidad de los clientes, ya que puede solicitar comentarios, hacer preguntas y mucho más.
Por ejemplo, en nuestro propio seminario web de demostración a la carta (al que puedes unirte aquí para experimentar el eWebinar por ti mismo), preguntamos si los usuarios están haciendo vídeos actualmente o no. Nuestra plataforma es ideal para las marcas que ya crean sus propios vídeos, por lo que estos datos son útiles en nuestro marketing.
Puede segmentar el seguimiento posterior al seminario web en función de las respuestas de los asistentes a las interacciones para que cada persona reciba el contenido más personalizado posible.
Añadir una interacción en eWebinar es muy fácil:
- Arrastre el cabezal de reproducción a lo largo de la línea de tiempo del vídeo hasta que llegue al momento en que desee añadir la interacción.
- Seleccione la interacción deseada y añádala.
- Personalízalo a tu gusto, incluso añadiendo emojis o una imagen.
Este es un mucho proceso más fácil que en el típico software para seminarios web que requiere abrir el vídeo en una pestaña y el editor en otra. Luego tienes que buscar en el vídeo para encontrar el momento en el que quieres añadir la interacción. A partir de ahí, anotas la marca de tiempo en un papel, vuelves al editor de vídeo y escribes la marca de tiempo donde quieres que se produzca la interacción.
Recomendamos añadir una interacción cada 3-4 minutos para tener en cuenta la a veces corta capacidad de atención de los asistentes, aunque siempre se puede probar y añadir más o menos.
Para ver un excelente ejemplo de cómo utilizar las interacciones, únase a nuestra demostración.
Paso #5: Configurar el chat
La gente asiste a los seminarios web porque quiere tener la oportunidad de hacer preguntas. De lo contrario, también podrían ver un vídeo estático.
Tener la capacidad de chatear es fundamental. Sin embargo, el software tradicional para seminarios web a la carta no ofrece la posibilidad de chatear. En su lugar, los mensajes se reenvían automáticamente al correo electrónico.
Esto significa que los asistentes nunca recibirán una respuesta en directo en el seminario web, incluso cuando los miembros de su equipo estén disponibles para responder. Esto puede perjudicar las tasas de conversión, restarle valor a la experiencia de su marca y anular el propósito de asistir a un seminario web (la gente quiere hacer preguntas). Es por estas razones que muchas marcas continúan haciendo webinars en vivo en lugar de cambiar a on-demand.
En eWebinar, resolvemos este problema de la siguiente manera notificar a su equipo los nuevos mensajes a través de su canal preferido (correo electrónico, Slack o notificación del navegador). Un miembro del equipo puede tomarse unos segundos para responder en tiempo real antes de volver a sus otras tareas. O puede dar esto a su equipo de atención al cliente, que ya está respondiendo a las preguntas de los clientes.
Si su equipo no está disponible cuando un asistente envía un mensaje, recibe una respuesta automática que le informa de que su pregunta ha sido recibida y que le responderá más tarde por correo electrónico.
Más tarde, cuando su equipo pueda, podrá conectarse y responder a las preguntas no contestadas directamente dentro de la plataforma. Cada mensaje de chat recibe una respuesta oportuna de su marca y ninguna pregunta queda sin respuesta.
Configurar el chat es súper fácil, sólo tienes que seleccionar un moderador del chat -añade otros sin coste adicional- y luego elegir cómo quieres recibir las notificaciones: correo electrónico, escritorio o Slack.
También se pueden editar los mensajes de bienvenida y la respuesta automática, cuando se tarda en responder.
Para ver por sí mismo cómo funciona el chat en eWebinar, únase a nuestra demostración.
Paso 6: Personalizar la página de destino
Por último, cree una página de registro que obligue a la gente a inscribirse en su seminario web. Describa sus beneficios (lo que aprenderán) y haga que sea muy fácil y claro para los clientes potenciales inscribirse.
En eWebinar, ofrecemos plantillas de páginas de aterrizaje sencillas que puede editar con nuestro editor que no requiere codificación, personalizar a su gusto y añadir los colores y el logotipo de su marca.
Si los usuarios de eWebinar quieren más potencia, nos integramos con constructores de páginas de aterrizaje de terceros, como Unbounce, Leadpages o Instapage. Las páginas de registro y de agradecimiento de su seminario web estarán perfectamente conectadas a su seminario web cuando incruste uno de nuestros muchos widgets de marketing, como un botón, un formulario incrustado o un widget de barra fija.
Paso 7: Publicar y compartir
Una vez que el seminario web esté listo, puede publicarlo y promocionarlo utilizando el enlace proporcionado. También puede compartirlo en las redes sociales, como LinkedIn, utilizando uno de los iconos sociales.
También puede incluir el enlace de registro en anuncios, artículos de blog, boletines de correo electrónico y en cualquier otro lugar en el que comercialice en línea.
¿Por qué elegir eWebinar?
Si está pensando en organizar un seminario web a la carta, he aquí algunas cosas que hemos aprendido que tienen un impacto significativo en la asistencia, la participación y las tasas de conversión:
- Capacidad de respuesta al chat (¿Chatea con los asistentes cuando puede? ¿Las preguntas del chat quedan sin respuesta si no hay nadie en directo durante el seminario web? ¿O van directamente al correo electrónico? ¿Es capaz de responder a las preguntas no contestadas en el plazo de un día laborable?)
- Disponibilidad del seminario web (además de estar disponible a la carta, ¿qué otras opciones tiene la gente para unirse a su seminario web? ¿Qué pasa si no pueden participar en el seminario en ese momento? ¿Les da la opción de inscribirse en una próxima sesión o de ver una repetición, para que no reboten y no vuelvan nunca)?
- Interactividad del seminario web (¿es un vídeo estático a la carta o la experiencia de los asistentes es interactiva? ¿Qué grado de interactividad tiene? ¿Es atractivo de principio a fin?)
Aunque hay muchas plataformas que permiten la automatización de seminarios web, nosotros hemos creado eWebinar en torno a tres principios clave. Estamos orgullosos de decir que somos la única plataforma de webinar que:
- Permite responder a las preguntas del chat en directo (con su equipo recibiendo notificaciones de nuevos mensajes en lugar de asistir a cada sesión en directo) o de forma puntual a través del correo electrónico.
- El asistente tiene múltiples opciones para unirse al seminario web (a la carta, seleccionando una sesión futura o registrándose para ver una repetición)
- Ofrece la biblioteca de interacciones más avanzada y facilita la adición de todas las que quieras mediante un sencillo editor de líneas de tiempo de arrastrar y soltar.
Para ver por sí mismo cómo se siente un seminario web a la carta creado con eWebinar, únase a nuestra demostración hoy mismo. O, si está listo para sumergirse ahora, ¡inscríbase en nuestra prueba gratuita!
Para saber más sobre eWebinar y nuestros precios, visite nuestro sitio web.
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