"Hicimos una pequeña inversión en eWebinar y vimos un retorno de 136 veces en seis semanas".

Cómo Instrumentl convirtió una inversión de 198 dólares en un eWebinar en 27 mil dólares en sólo seis semanas

El proceso de búsqueda de subvenciones no es fácil, y por eso existe Instrumentl. Instrumentl hace que el proceso sea más eficaz y eficiente, ayudando a las organizaciones sin ánimo de lucro, a los redactores de subvenciones autónomos, a los estudiantes, a los postdoctorales y a los profesores universitarios a encontrar las subvenciones adecuadas.

El jefe de crecimiento de la empresa, Will Yang, se sentó con nosotros para explicarnos cómo una inversión de 198 dólares en eWebinar dio lugar a 27.000 dólares de ingresos en seis semanas.

¡Hola, Will! Gracias por acompañarme hoy. ¿Puedes empezar hablándome un poco de ti y de Instrumentl?

Por supuesto. Me llamo Will y soy el responsable de crecimiento de Instrumentl, una empresa que reúne la prospección, el seguimiento y la gestión de subvenciones en un solo lugar. Nuestro objetivo es ser la plataforma institucional de recaudación de fondos que ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro y a los consultores de redacción de subvenciones sin ánimo de lucro, ayudando a sus clientes a conseguir más subvenciones.

¿Con qué problemas se encontró Instrumentl antes de adoptar eWebinar?

Bueno, tenemos una situación afortunada en el sentido de que tenemos demasiados clientes potenciales para el número de ejecutivos de cuentas que tenemos. Así que, en última instancia, lo que buscábamos era una forma de ofrecer a la gente la atención personalizada que solemos dar si alguien se inscribe en una cuenta de prueba gratuita; normalmente, cada persona tiene que pasar por una llamada con nuestro representante de ventas.

"Trajimos eWebinar cuando nuestros representantes de ventas estaban demasiado ocupados para tener llamadas inmediatas uno a uno con los clientes".

Pero cuando las agendas de nuestros representantes de ventas se llenaban de forma natural, eso nos llevaba a tener que desactivar ese requisito de llamada. Eso provocaba una caída en la que la gente no obtenía el tipo de experiencia que queríamos que tuviera. Así que el caso de uso inmediato de eWebinar fue enviar a los nuevos inscritos a un seminario web de incorporación para cuando los representantes de ventas no pudieran realizar más llamadas individuales. eWebinar nos ha permitido incorporar más clientes nuevos a gran escala. 

Así que cuando la gente se inscribe en tu plataforma, ¿ahora les haces llegar a tus eWebinars?

Exactamente. Lo que diseñamos cuando empezamos a probar eWebinar fue un flujo de registro único en el que, en lugar de lo que hacíamos antes -que era simplemente enviarles a un enlace de Calendly- lo cambiamos por el registro de eWebinar. Y cuando hacen clic en él, lo que hacemos en nuestro backend es utilizar el gancho web para activar su prueba. De este modo, cuando pasan por el seminario web, se les activa la cuenta como si hubieran pasado por una llamada de Calendly.

"eWebinar nos ayuda a ofrecer a los clientes la experiencia que queremos que tengan". 

¿Puede explicar con más detalle cómo utilizan eWebinar en Instrumentl?

En Instrumentl utilizamos el eWebinar de dos maneras.

La primera es que la utilizamos para la incorporación y activación de pruebas gratuitas. Y la segunda es para las repeticiones de los talleres. 

Antes de eWebinar, si las agendas de nuestros representantes de ventas estaban demasiado ocupadas, teníamos que desactivar nuestros requisitos de llamadas y enviar correos electrónicos de seguimiento para que la gente reservara una hora cuando los representantes estuvieran disponibles.

Ahora utilizamos el eWebinar para proporcionar la información al cliente de inmediato, para que no tenga que esperar media semana o una semana para empezar. Después de que hayan visto los 30 minutos del seminario web, que incluye la información de incorporación, les hacemos programar una llamada de seguimiento.  

La segunda forma en que utilizamos el eWebinar es para hacer que nuestras series de talleres sean más perennes. Regularmente organizamos talleres para la comunidad de escritores de subvenciones, en los que enseñamos las habilidades básicas de escritura de subvenciones. Lo que hemos hecho ahora es convertirlo en un eWebinar con una buena repetición del pasado. Y luego los hacemos pasar por eso. Eso hace que sea más fácil para nosotros porque no tenemos que organizar un evento completamente dedicado que estamos haciendo una y otra vez. 

"Hemos convertido un taller en un eWebinar utilizando una buena repetición del pasado, por lo que ya no tenemos que organizar el mismo evento una y otra vez".

¿Cuántas veces ha realizado el mismo evento cada mes?

Ahora mismo tenemos una colección de talleres de seis. Intercambiamos los temas, pero más o menos los hacíamos una o dos veces por semana, a veces tres. 

"Utilizamos eWebinar para los talleres en los que dirigimos toda la conversación". 

Seguimos haciendo talleres con socios más amplios y cosas así, pero utilizamos eWebinar para los talleres en los que dirigimos toda la conversación. En esos talleres pasamos la mitad del tiempo enseñando algún tipo de problema básico y luego pasamos la otra mitad usando nuestra plataforma y mostrando cómo nuestra plataforma resuelve ese problema en particular.

¿Qué beneficios ha obtenido con el uso de eWebinar?

Estamos realmente entusiasmados con los beneficios que hemos visto de eWebinar. Lo lanzamos el 5 de marzo de este año y en un mes y medio hemos ahorrado 70 horas (los análisis de eWebinar nos han informado de ello). 

También hemos visto una tasa de inscripción del 33%, junto con una tasa de asistencia del 68%. Lo que realmente nos impresiona es que la gente se queda hasta el final. De hecho, el 86% de la gente se queda hasta el final, y el tiempo medio de visionado es del 91%. También el compromiso de activar la prueba, cuando utilizan ese gancho web, es del 75% dentro del eWebinar. 

"El 86% de nuestros clientes se quedan hasta el final de nuestros webinars".

Luego eché un segundo vistazo a los datos y ahí es donde las cosas se pusieron realmente interesantes. De las 144 personas de nuestro CRM que están marcadas como participantes en el seminario web al que han confirmado su asistencia, tenemos 20 clientes. Esto supone una conversión del 14%. Estas personas son prácticamente personas que de otra manera no habrían tenido ninguna interacción significativa con nosotros si hubieran entrado en nuestro embudo en el momento en que lo hicieron.  

De esos 20 clientes, 15 nunca hablaron con una persona de nuestro equipo. Así que son totalmente autoservicio, y siete de ellos se actualizaron con planes anuales, gastando alrededor de 3.500 dólares, mientras que el resto eran suscriptores mensuales.

Así que cuando miramos a las personas que realmente pasaron por eWebinar y nunca hablaron con un representante de ventas, lo que he calculado es que hemos pagado a eWebinar 198 dólares y hemos hecho unos 27.000 dólares en ingresos atribuibles a eWebinar en seis semanas, lo que es como un retorno de 136 veces. Y eso sin incluir el salario o el tiempo de los representantes de ventas que nos hemos ahorrado. Eso es lo que hemos visto en la sección de pruebas.  

En cuanto a la repetición de los talleres, aún no hemos terminado de optimizarla, pero obtenemos clientes potenciales de ella y también tenemos clientes a los que se les hace un seguimiento. Así que sólo estamos en el nivel superficial de lo que creemos que podemos empezar a utilizar la plataforma, ya que ni siquiera hemos empezado a utilizarla en términos de éxito del cliente y otras implementaciones como esa. 

En cuanto a los clientes que se autogestionan y nunca hablan con un representante de ventas, ¿qué hacían antes de que usted implementara el eWebinar? 

Creo que se esforzaban por navegar por nuestro sitio, que es increíblemente intuitivo, pero creo que eso ocurría. La gente no estaba recibiendo este tipo de experiencia que normalmente daríamos a cada nuevo registro, en el que podrían abandonar más tarde porque se dieron cuenta de la mayor parte de la incorporación, pero no de todo. 

Me he dado cuenta en el pasado de que la gente que nunca ha hablado con un representante de ventas no conoce toda la segunda y tercera parte de nuestro producto, por lo que sólo ven realmente el primer tercio de lo que hacemos; cuando hablamos de la prospección de subvenciones, el seguimiento y la gestión, aprenden sobre la parte de la prospección de subvenciones, pero no profundizan realmente en el seguimiento y la gestión sin la ayuda de otra persona que les guíe. Así que creo que lo que hacían antes era depender en gran medida de nuestra serie de ensayos que enviábamos a través de Intercom y demás. Pero si no se comprometían con eso, potencialmente no tenían el tipo de experiencia de prueba que querríamos estandarizar en toda la gente que llega. Creo que en esta época vemos que cada vez más gente quiere autogestionar su viaje, sin querer hablar con nadie, queriendo resolverlo por su cuenta. 

¿Cómo ha ayudado eWebinar a su equipo y a su empresa? 

Creo que el punto más fuerte es que hemos sido capaces de dar más experiencia de nuestra marca sin comprometerla debido a las limitaciones de tiempo en nuestro calendario. En el pasado, desactivábamos literalmente nuestro requisito de llamada y veíamos que la gente no obtenía la misma experiencia que los demás. Ahora tenemos una forma en la que la gente puede, al menos, obtener algo más parecido a la experiencia real de trabajar con nuestro equipo, a la vez que permite a nuestro equipo ponerse al día con el flujo de entrada.

Lo que también es genial es que hemos sido capaces de hacer seminarios web a partir de esos talleres que regularmente teníamos que organizar de forma puntual, y esencialmente sólo mejorar nuestros embudos de correo electrónico de marketing para conducir a ese seminario web, en lugar de tener que conducir continuamente hacia un evento en vivo donde estamos haciendo todo en términos de la parte de gestión de eventos, para una cosa que ya hemos hecho antes.

Creo que esas son las dos mayores victorias que nuestro equipo ha experimentado con eWebinar hasta ahora. 

Cuando hablas de tu equipo atendiendo llamadas, ¿son de uno a uno o de uno a muchos? 

Son llamadas individuales. Hemos probado los talleres en grupo, pero en nuestro espacio lo más efectivo es pasar literalmente 30 minutos con alguien para guiarle por la plataforma mientras aprende sobre su respectivo caso de uso.

"Desde el momento en que empecé mi prueba hasta el momento en que se completó mi primer seminario web, todo el proceso fue súper fácil". 

¿Diría que el eWebinar les da la sensación de ese toque personalizado?

Lo hace porque la gente también interactúa a través del chat. Y aunque decimos explícitamente que se trata de una grabación de nuestro flujo de incorporación estándar, siguen interactuando activamente con nuestros representantes de ventas a través del chat.

"eWebinar da la sensación de una experiencia personalizada porque la gente interactúa con la función de chat".

Y aunque no es exactamente lo mismo que una experiencia en vivo, cuando se establece la expectativa de cómo se va a entregar a ellos son realmente muy adaptables y pueden jugar con el formato que hemos creado para ellos en términos de su experiencia de incorporación.  

"Cuando establecemos las expectativas de cómo va a ser la experiencia de incorporación a nuestros clientes, se adaptan muy bien a ella". 

¿Qué es lo que más le gusta de eWebinar?

Lo que más me gusta es que simplemente funciona y no es un truco.

Miré otras plataformas antes de usar eWebinar y personalmente odio las experiencias en las que se finge que va a ser un taller en vivo o se comprueba el calendario y no se comprueba nada, sólo se muestra la próxima fecha disponible. Así que lo que aprecio de eWebinar y de la forma en que os posicionáis es que reconocéis por adelantado que es una grabación, pero al mismo tiempo, eso no significa que tenga que ser aburrido ni nada parecido. Puede seguir siendo una experiencia divertida.

"Me encanta eWebinar porque funciona y no es un truco". 

Lo que me gustó en general fue que, desde el momento en que creé mi cuenta de prueba hasta que importé una grabación anterior y la convertí en un seminario web, todo fue muy fácil. Cuando tuve un problema de atención al cliente, el equipo se encargó de solucionarlo. 

"Creo que eWebinar ha dado en el clavo".

Así que, en general, me gusta que funcione y que sea realmente fácil de usar. No intenta hacer lo que hacen algunas plataformas, que intentan extenderse más allá de lo que hacen, o posicionarse como una experiencia en vivo cuando no lo es. Creo que eWebinar ha dado en el clavo.

Me alegro de oírlo. Cuando diseñamos eWebinar, lo hicimos en torno a la integridad. Queremos que nuestros clientes estén orgullosos de asociarse con nosotros. 

Sí. Instrumentl, en términos de nuestro posicionamiento en nuestro espacio respectivo, realmente se alinea con esa misión también. 

"El enfoque directo y honesto de eWebinar es refrescante". 

Nuestro objetivo es multiplicar por 10 la experiencia del producto porque, en última instancia, creemos que el sector de las organizaciones sin ánimo de lucro está muy desatendido por las soluciones tecnológicas que se han creado para él. Así que cuando encontré eWebinar me pareció que realmente lo entendían. Nunca sentí que me estuvieran engañando con algo, siempre era "oye, aquí está la grabación, esto es lo que va a pasar, esto es lo que sigue". Así que tener ese enfoque directo y honesto fue definitivamente refrescante. 

"Las plantillas de eWebinar hacen que sea fácil empezar a pensar en las diferentes aplicaciones de casos de uso del producto". 

También os aprecio mucho como guías de recursos. Por ejemplo, cuando creamos la cuenta, teníais todas esas plantillas listas para usar, lo que hizo que fuera muy fácil empezar a pensar en las diferentes aplicaciones de casos de uso para el producto. 

Eso fue realmente genial en términos de facilidad de incorporación. Pudimos hacer esto muy rápido. Pudimos crear un seminario web en un día más o menos. A la semana siguiente, trabajamos con nuestro equipo de ingeniería para poner en marcha el gancho web y probarlo. Así que todo el tiempo que tardamos en ponerlo en marcha fue menos de una semana. Eso fue estupendo tanto para el equipo técnico como para el no técnico. 

¿A quién recomendaría eWebinar?

Recomendaría eWebinar a cualquier empresa dirigida por un producto que tenga un encaje realmente fuerte en el mercado y que busque formas de ampliar el ancho de banda de su respectivo equipo.

Ahora mismo somos un equipo de 15 personas y eWebinar nos da un par de manos extra. Así que es genial para ser más eficaces con nuestros clientes. 

"Recomendaría eWebinar a cualquier empresa dirigida por un producto que tenga un encaje realmente fuerte en el mercado y que busque formas de ampliar el ancho de banda de su respectivo equipo".

Creo que el eWebinar puede ser una forma de dar un toque más real a la forma en la que estás aumentando tus clientes o el marketing, o enseñando a tus clientes en general. Es algo en lo que hay tantas aplicaciones diferentes en las formas en que se puede utilizar. Así que si estás realmente orientado al producto y estás tratando de enseñar los matices de la forma en que quieres que los clientes utilicen tu producto, entonces creo que el eWebinar es una gran solución para hacerlo. 

Eso es impresionante, Will. Es estupendo conocer el éxito de Instrumentl con eWebinar. 

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