Zoom Whiteboard Tutorial (Step-by-Step Guide)
Jake Lizarraga
Las herramientas de comunicación asíncrona son una forma estupenda de gestionar las comunicaciones y mejorar la productividad en el trabajo. Pero elegir las adecuadas puede ser todo un reto.
Así que hemos hecho el trabajo duro por usted. En este blog, echamos un vistazo a las 3 mejores herramientas de comunicación asíncrona en 5 categorías diferentes, desde la comunicación por vídeo a las herramientas de brainstorming.
Esto es lo que cubriremos en este post, por si quieres saltarlo:
- Comunicación síncrona frente a comunicación asíncrona
- Las 5 principales ventajas de la comunicación asíncrona
- 5 categorías principales de herramientas de comunicación asíncrona
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Nuestro producto es eWebinar, una plataforma de webinars asíncronos y herramienta de comunicación por vídeo. Los seminarios web no suelen mencionarse en las conversaciones sobre comunicación asíncrona. Estamos aquí para cambiar la convo. 😁
Comunicación síncrona frente a comunicación asíncrona
La comunicación sincrónica se produce cuando dos o más partes intercambian mensajes o hablan en tiempo real. Las llamadas telefónicas, las reuniones en persona con clientes, las llamadas de Zoom y los seminarios web en directo son ejemplos de comunicación sincrónica.
La comunicación asíncrona se produce "fuera de sincronía" cuando las personas no están presentes simultáneamente en una conversación. Con la comunicación asíncrona puedes interactuar con otra persona sin necesidad de que esté presente. El correo electrónico, el buzón de voz y las funciones colaborativas de Google Doc son algunos ejemplos de herramientas de comunicación asíncrona.
La principal diferencia entre la mensajería asíncrona y la síncrona es el momento de la conversación. Con la comunicación síncrona, como su nombre indica, el ida y vuelta se produce en tiempo real, mientras que con la asíncrona hay una respuesta retardada.
Muchas aplicaciones de mensajería y otras herramientas admiten una combinación de comunicación sincrónica y asincrónica, lo que permite a las personas elegir si responden inmediatamente o retrasan la interacción. Los mensajes de texto y las plataformas de mensajería instantánea como Slack son buenos ejemplos de herramientas que permiten ambas cosas.
Para que la comunicación sea eficaz, deberá utilizar una combinación de herramientas síncronas y asíncronas.
Las 5 principales ventajas de la comunicación asíncrona
Aunque no se obtenga una respuesta inmediata con la comunicación asíncrona, este medio se ha convertido rápidamente en una herramienta que salva vidas. La comunicación en tiempo real tiene sus ventajas, sí, pero las ventajas de la comunicación asíncrona son enormes e indispensables.
Estas son las 5 principales ventajas de la comunicación asíncrona:
1. Forma de comunicación más eficaz
La comunicación asíncrona elimina la necesidad de reuniones virtuales en tiempo real, lo que puede ahorrar mucho tiempo a los trabajadores. Los equipos remotos se benefician, ya que pueden colaborar en proyectos desde diferentes zonas horarias sin la molestia de tener que encontrar una hora conveniente para que todos se reúnan.
2. Fomenta el trabajo en profundidad
Eliminar la presión de las respuestas instantáneas elimina el mayor esfuerzo que supone cambiar de contexto entre el trabajo centrado y la respuesta a chats, la gestión de múltiples solicitudes y la participación en reuniones. Crear un entorno de trabajo libre de distracciones puede aumentar la productividad, fomentar el trabajo en profundidad y dar a los equipos el control sobre su propio tiempo.
3. Obtiene respuestas de alta calidad
Al no ser necesarias las respuestas inmediatas en la comunicación asíncrona, los miembros del equipo tienen más tiempo para pensar, por lo que es mucho más probable que aporten comentarios perspicaces y más profundos. Los miembros introvertidos del equipo también son más propensos a participar en los debates y aportar ideas. También puede reducir los conflictos y las respuestas instintivas que suelen producirse en situaciones de mucho estrés.
4. Aumenta la moral del equipo
Dado que los empleados pueden controlar cuándo responden a las solicitudes y cuándo se centran en el trabajo en profundidad, la comunicación asíncrona ayuda a mantener contentos a los equipos. En un mundo en el que se espera que todo el mundo esté disponible en todo momento, la posibilidad de definir el horario de trabajo de cada uno puede levantar la moral del equipo al permitir a las personas crear un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
5. Crea un registro
Con la comunicación asíncrona, existe un registro continuo que documenta el progreso desde el principio. Los altos cargos pueden mantenerse informados sin tener que asistir a cada reunión o sesión de intercambio de ideas. Los jefes de equipo y los gerentes también tienen fácil acceso a información histórica que pueden revisar cuando sea necesario. Al final de un proyecto, existe una base central de conocimientos a la que se puede recurrir para proyectos futuros.
5 categorías principales de herramientas de comunicación asíncrona
Veamos ahora 15 herramientas de colaboración asíncrona que puedes utilizar para trabajar a distancia. Como hay tantos tipos de herramientas de comunicación asíncrona, hemos incluido las tres herramientas principales en cinco categorías principales:
- Herramientas de comunicación asíncrona por vídeo
- Herramientas de mensajería asíncrona
- Herramientas asíncronas de gestión de proyectos
- Herramientas de colaboración asíncrona
- Herramientas asíncronas de brainstorming
3 mejores herramientas de comunicación asíncrona por vídeo
eWebinar
- Precios: Desde 99 $/mes
- Visite eWebinar
eWebinar es una plataforma de seminarios web asíncronos que combina vídeo pregrabado con interacciones en tiempo real y comunicación en directo y/o asíncrona para ofrecer una experiencia de seminario web atractiva a los asistentes.
Para una breve visión general de cómo funciona eWebinar, vea este vídeo explicativo de 2 minutos:
Para obtener una visión general detallada de eWebinar, únase a nuestra demostración a la carta de 20 minutos. Utilizamos nuestro producto para realizar demostraciones, por lo que no solo aprenderá cómo funciona eWebinar, sino que también podrá experimentar un seminario web asíncrono de primera mano.
Un seminario web pregrabado es, por naturaleza, un evento asíncrono. Al no tener que programarse para adaptarse a la disponibilidad del anfitrión, puede estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, para que los asistentes puedan asistir cuando les convenga.
Lo que diferencia a un seminario web asíncrono creado con eWebinar de, por ejemplo, ver un vídeo en YouTube, es que sigue teniendo los elementos básicos de un seminario web: chat e interactividad.
He aquí cómo funcionan estas dos cosas en eWebinar:
Sistema de chat flexible (para comunicación asíncrona y síncrona)
El sólido sistema de chat de eWebinar le da la libertad de responder a los mensajes de chat en tiempo real o de forma asíncrona, según le convenga. Esto le permite responder a las preguntas a su propio ritmo en lugar de intentar seguir el ritmo de los mensajes de chat que la mayoría de los anfitriones se encuentran cuando optan por las presentaciones en directo.
Así funciona el chat:
- Cuando un asistente envía un mensaje de chat, se le notifica por correo electrónico, notificación del navegador y/o Slack, según sus preferencias.
- Si usted o su equipo están disponibles -puede invitar a tantas personas como desee para que le ayuden a moderar el chat-, pueden intervenir y mantener una conversación en tiempo real.
- Si no estás disponible, una respuesta automática permite a los asistentes saber que te pondrás en contacto con ellos más tarde. De este modo, se gestionan sus expectativas de tiempo de respuesta y se tranquilizan al saber que han recibido su mensaje.
Cuando responda, su respuesta se enviará al participante por correo electrónico.
Lo mejor de este sistema es que usted tiene la flexibilidad de responder a los mensajes de los asistentes en directo (de forma sincrónica) o más tarde (de forma asincrónica), según sea necesario, sin verse obligado a elegir un camino u otro - o dejar a sus asistentes colgados.
Ninguna otra plataforma de webinars dispone de esta función.
El chat de eWebinar le permite crear una experiencia personalizada a escala, en la que el asistente siempre tiene una línea directa de comunicación con usted. Para los equipos de ventas y éxito de clientes, la capacidad de mantener este tipo de contacto personal a gran escala es oro puro.
Interactividad para recoger opiniones de forma asíncrona
La interactividad en un seminario web tiene dos objetivos principales. Por un lado, ayuda a mantener el interés de la audiencia para que se quede hasta el final y, por otro, le permite recabar comentarios.
En eWebinar, interacciones como encuestas, preguntas, cuestionarios, consejos, ofertas especiales, formularios de comentarios, etc., pueden preprogramarse para que aparezcan precisamente en los momentos adecuados de su presentación de vídeo. Saber que dispone de esta capacidad le permite planificar y guionizar su seminario web de forma que pueda crear una experiencia realmente atractiva de principio a fin.
En el contexto de este post, sin embargo, estas interacciones son su propia forma de comunicación asíncrona. Puedes hacer preguntas, que el asistente experimenta en tiempo real (en sincronía con el vídeo), y recopilar respuestas de forma asíncrona a medida que más y más personas asisten al webinar con el tiempo.
He aquí un ejemplo de cómo funciona esta interactividad:
- Durante el seminario web se dice algo así como: "¿Qué papel desempeña usted en su empresa? ¿Es ventas, marketing, éxito de clientes u otra cosa? Me encantaría saberlo".
- Usted programa una encuesta para que aparezca en ese momento exacto de su vídeo con esa pregunta.
Para los asistentes, la encuesta aparece "automáticamente" como si la hubieras activado manualmente en el momento. - Los resultados de las encuestas se acumulan con el tiempo, a medida que más y más personas asisten a su seminario web, lo que significa que cuanto más tiempo dure, mejor información tendrá sobre el desglose de la audiencia de su seminario web.
- Puede enviar las respuestas de los asistentes de la encuesta a su CRM para realizar un seguimiento específico tras el seminario web.
Es lo mejor de ambos mundos. Su comunicación es asíncrona -la presentación está pregrabada y las interacciones programadas de antemano-, mientras que el asistente disfruta de una experiencia de seminario web a la carta que tiene la sensación de un evento en directo, con interacciones en tiempo real y una línea de comunicación directa con el anfitrión.
Para experimentar la comunicación asíncrona de un seminario web automatizado, únase ahora a nuestra demostración de ventas a la carta.
Telar
- Precios: Gratuito - 8 $/mes para funciones avanzadas
- Visitar Telar
Loom es ideal para la comunicación asíncrona y la colaboración en equipo. Ofrece a los trabajadores remotos una forma eficaz de compartir pantallas y grabar vídeos. Puedes crear vídeos instructivos y tutoriales, grabar instrucciones o incluso enviar actualizaciones a tu equipo. Grabar vídeo es fácil e intuitivo, lo que hace de Loom una gran alternativa cuando las videollamadas con Zoom son difíciles de coordinar.
CloudApp
- Precios: Gratuito - 8 $/usuario/mes para el plan Equipo
- Visite CloudApp
CloudApp es una plataforma todo en uno para compartir vídeos e imágenes. Con CloudApp puede capturar e incrustar vídeo, webcam, GIFs, screencasts e imágenes marcadas en todos los flujos de trabajo empresariales (por ejemplo, desarrollo de software, diseño, éxito de clientes, soporte, ventas, marketing). La grabadora de pantalla de CloudApp facilita la colaboración asíncrona entre equipos multifuncionales a través de la comunicación visual. Desde el cliente empresarial más pequeño hasta la empresa más grande, CloudApp simplifica la forma en que los equipos trabajan juntos.
3 mejores herramientas de mensajería asíncrona
Slack
- Precios: Gratuito - 12,50 $/persona/mes para el plan Business+
- Visita Slack
Aunque Slack también puede utilizarse como forma de comunicación sincrónica, también es una forma eficaz de poner al día a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de los debates y proyectos en curso de forma asincrónica. Slack es una sala de chat para tu empresa, diseñada para sustituir al correo electrónico como principal método de comunicación. En lugar de cadenas de correo electrónico puntuales, toda la comunicación se organiza en canales que son fáciles de crear, unirse y buscar. Slack también viene con un montón de integraciones para que puedas gestionar tus flujos de trabajo en una única plataforma.
Yac
- Precios: Gratis - 3 $/usuario/mes para el plan Teams
- Visita Yac
Yac es una plataforma de comunicación audio-first que te ayuda a colaborar de forma asíncrona. Con Yac puedes trabajar individualmente o en grupo, compartir conocimientos y crear nuevas oportunidades de debates productivos. En lugar de celebrar reuniones de equipo cara a cara en Zoom, puedes utilizar Yac para grabar un mensaje de voz rápido y mantener a tus equipos sincronizados. Además, está muy bien integrado con Slack, lo que facilita aún más la coordinación.
Giro
- Precios: Gratuito - 6 $/usuario/mes para el plan Ilimitado
- Visita Twist
Twist es una innovadora herramienta de mensajería que pretende alterar la comunicación en equipo en tiempo real en el lugar de trabajo. Esta herramienta de comunicación asíncrona te ofrece un control total sobre las notificaciones organizando tu bandeja de entrada en conversaciones con hilos de búsqueda que te permiten ponerte al día cuando te convenga. Recibe notificaciones cuándo, cómo y dónde quieras. Incluso puedes optar por recibir notificaciones sólo de conversaciones individuales específicas. Twist también te permite crear grupos de canales y organizar las conversaciones por temas, proyectos o departamentos.
icaciones organizando tu bandeja de entrada en conversaciones hilvanadas en las que puedes buscar y que te permiten ponerte al día cuando te convenga. Recibe notificaciones cuando, como y donde quieras. Incluso puedes optar por recibir notificaciones sólo de conversaciones individuales específicas. Twist también te permite crear grupos de canales y organizar las conversaciones por temas, proyectos o departamentos.
3 mejores herramientas asíncronas de gestión de proyectos
Trello
- Precios: Gratis - 10 $/usuario/mes
- Visita Trello
Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos para empresas que quieren agilizar su trabajo. Se basa en un tablero de proyectos (también conocido como tablero Kanban) para conceptualizar un flujo de trabajo. Los equipos remotos pueden gestionar fácilmente cualquier tipo de proyecto, flujo de trabajo o seguimiento de tareas con Trello. Puedes añadir archivos, listas de comprobación o incluso automatizaciones y utilizar integraciones para personalizar la forma en la que quieres que tu equipo trabaje con Trello.
Consejo: Trello tiene integraciones de terceros con herramientas de comunicación de equipos remotos como Slack que te permiten añadir tarjetas a tu tablón enviando un mensaje a través de canales internos.
Asana
- Precios: Gratis - 24,99 $/usuario/mes
- Visita Asana
Asana es un lugar de trabajo personalizable sistema de gestión de contenidos (CMS) diseñado para ayudar a las empresas a agilizar los proyectos. Puedes analizar el progreso y abordar los problemas en una sola plataforma, eliminando la necesidad de constantes reuniones de vídeo, actualizaciones por correo electrónico y memorandos. Asana también admite el uso compartido de archivos, hitos, plazos y seguimiento del progreso para mantener a todo el equipo en la misma página.
Wrike
- Precios: Gratuito - 24,80 $/usuario/mes
- Visita Wrike
Wrike es una herramienta digital de gestión del trabajo que permite a los usuarios seguir y coordinar proyectos, combinando una experiencia de usuario y una interfaz sencillas con la suficiente profundidad para los usuarios avanzados. Wrike ofrece una serie de métodos visuales para que las empresas sigan el progreso del trabajo, incluidos tableros de estilo Kanban, una vista de lista, tablas de hojas de cálculo y diagramas de Gantt.
Las integraciones de terceros y la API de Wrike permiten a los usuarios integrar perfectamente la plataforma con los flujos de trabajo existentes.
3 mejores herramientas de colaboración asíncrona
Espacio de trabajo de Google
- Precios: Gratuito - 12 $/usuario/mes
- Visita Google Workspace
Google Workspace pone en línea todo tu entorno de trabajo con productos que todo el mundo utiliza con frecuencia en sus flujos de trabajo. Google Workspace consta de Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Meet, Google Drive, Chat, Calendar, Gmail, Google Spaces y mucho más.
Mientras que algunas herramientas de Google Workspace (como Google Meet y la función de chat) pueden utilizarse para la comunicación sincrónica, aplicaciones como Docs y Sheets permiten la comunicación asincrónica, ya que los usuarios pueden responder a comentarios, ver archivos y carpetas almacenados en Google Drive y enviar correos electrónicos a sus compañeros a través de Gmail, en su propio tiempo. Quizá la mayor ventaja de Workspace es que todas sus herramientas funcionan a la perfección.
Puede elegir entre planes a medida para nuevas empresas, negocios, empresas, particulares, organizaciones sin ánimo de lucro y educación.
Notion
- Precios: Gratuito - 8 $/usuario/mes
- Visita Notion
Notion viene con una amplia gama de herramientas y plantillas personalizadas para facilitar la organización. Permite tomar notas, añadir tareas, gestionar proyectos y mucho más. Lo mejor de Notion es su espacio de trabajo, que te permite escribir en un bonito espacio limpio, construir tu propia wiki personal (con infinitas capas de contenido), planificar utilizando una vista kanban, un calendario o una simple lista y capturar tus flujos de trabajo.
Confluencia
- Precios: Gratuito - 11 $/usuario/mes
- Visite Confluence
Confluence sirve como espacio de trabajo abierto y compartido que puede utilizarse no sólo como base de conocimientos y para compartir documentos y archivos, sino también para la colaboración y la comunicación continuas. Las páginas dinámicas ofrecen a tu equipo un lugar para crear, capturar y colaborar en cualquier proyecto o idea. Los espacios ayudan a su equipo a estructurar, organizar y compartir el trabajo, de modo que cada miembro del equipo tenga visibilidad del conocimiento institucional y acceso a la información que necesita para hacer su mejor trabajo.
3 mejores herramientas de brainstorming asíncrono
Mural
- Precios: Gratis - 9,99 $ por usuario/mes
- Visitar el mural
Mural es una pizarra digital y un espacio de trabajo que ayuda a los equipos remotos a idear y resolver problemas juntos. El uso de herramientas de colaboración visual como Mural puede ser realmente útil para la lluvia de ideas, fomentar la creatividad y garantizar que se escuche la voz de todos, especialmente con equipos en diferentes zonas horarias y ubicaciones.
Miro
- Precios: Gratis - 16 $ por usuario/mes
- Visita Miró
Miro es una plataforma de pizarra colaborativa en línea que permite a los trabajadores remotos trabajar de forma más eficaz. Desde lluvias de ideas con notas adhesivas digitales hasta la planificación y gestión de flujos de trabajo ágiles, puedes utilizar una gran cantidad de herramientas de colaboración para que el trabajo en equipo se realice sin esfuerzo. Miro también permite utilizar videochat, presentaciones, compartir pantallas y muchas otras funciones.
Stormboard
- Precios: Gratis - 10 $ por usuario/mes
- Visite Stormboard
La última herramienta asíncrona que te mostraremos es Stormboard: una herramienta de pizarra al estilo de las notas adhesivas. Los equipos pueden colocar notas o fichas con texto, imágenes e incluso vídeos en diferentes secciones de la pizarra. Cada nota adhesiva digital puede albergar su propia pizarra, lo que abre un mundo de oportunidades para la colaboración y el intercambio de ideas a gran escala. En cuanto creas una nueva Storm (pizarra de brainstorming), puedes empezar a añadir tus ideas, que pueden editarse en tiempo real.
Ahora que dispone de las herramientas necesarias para la comunicación asíncrona, es hora de empezar a aplicarlas en el trabajo.
Es muy fácil empezar.
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