Cómo promocionar su próximo seminario web mediante el marketing por correo electrónico

Durante la pandemia, los seminarios web y los eventos virtuales han ayudado a las marcas a mantener una comunicación personal con su público. En Google Trends, por ejemplo, podemos ver que la palabra "webinar" se disparó en las búsquedas en torno a abril de 2020, justo cuando Covid alcanzó su punto álgido.

Desde entonces, los seminarios web y las demostraciones virtuales se han convertido en el método al que recurren las empresas para establecer una relación más estrecha con sus clientes, aumentar el número de seguidores, alimentar a los clientes potenciales y ampliar su negocio.

En este artículo, le proporcionaremos ejemplos concretos de correos electrónicos para seminarios web que podrá recrear para sus seminarios web, demostraciones y eventos virtuales.

¿Qué son los correos electrónicos de los seminarios web?

Es un correo electrónico que se envía a los clientes potenciales y a los clientes para invitarlos a un seminario webseminario, programado o no.

El objetivo es aumentar el índice de asistencia a su seminario web, ayudarle a estimar el número de asistentes y predecir las preguntas que puedan tener.

Los correos electrónicos de los seminarios web suelen Correos electrónicos HTML se envían a través de un ESP, o proveedor de servicios de correo electrónico, que permite el envío de correos electrónicos de forma masiva y tiene un seguimiento de la tasa de apertura y de clics. Si quiere mejorar la entregabilidad de su correo electrónico, compruebe los registros DMARC, DKIM y SPF de su dominio.

Los 3 componentes de una campaña de correo electrónico para seminarios web

• Correo electrónico de invitación
• Correo electrónico recordatorio
• Correo electrónico de seguimiento

A continuación, entraremos en más detalles sobre cada tipo de correo electrónico.

1. Correo electrónico de invitación al seminario web

Un correo electrónico de invitación a un seminario web, como su nombre indica, es un correo electrónico que se propone invitar a los suscriptores a asistir a un seminario web.

Suele contener la siguiente información:

• Título del seminario web: descripción del tema a tratar
• Fecha y hora del seminario web
• Llamada a la acción: Opciones de RSVP
• Opcional:
  • Oradores y sus biografías
  • Programa detallado del seminario web

Este es un ejemplo de un correo electrónico de invitación a un seminario web enviado por Miro:

Línea de asunto: Formación gratuita: Mañana, mejora de Miro (Fuente)

Como puede ver, el correo electrónico contiene toda la información que un suscriptor interesado podría necesitar. El correo electrónico comienza con una cabecera que resume perfectamente el mensaje del correo electrónico, seguido de la hora y la fecha del seminario web, y un CTA que permite a la gente registrarse. 

Sólo este primer bloque proporciona suficiente información que satisface la corta capacidad de atención del lector actual. 

También encontramos más detalles como una descripción concisa del evento y un desglose de la sesión con el tema de debate previsto por cada ponente. El segundo bloque va acompañado de un breve vídeo y un botón de llamada a la acción diferente.

Para una gestión eficaz del correo electrónico, vale la pena considerar el uso de las mejores herramientas de gestión del correo electrónico para agilizar sus procesos de comunicación. La implementación de estas herramientas no solo garantiza una correspondencia organizada, sino que también maximiza la productividad al centralizar las interacciones, lo que en última instancia le permite centrarse en la organización de seminarios web excepcionales.

Pero, ¿y si no quiere programar previamente sus seminarios web?

Puede seguir enviando invitaciones a seminarios web a la carta a su lista. Simplemente configúrelas como parte de sus campañas de goteo continuas: cuando un cliente potencial activa un evento (como la suscripción a su lista de correo o la descarga de un libro electrónico), el correo electrónico del seminario web a petición se activa y se envía automáticamente.

En el correo electrónico de invitación al seminario web a la carta que aparece a continuación, Enjo destaca lo fácil que es reservar una demo, y cómo todo puede hacerse según las propias reglas del suscriptor: "Tu demo, a tu manera".
Hoy en día, las marcas tienen que adaptarse a las necesidades y los horarios de cada cliente. Ofrecer la opción de un horario de demostración flexible puede marcar la diferencia entre elegir una empresa y otra.

Los seminarios web a petición han ganado en popularidad, y han sido posibles gracias a la automatización de los seminarios web. Herramientas como eWebinar combinan los seminarios web pregrabados con el chat y las interacciones en directo, lo que permite a las empresas gestionar mejor el exceso de solicitudes de demostración, sin comprometer las experiencias personalizadas de los clientes.

Línea de asunto: Conózcanos un poco más (Fuente)

2. Correo electrónico de recordatorio del seminario web

Sus clientes potenciales están ocupados. Por mucho que quieran asistir a su seminario web, pueden olvidarse de él. A menos que usted tome la iniciativa de recordárselo.

Un correo electrónico de recordatorio contiene información similar a la del correo de invitación, pero es más conciso. Ya no es necesario convencer a su cliente potencial de que asista al seminario web. Simplemente se trata de darles un empujón. En el siguiente ejemplo, UserBrain envió un correo electrónico muy corto y directo, que contenía sólo una frase: "Un rápido recordatorio de que nuestro webinar gratuito es dentro de una hora a las 10:30 am".

Línea de asunto: Webinar en directo: Únase a nosotros en una hora (Fuente)

La parte más importante de este correo electrónico es el botón de llamada a la acción que contiene el enlace del seminario web. Quiere que sus asistentes utilicen este correo electrónico recordatorio como punto de entrada para unirse al seminario web.

3. Correo electrónico de seguimiento del seminario web

Hay dos tipos de correos electrónicos de seguimiento que puede enviar:

• Un correo electrónico de seguimiento para los que se inscribieron pero no asistieron al seminario web

El objetivo de este correo electrónico es animar a los suscriptores a ver una grabación de su seminario web o a inscribirse en una próxima sesión.

Línea de asunto: Le echamos de menos en Optimizar su flujo de trabajo de correo electrónico:

5 puntos de dolor que te frenan (Fuente)

En el caso de los eventos en directo, el enlace de repetición es lo único que tiene sentido, pero en el caso de los seminarios web a la carta, pueden registrarse para otra demostración en cualquier momento.

• Un correo electrónico de seguimiento para las personas que asistieron a su seminario web

Una vez finalizado el seminario web o la demostración, se recomienda enviar un correo electrónico de seguimiento a los inscritos.

El correo electrónico de seguimiento tiene como objetivo resumir los principales puntos de debate mencionados a lo largo del evento. También pretende incentivar al suscriptor para que realice la acción prevista tras el seminario web.

Línea de asunto: Sus enlaces de repetición del seminario web y recursos exclusivos (Fuente)

En este correo electrónico posterior al seminario web enviado por Hive, podemos ver dos bloques interesantes:

• Una encuesta de satisfacción: Después de cualquier evento o campaña de marketing que organice, le conviene recoger opiniones directamente de su público objetivo. Sus opiniones le ayudarán a mejorar sus próximos eventos y a presentar mejor su oferta. Una encuesta de satisfacción también puede ayudarte a detectar cualquier problema y a hacer un seguimiento del rendimiento del equipo de marketing.
• Llamada a la acción "Reservar una consulta": Como se ha mencionado anteriormente, el consumidor actual está ocupado y tiene dificultades para gestionar su tiempo. Entre las obligaciones personales y profesionales, su seminario web pasará a un segundo plano, le guste o no admitirlo. Ofrecer una alternativa flexible de programación de demostraciones le ayudará a cerrar la brecha y a recuperar clientes potenciales cuya disponibilidad es escasa.

En conclusión

Los seminarios web han llegado para quedarse. Proporcionan el mismo valor añadido que los eventos físicos, sin la molestia de los desplazamientos. Los webinars a la carta van incluso un paso más allá, ya que se adaptan al horario y la disponibilidad de los clientes potenciales. Pero sin una campaña de correo electrónico que apoye su evento virtual, corre el riesgo de perder el impulso: nadie se enterará de su seminario web y nadie asistirá. 

Preparar una campaña de correo electrónico para un seminario web con éxito puede lograrse fácilmente siguiendo el proceso de tres pasos que hemos detallado anteriormente:

1. Comience enviando un correo electrónico de invitación al seminario web que contenga el título de su evento y una clara llamada a la acción (RSVP)
2. Estimule a sus suscriptores con un correo electrónico de recordatorio
3. Seguimiento después del seminario web con un correo electrónico de resumen que contenga los principales puntos de debate

Y al igual que los correos electrónicos son automatizados, los webinars también pueden serlo. Aprenda todo sobre la automatización de los seminarios web aquí.